Cette fois-ci (voir notre autre interview B-Smart), Alexandre Grux, CEO d’Hyperlex, et Marc-Olivier Couderchet, CEO Europe de HelloSign sont intervenus dans l’émission Smart Transfo de B-Smart animée par Stéphane Soumier et Loïc Vuichard. Ensemble ils ont pu échanger sur : “comment accélérer les échanges dans les entreprises autour des contrats” On parle donc de contact management et signature électronique, pour vous, dans “Smart Transfo” !

Loïc Vuichard : Pour la rentrée on va donner la priorité à tout ce qui peut accélérer les échanges commerciaux, les contrats, les achats, les relations avec les freelances,etc. Nous allons ici déblayer, décortiquer et lever ensemble ces fameux leviers de transformation.

Stéphane Soumier : On va commencer par les relations commerciales et tout ce qui permet de faire sauter des verrous lors des échanges commerciaux.

LV : Pour le premier débat sur les processus achats, on va se pencher sur un des verrous, la signature des contrats. Notamment pendant la période de Covid, la période où le distanciel a pris son essor, il y a un sujet qui a explosé, c’est la signature électronique !

Hyperlex et HelloSign sont à nouveau présents dans B-SMART pour l’émission “smart transfo”

Nous allons échanger avec Marc-Olivier Couderchet, CEO de HelloSign en Europe et Alexandre Grux, CEO d’Hyperlex Software, une legaletech qui permet de gérer de bout en bout les contrats.

Alors, 2014 c’est le point de départ puisque c’est ce qui a permis d’harmoniser et de rendre légal la signature électronique. J’en rappelle le principe : pouvoir signer avec un pdf (globalement) un contrat, sans passer par un envoi physique.

Marc-Olivier Couderchet : Septembre 2014, l’histoire se normalise au niveau européen, il y a un règlement qui est voté, l’eIDAS (Electronic Identification and Trust Services), qui permet en fait de créer un cadre juridique, qui va être reconnu par les 28 membres de l’Europe sur la signature en général. Ce cadre juridique intègre la signature électronique. Rapidement, il y a trois types de signature électronique : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. 

La signature simple correspond à : “j’ai une note de frais, je vais la signer, il n’y a pas de valeur juridique au sens propre… Je ne vais pas avoir de problème éthique au tribunal”.

Pour la signature avancée et qualifiée en revanche, on va être plutôt dans un cadre où on va devoir identifier le signataire, ajouter un code sms pour pouvoir accéder aux documents, avoir un horodatage et enfin une piste d’audit. Donc un processus qui permet d’avoir tout le séquençage de la génération de cette demande-là, et ce, jusqu’à la signature pour la qualifier. C’est vraiment quelque chose qui rentre dans le grade ultime de la certification.

Dans un contexte où nous avons encore aujourd’hui des besoins de signature manuscrite en face-à-face, et bien nous, nous allons pouvoir nous substituer à cette démarche en la réalisant en distanciel.

 

Tu penses aux notaires par exemple ?

MOC : Tout à fait, c’est un processus où la différence avec l’avancée est qu’on va avoir un opérateur qui, avec un appel vidéo, va pouvoir identifier et confirmer l’identité de la personne avec sa carte d’identité, et il va ensuite pouvoir donner accès aux documents pour la signature.

S’ensuit la génération d’une clé qui va sceller les documents, ce que vous avez appelé “pdf” plus tôt, et tout ce processus est donc reconnu par toutes les instances européennes.

 

Il a un agrément particulier à aller chercher cet opérateur ?

MOC : Oui, cet opérateur de signature, c’est nous, et nous sommes un tiers de confiance. On ramène les parties sur la signature et c’est donc nous qui allons nous associer aux 3 étapes.

 

Il a fallu que vous fassiez une démarche auprès des autorités pour avoir un agrément de prestataire de signature certifiée ?

MOC : Bien sûr ! En France, nous sommes une Trusted List (son appellation en Europe). On va avoir en fait tous les différents protagonistes de ce process et notamment l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).

 

Est-ce qu’on peut considérer que les entreprises, et notamment les grandes entreprises, sont plutôt en train de déployer le niveau d’usage numéro 2 ? L’intermédiaire, c’est de ça dont on parle ?

