Comment gérer ses contrats à distance ? Les juristes en télétravail

18 MARS 2020

En raison de la pandémie actuelle et du “confinement” annoncé par le Président de la République, le 17 mars dernier, le télétravail se met en place dans les entreprises. La consigne est stricte : « Seuls doivent demeurer les trajets nécessaires [...] pour aller travailler quand le travail à distance n’est pas possible » annonce Emmanuel Macron.

Comment faire face à cette réorganisation du travail pour les professions juridiques ? Le télétravail, qui consiste à exécuter son activité professionnelle à distance, implique une certaine organisation pour qu’il soit efficace. Quelles sont les bonnes pratiques pour optimiser cet aménagement ? Hyperlex vous livre ses conseils et continue de vous accompagner dans la gestion contractuelle à distance !



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Télétravail : définition et application légale

Le télétravail, par opposition au travail sur site, consiste à travailler pour son employeur en dehors des locaux professionnels. Ce terme est apparu, en France, dans les années 1990 lors du développement technologique. En effet, il suffit désormais d’une connexion internet et d’un ordinateur pour pouvoir travailler.

Rapidement, la législation a encadré cette organisation “nomade” du travail. Tout d’abord en 2002 avec un accord européen, puis en 2005 avec la signature de l’Accord National Interprofessionnel signé par le législateur français. L’objectif était de renforcer les droits et la sécurité des télétravailleurs. C’est en 2017, avec des ordonnances, que la France intègre définitivement le télétravail comme un mode de travail.

L’article L1222-11 du code du travail dispose que : “En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.”

En 2019, une étude publiée par Malakoff Médéric-Humanis, indiquait que 29% des salariés avaient recours au télétravail. Ce chiffre pourrait être amené à augmenter en raison de la situation sanitaire actuelle et si cette méthode fait ses preuves pour les entreprises contraintes à mettre en place le télétravail.

Les bonnes pratiques pour un télétravail réussi

C’est prouvé, l’adoption du télétravail générerait une augmentation de la productivité de 22 %, selon France Stratégie. Mais pour qu’il soit efficace, le télétravail doit être organisé, encore plus lorsque c’est la première fois que les entreprises le mettent en place.

Prévoir un espace de travail dédié

Dans la mesure du possible, l’idéal est d’avoir une pièce (isolée) prévue pour être votre environnement de travail. A défaut d’une pièce, prévoyez un bureau avec tous les outils dont vous avez besoin dans la journée : ordinateur, clavier, souris, carnets, agenda… Cela vous permet de délimiter votre espace professionnel dans un cadre adapté à vos activités : visioconférences, appels téléphoniques, etc.

S’imposer des routines de travail

Travailler de chez soi ne veut pas dire rester en pyjama ou sur son canapé… Tout comme le fait d’avoir un espace de travail approprié, s'imposer des horaires fixes ainsi qu’une tenue vestimentaire adaptée permet de se conditionner à son activité professionnelle. Cela vous permettra de bien séparer les moments dédiés à votre activité professionnelle de ceux liés à votre vie personnelle.

Pensez à faire des pauses ! Nous ne vous invitons pas à sortir de chez vous en cette période de “confinement”, mais il est important de vous déplacer, de vous aérer l’esprit le temps de vous faire un café ou de répondre à vos sms.

Échanger, plus que jamais, efficacement avec vos collaborateurs

En temps normal la communication avec ses collègues et managers est essentielle, et elle l’est d’autant plus lorsqu'on travaille à distance. Pour que vos équipes continuent d’échanger facilement et efficacement, dotez vous de tous les outils digitaux nécessaires en les utilisant à bon escient. De nombreux outils permettent aujourd’hui de communiquer instantanément comme Slack, Microsoft Teams ou encore Hangout (Google) pour la visioconférence.

Veillez à les utiliser raisonnablement, sans spammer vos collègues et en étant joignable pendant vos horaires de travail. Vous pouvez également vous organiser à l’aide d’outils comme Trello, Asana ou Monday afin que chacun connaisse les tâches et priorités des autres. Plus que jamais, vous devez penser collectivement pour que vos missions aboutissent dans les temps.

Prévoyez également des points réguliers avec votre équipe pour assurer le suivi des missions de chacun et surtout garder le contact ! Pensez aussi à aménager des plages de travail individuel durant lesquelles vous pourrez vous concentrer sur des tâches nécessitant de ne pas être interrompu. Mettez à jour le statut de vos outils de communication par conséquent, en indiquant être "indisponibles" dans ces moments-là.

