Il n’y a pas que le domaine du droit qui est bouleversé par la technologie. Depuis plusieurs années, la comptabilité est elle aussi en pleine transformation digitale ! En effet, il est aujourd’hui possible d’automatiser certaines tâches, traditionnellement fastidieuses et chronophages, grâce à des outils.

Dans cet article, l’équipe de Mooncard, solution de paiement pour l’entreprise vous explique en quoi les outils indispensables à la digitalisation de votre comptabilité consistent et comment ils fonctionnent.

Les logiciels comptables

De nombreux logiciels de comptabilité apparaissent aujourd’hui, et proposent une offre complète aux entreprises. L’adoption d’un logiciel de ce type aura de nombreux bénéfices pour votre entreprise.

Avantages

Un logiciel comptable est une plateforme accessible à tout moment, généralement simple d’utilisation, automatisant certaines tâches, ce qui vous permet de gagner (beaucoup) de temps, et donc d’argent.

Ces logiciels réalisent automatiquement certains calculs, génèrent les écritures comptables, selon votre paramétrage et votre plan comptable, et vérifient les équilibres algébriques.Par exemple, si le total du crédit diffère du total des débits, l’opérateur ne pourra pas exporter le journal comptable de l’entreprise.

De ce fait, votre entreprise gagne également en fiabilité et sécurité avec ces logiciels, grâce à la diminution du risque d’erreurs liées à la saisie ou au calcul.

Fonctionnalités

Les logiciels comptables sont nombreux et proposent la plupart du temps un même tronc commun, auquel peuvent s’ajouter différentes options.
Bien qu’il soit primordial de prendre en compte les besoins de votre entreprise et votre budget pour choisir votre logiciel, certaines fonctionnalités clé sont essentielles pour qu’il soit performant et efficace :

  • Le suivi des comptes-tiers, le suivi des paiements.
  • La saisie (automatisée) des écritures comptables.
  • L’option d’exportation des écritures comptables.
  • La protection, la sécurisation et l’authenticité des données.
  • Un tableau de bord vous permettant de synthétiser l’ensemble des informations pour piloter au mieux les budgets et la trésorerie.
  • La déclaration (automatique) de la TVA.
  • La réalisation d’un prévisionnel analytique peut également être intéressant pour voir l’évolution possible de votre entreprise.

À noter : ces logiciels doivent être conformes à la loi anti-fraude à la TVA de 2018. Ils sont souvent compatibles avec des outils complémentaires intégrables au système d’information propre à l’entreprise. Cela vous permettra de centraliser l’ensemble de vos outils et de créer des synergies entre ceux-ci.

Les cartes de paiement d’entreprise

De plus en plus de solutions de paiement innovantes, à destination des entreprises, se développent aujourd’hui. C’est, par exemple, le cas de Mooncard. Cette solution se compose d’une application de gestion, d’un moteur comptable et de cartes de paiement. Elle permet d’automatiser toute la gestion des dépenses professionnelles, depuis le paiement jusqu’à l’intégration comptable.

Cette solution est complémentaire à votre logiciel comptable et aura de nombreux avantages sur la gestion de vos dépenses.

 

Les avantages des cartes entreprises

Gain de temps

Saisie, ressaisie, approbation des justificatifs… Le processus traditionnel de gestion des notes de frais comporte de nombreuses tâches chronophages. Automatiser ces tâches grâce à une solution de gestion présente donc un gain de temps considérable.

En effet, Mooncard génère automatiquement les notes de frais à partir des informations de paiement ce qui évite la saisie à vos collaborateurs. Il devra seulement prendre son justificatif de paiement en photo pour envoyer la note de frais. Celle-ci sera alors envoyée directement pour être validée.

Après approbation, les écritures comptables sont alors automatiquement générées, puis intégrées à votre logiciel comptable selon votre paramétrage et plan comptable. Cela fera également gagner du temps à vos comptables et financiers puisqu’ils n’auront pas à ressaisir les informations et éviteront le pic de soumission des notes de frais.

Sécurité

L’utilisation d’une carte corporate vous permettra de réduire le risque de fraude.

En effet, la fraude aux notes de frais peut être plus commune que ce que l’on pourrait croire : près de 15% des entreprises seraient victimes de fraude, selon une étude menée par la société KDS.

Utiliser une carte corporate vous permet de mettre en place une politique de contrôle efficace et rigoureuse.

Les cartes corporates sont souvent paramétrables en fonction de votre politique de dépense, ce qui vous permet de mettre en place certaines règles comme un plafonnement ou un calendrier d’utilisation. Un paramétrage poussé, correspondant aux besoins de votre entreprise, vous permet de vous assurer que les dépenses réalisées sont uniquement liées au bon déroulement des missions de vos collaborateurs.

Selon la solution pour laquelle vous optez, il est également possible de paramétrer un cycle d’approbation qui permettra de contrôler efficacement les dépenses de vos collaborateurs.

De plus, certaines cartes proposent des assurances afin de garantir fiabilité et sérénité à leurs utilisateurs, et une sécurité plus élevée pour les entreprises.

Fiabilité

L’automatisation de la gestion de vos dépenses professionnelles vous permettra également de réduire le risque d’erreurs.

En effet, avec la saisie et la ressaisie des données, une erreur est rapidement arrivée… Et elle peut coûter cher à votre entreprise ! Si l’Urssaf s’aperçoit que les remboursements réalisés par votre entreprise ne sont pas justifiés ou trop importants, vous risquez un redressement fiscal. C’est pourquoi il est important que votre processus soit le plus fiable possible.

De plus, certaines solutions permettent de remplir automatiquement les bons montants de TVA récupérable. Cela vous assure de récupérer tout ce que vous pouvez et donc de ne pas perdre d’argent.

Finalement, certaines solutions permettent la dématérialisation et l’archivage à valeur probante de vos justificatifs. Tous les justificatifs de paiement doivent être conservés pendant 10 ans, pour pouvoir être présentés en cas de contrôle de l’Urssaf. Leur dématérialisation permet une classification optimale, ils seront donc facilement trouvables.


Suivi & pilotage optimal des budgets

Selon les solutions, l’utilisation d’un logiciel de gestion permet de suivre vos dépenses en temps réel. Ce suivi vous permet de rester au plus proche de vos dépenses, pour piloter au mieux vos budgets.

Vous avez également souvent accès à des reportings et dashboards, qui vous permettront de mieux comprendre, et donc prévoir, vos besoins.

Choisir sa carte entreprise

Certains critères sont importants à prendre en compte pour choisir la solution qui correspondra aux besoins de votre entreprise. Nous vous donnons quelques pistes de réflexion.

  • Préférez-vous un débit immédiat ou différé ?
  • Quelle est votre politique de dépense de votre entreprise ?
  • Quelles dépenses ont besoin de réaliser vos collaborateurs ?
  • Vos collaborateurs réalisent-ils des déplacements à l’international ?
  • Quel est votre budget ?

Différentes solutions s’offrent à vous pour digitaliser votre comptabilité, et présentent divers avantages. C’est pourquoi, il est important de se renseigner pour trouver celle correspondant aux besoins de votre entreprise.