Construire une base de données contractuelle clé en main grâce à la reprise d'existant

Construire une base de données contractuelle clé en main grâce à la reprise d'existant

13 MAI 2020

La mise en place d’une legaltech au sein de sa direction juridique n’est pas toujours chose aisée et c’est pour cette raison qu’Hyperlex accompagne ses clients dans cette transition numérique. Notre objectif ? Vous apporter une solution facile à prendre en main et rapidement opérationnelle sur vos contrats. Pour cette raison, nous avons choisi de mettre en place la reprise d’existant ! Il s’agit de la phase au cours de laquelle notre technologie retranscrit les éléments juridiques et financiers de vos documents au sein d’Hyperlex pour vous restituer une base de données contractuelle clé en main.


Découvrez dans le détail en quoi cela consiste et quels en sont les avantages.


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La reprise d’existant pour un outil clé en main et pré-entraîné sur vos contrats

Tout nouveau client débute son adoption d’Hyperlex par une phase d’onboarding au cours de laquelle il va définir ses besoins afin que nos équipes paramètrent Hyperlex à l’image de son entreprise. L’une des étapes pouvant constituer un point de douleur pour le client est la reprise de ses contrats. Hyperlex a pour ambition de simplifier le quotidien de tous ceux qui manient des contrats et a choisi d’utiliser l’intelligence artificielle lors de cette phase de reprise afin de fournir aux clients une base contractuelle pré-entraînée et efficace immédiatement sur leur base de contrats.

Au moment de votre adhésion à Hyperlex, vos contrats vont être intégrés dans la plateforme. A cette étape, le client devra consacrer un peu de temps au recensement des contrats et dossiers qu’il souhaite importer et stocker dans l’outil.

Une fois les contrats déposés dans Hyperlex, notre équipe Customer Success, grâce à la phase de reprise, permet d’éviter au client d’avoir à saisir manuellement les informations clés contenues dans ses contrats.

Hyperlex est capable de s’adapter à tous les types de contrats grâce à son outil en constant apprentissage. Plus notre solution rencontre de contrats ou de clauses du même type, plus elle est en mesure d’en retenir les spécificités et de les reconnaître dans de futurs documents.

Grâce à notre équipe de prestataires, juristes de formation, appelés les “legal experts”, nous constituons la base de données client complétée et entraînée sur l’ensemble de ses informations.

Cela permet au client :

  • d’accéder à un outil déjà chargé de ses données et dans lequel il pourra immédiatement profiter de l’ensemble des fonctionnalités,
  • de bénéficier d'une intelligence artificielle adaptée aux spécificités de ses contrats dès l'adoption de la solution. Il ne lui restera alors qu’à valider les suggestions de notre IA au lieu de saisir les informations manuellement. Un gain de temps et de fiabilité considérable.

En pratique, comment cela fonctionne ?

Pour construire cette base de données contractuelle efficiente et exploitable rapidement, Hyperlex consacre une équipe dédiée à la reprise des contrats :


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La phase de reprise s’organise en un ensemble de tâches distinctes ce qui permet d’entamer un parcours d’identification et d’annotation des informations semi-automatisé et assisté par des juristes. Pour accomplir cette mission dans des délais imbattables, les legal experts s'appuient sur notre technologie.

Le contrat est scindé, ce qui permet de découper la reprise en différentes tâches d’identification de clauses ou d’entités comme les modalités de résiliation, les durées de renouvellement du contrat ou encore les clauses de révision du prix, par exemple.

La reprise se termine par une phase de consolidation et de contrôles de cohérence effectuée par l'équipe Customer Success.

“Chez Hyperlex, les legal experts de l’équipe Customer Success transmettent leur expertise métier à l’IA pour en faire la spécialiste des contrats de nos clients.“

Justine Guine, Lead Customer Success chez Hyperlex

🔐 Et la confidentialité ?
Les tâches d'identification sont découpées à un niveau très fin : un legal expert ne travaillera que sur un type d'élément comme les clauses d’indexation du loyer ou encore les dates, ce qui permet à nos prestataires de ne jamais avoir accès au document dans son ensemble. La confidentialité de nos clients est ainsi garantie.

Lire aussi : Comment protéger ses données contractuelles à l'ère du cloud ? Décryptage.

Et pour le client, qu’est-ce que cela implique ?

Ce travail de reprise implique d’abord pour le client d’identifier les contrats qu’il souhaite importer et de les fournir aux équipes d’Hyperlex qui se chargeront de les importer dans la plateforme.

