Swile, Alan, Lydia, Ledger… Savez-vous ce que ces noms ont en commun ? Ce sont toutes des Fintechs qui sont devenues des licornes ! DĂ©finitivement, ce secteur a le vent en poupe en France. 

La gestion contractuelle ou contract management a constituĂ© pendant longtemps une activitĂ© dĂ©laissĂ©e par de nombreuses entreprises. Toutefois, ses nombreux bĂ©nĂ©fices font d’elle une alliĂ©e stratĂ©gique. Les startups et notamment les Fintechs l’ont bien compris.

Alors, quels sont les enjeux du contract management dans les Fintechs ? RĂ©ponses dans cet article.

Contract management : de quoi s’agit-il ?

Le saviez-vous ? Une mauvaise gestion des contrats dans une entreprise peut lui faire perdre jusqu’Ă  10% de son chiffre d’affaires* (selon l’IACCM), notamment Ă  cause de processus manuels trop longs.

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions digitales de contract management qui permettent de gĂ©rer le cycle de vie des contrats des sociĂ©tĂ©s, de leur crĂ©ation, Ă  la nĂ©gociation, en passant par leur signature. Pour les grandes entreprises et les startups, notamment les Fintechs, utiliser l’un de ces logiciels est un levier de performance utile car il permet, entre autres, de gagner en temps et en productivitĂ© tout en diminuant les risques juridiques et financiers.

Quels sont les enjeux du contract management ?

L’un des principaux enjeux du contract management rĂ©side dans l’accĂšs Ă  l’information. On estime que les salariĂ©s français passeraient en moyenne 7h30 Ă  rechercher des donnĂ©es dans des contrats sans les trouver. Une solution de contrat management permet de rĂ©soudre ce problĂšme et d’aider les collaborateurs Ă  se recentrer sur leurs tĂąches Ă  forte valeur ajoutĂ©e. Les clauses, chiffres, donnĂ©es, noms, dates d’échĂ©ance sont accessibles en un clic.

Il est Ă©galement important de noter que lorsqu’elle n’est pas traitĂ©e comme il se doit, la gestion des contrats peut coĂ»ter trĂšs cher aux Fintechs et aux entreprises. En effet, les dĂ©penses des entreprises pour le cycle de vie des contrats ont augmentĂ© durant les derniĂšres annĂ©es. On peut ajouter Ă  cela les pertes financiĂšres qui sont causĂ©es par un suivi absent ou partiel de l’application du contrat.

Le recours Ă  une stratĂ©gie de contract management efficace est indispensable pour les Fintechs, car cela peut assurer la bonne santĂ© Ă©conomique de l’entreprise tout en Ă©vitant au passage les retards, les pĂ©nalitĂ©s ou les sanctions financiĂšres.

Quelles fonctionnalitĂ©s d’un logiciel de contract management peuvent ĂȘtre utiles Ă  une Fintech ?

Une entreprise doit gĂ©rer plusieurs dizaines de milliers de contrats au cours de son existence. Avec un volume de contrats aussi important, les opĂ©rations de gestion Ă  opĂ©rer sont nombreuses. GrĂące Ă  une solution de contract management, il est possible de gĂ©rer l’ensemble du cycle de vie du contrat. Parmi les fonctionnalitĂ©s disponibles, on a notamment :

Le clausier juridique đŸ—‚ïž

DĂšs le dĂ©but d’une collaboration, on maĂźtrise les risques mais on assure aussi la conformitĂ© des clauses en se servant d’outils issus de logiciels de contract management, comme le clausier juridique. Ce sont les directions juridiques qui ont la main dessus et il fonctionne comme une trĂšs grande bibliothĂšque oĂč sont rĂ©unies toutes les clauses inhĂ©rentes Ă  une entreprise et dont on peut se servir pour crĂ©er un contrat conforme.

Les workflows de validation 🔄

Les termes indiquĂ©s dans le contrat doivent ensuite faire l’objet d’une nĂ©gociation, puis d’une validation par les parties. Cette approbation dĂ©termine le lancement du projet selon les termes qui ont Ă©tĂ© approuvĂ©s par l’entreprise et le client. Pour faciliter les Ă©changes entre les parties, un CLM propose des workflows de validation. Cette fonctionnalitĂ© permet notamment d’avoir une vision nette des Ă©tapes parcourues par le contrat. Un autre outil, le versioning, permet Ă  chaque partie d’ĂȘtre notifiĂ©e des refus, des modifications mais aussi des approbations associĂ©es au contrat.

La signature Ă©lectronique ✒

Un CLM est généralement couplé à un logiciel de signature électronique. Cela permet de signer et faire signer un contrat, à distance, en toute légalité et conformité. Cet outil permet de gagner en temps et en efficacité !

Les outils d’audit et d’analyse 🔱

Un CLM est aussi un outil qui facilite les audits des Fintechs, notamment les audits de due diligence, puisqu’il est possible de rechercher et d’isoler des chiffres, puis de les exporter sous Excel pour en tirer des conclusions. Tous les chiffres de vos contrats sont Ă  portĂ©e de main et interprĂ©tables en deux temps trois mouvements, grĂące Ă  des tableaux de bords personnalisables qui donnent une vue d’ensemble de l’activitĂ© contractuelle.

💡 Le saviez-vous ? 55% des entreprises sont dĂ©jĂ  parvenues Ă  stocker l’ensemble de leurs contrats dans un mĂȘme outil. Le stockage des contrats est une tĂąche simple en apparence (consigner des fichiers .pdf) qui s’avĂšre plus complexe si l’on mesure l’importance de son contenu : le cƓur de l’activitĂ© de l’entreprise. Les outils disposant d’une couche d’intelligence artificielle ont sur ce terrain une longueur d’avance car il leur est possible de dĂ©tecter des informations utiles qui n’avaient pas Ă©tĂ© prĂ©vues lors du paramĂ©trage de l’outil.

Source : Étude Hyperlex x Day One | La gestion des contrats dans l’entreprise : comment s’organise la collaboration autour du contrat en 2021 ?

Les alarmes automatiques ⏰

Par ailleurs, et pour Ă©viter les mauvaises surprises comme une reconduction tacite qui ferait perdre des milliers d’euros, il est possible de mettre en place un jeu de notifications dans le logiciel afin d’ĂȘtre informĂ© de toutes les Ă©chĂ©ances importantes de contrats.

Pourquoi optimiser le contract management dans une Fintech ?

Pour de nombreuses Fintechs, l’un des meilleurs moyens d’amĂ©liorer la stratĂ©gie de contract management est d’avoir recours Ă  une solution de gestion de contrats en mode Saas, comme Hyperlex. 

Ces solutions sont particuliĂšrement apprĂ©ciĂ©es dans l’univers de la Fintech notamment en raison de leurs avantages, parmi lesquels on note :

  • L’absence d’installation et de mise Ă  jour puisque tout est rĂ©alisĂ© par le fournisseur en amont. Cela reprĂ©sente un gain de temps phĂ©nomĂ©nal.
  • La possibilitĂ© pour les collaborateurs de l’entreprise de gĂ©rer des contrats depuis n’importe quel appareil, Ă  n’importe quel moment, Ă  n’importe quel endroit.
  • L’automatisation des process qui permet, elle aussi, de se concentrer sur les tĂąches Ă  forte valeur ajoutĂ©e et de ne pas perdre une minute.
  • La numĂ©risation et la centralisation de tous les documents de l’entreprise, qui s’ancrent dans un besoin de modernisation du poste de travail inhĂ©rent aux nouveaux modĂšles d’entreprises comme les Fintechs.

 

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