Automatisation, IA, cloud… quand la technologie peut (vraiment) rendre service

Automatisation, IA, cloud… quand la technologie peut (vraiment) rendre service

08 AVRIL 2020

Plus que jamais la technologie vient aider les entreprises à augmenter leur productivité en leur permettant de se concentrer sur leurs tâches à forte valeur ajoutée. Déjà intégrée dans de nombreuses entreprises, ses avantages ne sont plus à prouver.

Dans ce contexte actuel où “le juriste d’entreprise se transforme en urgentiste” comme l’explique dans un article(1) Laure Lavorel, présidente du Cercle Montesquieu, la technologie vient se positionner en soutien et renfort aux entreprises.

Preuve en est, Syntec numérique (l’un des syndicats professionnels français de l'industrie du numérique) met en place Covid syntec numérique(2), un site regroupant les acteurs du numérique apportant des solutions concrètes et opérationnelles pour gérer la crise entraînée par le Covid-19. Quel que soit le secteur d’industrie, la technologie permet d’assurer la continuité de l’activité économique.

Hyperlex vous propose un focus sur les différentes technologiques apportant des réponses aux entreprises.


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L’intelligence artificielle

Selon une étude du cabinet Taj, entité du réseau Deloitte, 8 % des directions juridiques recourent à l'intelligence artificielle. Un chiffre qui tend à augmenter dans les années à venir.

L’intelligence artificielle, dont on entend de plus en plus parler, permet de reproduire la pensée humaine pour accomplir des tâches, notamment celles dites “fastidieuses”, que l’IA devra reproduire aussi bien que l’homme. L’IA est aujourd’hui intégrée aux logiciels de notre quotidien et permet d’assister le professionnel.

L’intelligence artificielle peut avoir différentes applications en entreprise :

  • L’IA est capable d’identifier et d’extraire des éléments (durées contractuelles, montants, dates…) dans un volume conséquent de document.
  • En dehors de l’extraction des données, elle peut aussi avoir une fonction de classification automatique des documents par rapport à des critères pré-définis.
  • L’IA est également capable de repérer les anomalies présentes dans votre base de données vous permettant ainsi de détecter les risques pour votre entreprise.

En savoir plus : Comment fonctionne l’intelligence artificielle dans la gestion de contrat ?

Les applications de l’IA sont nombreuses et dépendent de son cas d’usage. Pour résumer, elle permet de libérer le professionnel de ses tâches fastidieuses comme la saisie la recherche ou le classement d’information en lui apportant plus de visibilité sur ses données.

Le cloud

Le cloud est une technologie permettant de mettre à disposition des ressources informatiques, de stockage et de réseau sur des serveurs distants. Cette virtualisation des données est très répandue dans les entreprises pour les CRM ou ERP.

Si le cloud séduit autant, c’est avant tout pour sa facilité d’utilisation. Aucune installation n’est nécessaire pour le mettre en place, ce qui permet d’en bénéficier facilement. En plus de cette simplicité, il permet d’accéder à toutes ses données où que l'on soit. En cette période de confinement où le travail et les interactions sont dématérialisés, les professionnels accèdent à l’ensemble de leurs documents en un clic, sur mobile ou ordinateur.

Les plus réticents face à cette technologie s’inquiètent quant à la sécurité de leurs données. En réalité, cette sécurité dépend beaucoup de l’utilisateur. Le cloud fonctionne en ligne, à partir de votre ordinateur, ce qui suppose une vigilance quant à votre comportement sur Internet. Assurez-vous d'effectuer des mises à jour régulières et de disposer d’anti-virus adaptés. Au moment du choix de votre prestataire, interrogez-le sur ses pratiques de sécurité et de protection de vos données.

La signature électronique

La dématérialisation du processus de signature va permettre aux professionnels de conclure de nouveaux contrats ou de renouveler ceux existants, à distance. Ayant la même valeur légale que la signature manuscrite, la e-signature est entrée dans les usages de nombreuses entreprises. En effet, les signataires ne sont pas toujours dans un même environnement géographique et le temps des affaires nécessite d’aller vite, notamment au moment de la signature des contrats. La signature électronique permet d’accélérer les procédures de contractualisation, ce qui augmente la productivité des équipes.

En mettant fin aux allers-retours de courriers, les entreprises bénéficient également d’une meilleure collaboration.

🖋 Connaître tous les bénéfices de la signature électronique ? Lire l’article.

L’automatisation

L’automatisation va vous permettre l’exécution d’un certain nombre de tâches sans intervention humaine. Présenté de cette manière, cela peut faire peur mais en réalité les tâches que vous allez confier à la machine sont celles qui ne nécessitent pas votre expertise : recherche d’information, saisie manuelle, création de rappels sur vos échéances, demande de validation, suivi des demandes, etc. La machine se concentre sur les tâches chronophages et répétitives. L’automatisation va alors permettre aux équipes de gagner en efficacité.

Concernant la gestion contractuelle, l’automatisation va permettre de gagner du temps sur la revue et l’analyse de contrats. La mise en place de circuits de validation automatisés limite les échanges d’emails et les requêtes de vos collaborateurs, simplifiant ainsi vos demandes d’approbation et la contractualisation. Vos engagements sont maîtrisés à l’aide de rappels automatisés et vos données traduites en tableau de bord utiles à la prise de décision. D’ailleurs, selon une enquête menée par Jarvis Legal, la priorité en matière d’automatisation pour les juristes est de disposer d’indicateurs de pilotage pour une meilleure maîtrise de leurs activités.

📊 Lire aussi : Les KPI : nouvel atout des directions juridiques

Les outils numériques : une opportunité pour l’entreprise dès à présent

La digitalisation en entreprise est plus que jamais un enjeux. Aider ses équipes à passer le cap, c’est les préparer à l’avenir. Le contexte de pandémie actuel pousse de nombreuses entreprises à un passage au numérique contraint, mais cela peut aussi représenter une opportunité en particulier pour anticiper la reprise à venir.

Selon une enquête récente de l’IACCM, 4 professionnels sur 5 jugent difficiles de retrouver ses contrats et d’en analyser le contenu en cette période. En revanche, pour les entreprises qui utilisent une technologie de gestion de contrat "cela permet non seulement une identification et une analyse beaucoup plus rapides, mais réduit également le temps consacré à la recherche, le libérant pour une interaction plus rapide et approfondie avec la contrepartie."

Saisissez l’opportunité du contexte en mettant en avant les avantages des outils numériques auprès des décideurs de votre entreprise. Vous souhaitez voir un exemple d’IA à l’oeuvre dans vos contrats en cette période de covid-19 ? Hyperlex vous propose de réaliser un audit rapide et sans engagement vous permettant d'identifier les mécanismes juridiques pour renégocier, suspendre ou rompre vos contrats.

(1) Les Echos Executive : Covid-19 : les juristes, ces autres urgentistes de la crise
(2) Covid Syntec Numerique

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