Combien de temps cela prend ?
Avec un outil comme Hyperlex, ce travail de reprise peut aller de 1 à 2 mois en fonction du nombre de documents. En effet, l’une des variables concernant le délai de reprise tient au nombre et aux types d’informations clés à reprendre.

Cette durée est permise grâce au travail réalisé par les équipes d’Hyperlex et l’assistance de la technologie. Nous évitons ainsi aux clients d’avoir à saisir manuellement leurs informations, ce qui pourrait leur prendre 6 mois à 1 an.

Le client devra ensuite définir ses besoins afin de déterminer quels sont les éléments contractuels importants qu’il souhaite retrouver dans ses fiches de synthèses*.

Ces étapes sont réalisées en concomitance avec nos équipes, pour vous paramétrer un outil répondant à l’ensemble de vos exigences. L’idéal est donc d’avoir un chef de projet en interne présent lors des différents ateliers de définition des besoins. Cela permet également à nos équipes de s’aligner sur les terminologies contractuelles propres à votre entreprise.

A la fin du projet, a lieu la phase de recette permettant au client de vérifier que l’outil est conforme à ses attentes.

Fiche de synthèse : Chez Hyperlex, à la gauche de chaque contrat, vous retrouvez une “fiche de synthèse”. Comme son nom l’indique, cette dernière regroupe tous les éléments importants que vous souhaitez suivre dans vos contrats : identité du preneur, dates et durées, clause de confidentialité, juridiction compétente, etc. En un clic, vous pouvez ainsi valider les données contractuelles automatiquement suggérées par l'IA et, en un coup d'oeil, retrouver vos éléments essentiels tout au long du suivi du contrat.

Comment bien anticiper sa reprise ? Nos experts vous conseillent :

Justine Guine, Lead Customer Success chez Hyperlex :

Il faut avoir un regard pragmatique et une réflexion sur la priorisation des données à importer dans Hyperlex. Pour que l’outil soit efficace, tout n’est pas à intégrer et à annoter dans les fiches de synthèses, sinon elles deviendront très vite illisibles. Ce n’est pas parce que les données ne sont pas annotées que vous ne pouvez pas les retrouver pour autant : le moteur de recherche vous permettra toujours d’accéder à l’ensemble de vos informations contractuelles, et ce, à tout moment du cycle de vie du contrat.


Martin Fauvel, Customer Success Manager chez Hyperlex

Le contrat est un support malléable faisant l’objet d’interprétations. On essaye de généraliser les règles mais on constate aussi que tout ne peut pas être généralisé. … Rien que pour définir ce qu’est un contrat, il y a des écarts d’interprétation d’un client à l’autre ! Notre expérience nous permet d’identifier très en amont les sujets qu’il faut clarifier avec le client pour s’assurer que ce qu’il s’attend à retrouver dans Hyperlex corresponde à la réalité.

Pourquoi choisir Hyperlex et la reprise d’existant ?

Choisir la reprise d’existant d’Hyperlex, c’est s'appuyer sur une équipe d'experts et choisir une intelligence artificielle vous permettant de récupérer une base contractuelle clé en main, en un temps record. Offrez ainsi à vos équipes un gain de temps considérable sur la mise en place de l’outil et son adoption.

“Les équipes d’Hyperlex ont su s’adapter et répondre complètement à nos besoins. Toujours à l’écoute, réactifs et engagés, sources de proposition, ils assurent la réussite de nos projets.
La technologie Hyperlex nous surprend à chaque projet car elle évolue conformément à nos cas d’usage.“

Brice Tariel, Directeur Innovation , Groupe Coface

Un des points clés à ne pas négliger lorsque vous lancez un projet de digitalisation en interne : l’adoption par vos équipes. Si l’outil est implémenté mais pas utilisé, cela ne sert à rien. Hyperlex vous propose un outil opérationnel dès sa mise en place, ce qui permet à vos équipes d’en voir les bénéfices très rapidement.

En dehors du gain de temps, en nous confiant la reprise de vos éléments contractuels, vous assurez également la fiabilité de votre base contractuelle. Grâce à nos algorithmes entraînés sur les spécificités de vos documents, nous analysons plus rapidement et de manière plus efficace l’ensemble de vos informations.


Vous souhaitez en savoir plus sur la reprise d’existant ? Téléchargez notre use case :

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