Veillez à la sécurité de vos données

Dans la mesure du possible, travaillez de chez vous avec votre ordinateur professionnel. En effet, il se peut que vous soyez en contact avec des données confidentielles dans le cadre de votre activité, et il est important que celles-ci le restent ! Les ordinateurs personnels sont moins protégés et peuvent ainsi représenter des cibles pour les cybercriminels qui souhaiteraient récupérer vos informations ou celles de vos clients.
N’hésitez pas à contacter la DSI de votre entreprise, pour vérifier que vous êtes bien conformes à vos politiques de sécurité, même à distance.

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Hyperlex vous assiste dans votre gestion contractuelle à distance

Hyperlex est l’outil collaboratif par excellence pour continuer la gestion et l'analyse de vos contrats. Notre logiciel en ligne fonctionne où que vous soyez, vous permettant d’accéder à l’ensemble de vos documents en un seul clic.

Vos contrats stockés dans un espace collaboratif et sécurisé

Avec Hyperlex vous retrouvez l’ensemble de vos contrats dans une seule et même plateforme. Que vous soyez physiquement ou non dans vos bureaux, tout ce qu’il vous faut pour accéder à vos documents contractuels, c’est une connexion internet et un ordinateur. Grâce à la gestion des droits d’accès, vous pourrez ainsi partager vos dossiers et/ou documents en quelques clics à vos équipes. Où que vous soyez dans le monde, vous accédez facilement à l'ensemble de votre base contractuelle.

Un moteur de recherche pour retrouver vos clauses et documents contractuels

Vos contrats étant tous regroupés dans la plateforme, vous pouvez ainsi utiliser le moteur de recherche pour retrouver pour retrouver vos documents et vos éléments contractuels (comme une clause, une durée ou un montant ou tout autre donnée clé). Etant actuellement dans un cas de force majeure, la barre de recherche vous permettra de retrouver l’ensemble de vos clauses de force majeure lors d'un audit par exemple.

👉 Comment l'IA vous permet d'auditer rapidement vos contrats ? L'exemple des clauses de force majeure

Vos process de signature et de validation dématérialisés

Digitalisez vos circuits de validation et de signature grâce à Hyperlex. Notre solution vous permet de définir vos étapes de validation en notifiant vos collaborateurs par e-mail. Ces derniers pourront ainsi accéder au contrat et décider s’ils acceptent ou non de valider le document, en justifiant leur choix.

En collaboration avec Docusign, Hyperlex vous propose également de signer électroniquement vos contrats dans la plateforme. Comme pour la validation, vous pouvez demander à vos équipes et/ou collaborateurs de signer vos documents contractuels.

Un clausier partagé pour accéder à votre patrimoine contractuel

De chez vous, vous accédez à l’ensemble du savoir-faire juridique de votre entreprise. L’onglet “clausier” regroupe l’ensemble des clauses contractuelles présentes dans votre base de données. Lorsque ces dernières sont définies par votre équipe juridique, cela vous assure leur conformité avec la politique réglementaire et interne de votre entreprise.


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Des opérationnels autonomes grâce à la génération de contrats

Hyperlex met à disposition des professionnels son outil de génération de contrats, permettant aux opérationnels de retrouver les modèles de contrats mis en place par l’équipe juridique. L’information autour du contrat est ainsi centralisée et contrôlée par l'équipe juridique, ce qui permet de déléguer sans risque, une partie de l’activité. L’opérationnel n’a pas à attendre le retour du juriste pour générer son contrat, il a juste a choisir le modèle défini par ce dernier et à compléter certaines informations en cas de besoin, si le modèle le permet.

Des commentaires notifiant vos collègues pour une collaboration efficace

Plutôt que de passer des heures au téléphone ou par échange de messages instantanés au sujet d’un contrat ou d’une clause spécifique, Hyperlex permet à ses utilisateurs de les notifier en commentaire. Par un simple clic, vous pouvez mentionner vos collaborateurs là où vous le souhaitez dans le contrat, leur permettant d’accéder immédiatement à votre commentaire en vous répondant dans les plus brefs délais.

Gérer ses contrats à distance n’a jamais été si simple avec Hyperlex…

Grâce à sa plateforme collaborative, Hyperlex vous permet de gagner du temps tout en renforçant votre collaboration. La sécurité de vos données est assurée ainsi que la continuité de votre activité contractuelle.

Et pour mieux vous accompagner dans la crise actuelle, Hyperlex adapte son offre : nous vous proposons de réaliser un audit flash de vos contrats en cours pour vous aider à mieux évaluer les impacts du Covid sur vos engagements et sécuriser ainsi vos relations contractuelles.

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