MOC : Ce qui est certain, c’est que la signature avancée, c’est le minimum, donc oui. C’est certainement cette étape-là, et nous avons eu l’occasion de faire une étude avec IDG research en début d’année qui explique qu’il y a environ 90% des entreprises, dans différentes villes d’Europe, qui aujourd’hui ont mis en place une solution de signature électronique

Cependant, c’est encore aujourd’hui des groupes de personnes qui ont mis cela en place, ce n’est pas quelque chose qui est transverse. 

 

Dans les relations clients fournisseurs dont nous allons parler, dans quels segments tu le mets ? C’est le segment du milieu, la signature qualifiée ? Je ne sais pas, valider un bon de commande ?

MOC : C’est plutôt l’avancée dans ce cas présent qui est en fait le standard de base.

 

 

Est-ce possible pour tous les actes de relations clients fournisseurs par exemple aujourd’hui ?

MOC : Aujourd’hui, c’est l’eIDAS, cet encadrement juridique, qui va permettre de rendre acceptable toute signature électronique de documents.

 

 

Sur nos fameux délais de paiement, il y a sans doute un game changer et c’est là où intervient Alexandre puisqu’il faut digitaliser le processus de bout en bout, c’est ça le problème Alexandre ? 

Alexandre Grux : Voilà, il faut passer d’une petite équipe qui a été convertie, à un processus métier global. Parce que les logiciels achats, les logiciels RH, les logiciels commerciaux, les CRM, sont dans l’entreprise depuis bien longtemps, et les équipes concernées ont des besoins de signatures, notamment des contrats. L’objectif, c’est comment on fait parler les deux. 

C’est là que des solutions, comme celles qu’on développe chez Hyperlex, de contract management, viennent réconcilier l’ensemble des contrats de l’entreprise, l’ensemble des processus contractuels de l’entreprise. Nous allons donc ici dématérialiser, intégrer la signature électronique de nos partenaires et notamment HelloSign justement dans ce processus métier déjà présent. Le but est qu’il n’y ait plus besoin de repasser par la petite équipe, qui avec cette solution va devenir tout à coup le goulot d’étranglement des demandes de contrats à la signature.

 

 

C’est ce qu’on appelle, on en a déjà parlé ici, la transformation sans couture, l’interopérabilité.

AG : Exactement, en fait cette interopérabilité avec une solution comme HelloSign, permet de ne pas avoir besoin de passer par une seule personne détenant le compte, pour pouvoir uploader, etc. Tout est envoyé à la signature en fonction des règles métiers définies dans l’entreprise, en fonction des règles de signataires, de délégation, etc.

Et sans couture, car on ne va pas demander à l’opérationnel de quitter son outil de travail, son CRM, son ERP, pour basculer dans une solution tierce.

Tout ça se fait depuis le CRM : on va pouvoir déclencher une demande de contrat, une validation, une signature, voire être informé que les contrats sont signés, plutôt que de relancer par téléphone.

 

 

Oui mais encore faut-il que l’ensemble des partenaires soient digitalisés. Dans un cas de petits fournisseurs qui font tous les contrats en physique sur papier, comment fait-on ?

AG : A ce moment-là, nous avons mis en place une solution que l’on appelle la “reprise de l’existant”.

Derrière ce terme un peu complexe, se cache en fait une intelligence artificielle que nous avons développée, qui va être capable de prendre le document scanné et de le mettre dans l’outil. Il est possible pour nous de réaliser cette action sur un grand volume de contrats, que ce soit la reprise de documents en cours ou tout l’historique, on peut traiter aujourd’hui 30 000 documents en un mois.

Une fois traités, ils sont intégrés dans notre solution et prêts pour que l’utilisateur puisse commencer son aventure de transformation digitale. Une fois fait, l’IA va détecter et automatiser ce qui nous intéresse pour pouvoir router les contrats, par exemple vers le manager du marketing pour valider une demande d’engagement, vers le juridique s’il y a des modifications à faire, etc.

 

 

Concernant le problème de réticence d’adoption de la solution, il faut rappeler que dans un contexte de Covid, il a fallu trouver des solutions, s’adapter et je crois avoir vu que la signature électronique a explosé, non ?

MOC : Alors très clairement, du jour au lendemain – vous vous en rappelez en mars 2020 – on devait tous rentrer chez nous et c’est clair qu’il fallait trouver une solution, donc nous, on l’a constaté chez HelloSign. A ce moment-là, nous sommes passés à plus de 300 % de taux d’usage de la solution. On a même en exemple, une DAF qui est rentrée chez elle et qui n’avait pas d’imprimante et a donc bloqué tout son service au début du confinement avant de partir avec notre solution.

Aujourd’hui, la digitalisation on en parle avec le monde hybride, mais nous n’allons pas revenir dans le monde d’avant, avec tout le monde au bureau. Nous serons présents un, deux ou trois jours, donc il faut que le service puisse tourner et c’est pour ça que la digitalisation prend tout son sens. Donc oui, on a eu un gros développement et ça continue !

AG : Pour rebondir là-dessus, on a eu les personnes qui devaient courir après les validations, les parapheurs papier, et ce n’était plus possible, on ne se croisait plus dans les bureaux : donc plus de possibilité de faire valider, faire signer son contrat. 

Une fois que le contrat est signé électroniquement, une fois qu’il est numérisé, on n’a plus d’armoires à contrats dans laquelle le stocker avec les autres papiers, etc. Il faut donc trouver un endroit pour le ranger, un endroit qui a son importance particulière. On ne va pas le classer avec ses prestations commerciales – et c’est là aussi où les besoins de solutions de contract management ont explosé puisqu’on a la même croissance et nous avons multiplié par trois nos revenus en un an, suite à cet événement, à la fois dramatique mais qui a beaucoup poussé la transformation digitale et l’adoption.

 

 

Autre question, beaucoup de solutions ont émergé avec le Covid et vous êtes sur une solution avec des taux de croissance de 300%. Comment fait-on la différence, quels sont les petits tips si on veut adopter une solution ?  A quoi faut-il faire attention ?

MOC : Une des choses qui est importante dans tous les choix que l’on fait, c’est l’adoption. Aujourd’hui, c’est la simplicité d’utilisation, entre autres, qui va faire que l’utilisateur va bien accepter la solution.

Également, un autre élément dont a parlé Alexandre dans le monde professionnel, c’est l’interopérabilité. C’est la capacité de pouvoir se connecter. Je reviens sur l’étude faite en début d’année, on se rend compte qu’en fait même si 90% des entreprises utilisent les solutions, 87 % disent aujourd’hui ne pas aimer le processus et 57% que ce n’était pas interopérable. Donc c’est vrai, il y a eu cette notion d’urgence à l’époque, mais maintenant il faut réfléchir à d’autres solutions et typiquement une solution combinée avec Hyperlex. 

AG : On le voit aussi parmi nos clients, on a eu des directions achats ou des directions juridiques, mais maintenant, dans l’entreprise, nos solutions sont utilisées par la RH, par les achats et par les commerciaux, donc on voit bien que tout ce monde se grappe autour de l’outil, quelle que soit la direction.

 

 

Effectivement, avec B-Smart on est parti d’une feuille blanche, sauf que dans les grands groupes il y a un outil achat, un outil CRM et donc si vous devez sortir de l’outil simplement pour générer un pdf, pour ensuite le réintégrer dans un nouvel outil, c’est là où on perd tout le monde…

MOC : C’est déjà bien parce qu’il n’y a plus de papier, mais si on veut aller un degré plus loin, à ce moment-là, c’est ce type d’ajout de solutions qui va faire la différence car il y a un réel enjeu de compétitivité là-dessus.

 

 

Et tu penses que ça va être discriminant pour les relations clients fournisseurs par exemple, cette possibilité de pouvoir digitaliser tout le process ?

MOC :  Je ne sais pas, mais je peux donner un exemple : j’ai eu un partenaire qui envoyait tous ses commerciaux signer les bons de commande, les devis client, parce qu’ils avaient eu pas mal de problématiques auparavant. Maintenant il fait tout à distance, mais la différence, c’est que dorénavant, au lieu que le commercial passe du temps à aller chez le client, et bien il va faire de la relation commerciale avec lui et va pouvoir développer l’activité.

AG : Et ce processus, c’est également ce qu’on renvoie à ses partenaires. Quand on divise par 5 le temps moyen de mise en place d’un contrat, et bien notre partenaire le ressent et il se dit : “je travaille avec une société efficace et qui va vite”, et ça, et bien ça lui plaît !

 

Retrouvez également :