Continuer à gérer ses contrats et accélérer leur analyse en temps de crise

Continuer à gérer ses contrats et accélérer leur analyse en temps de crise

07 AVRIL 2020

Dans le contexte actuel de l’épidémie de Covid-19, la poursuite de l’activité économique est au coeur des préoccupations des entreprises. Derrière chaque transaction, chaque relation, il y a un contrat. Ainsi, la capacité à contractualiser ou à adapter le contrat aux bouleversements que nous vivons s’avère indispensable.

Qu’il s’agisse du confinement qui perturbe autant le quotidien des salariés que les relations des entreprises avec leurs partenaires, ou qu’il s’agisse d’anticiper la reprise, gérer et analyser ses contrats constituent de vrais défis. Pour vous aider à tenir la distance, nous avons rassemblé une sélection de conseils, d’articles et d’outils pratiques visant à faciliter ce travail. Nous espérons qu’ils vous seront utiles dans ces temps exceptionnels.



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#1 Contractualiser et collaborer à distance

Après quelques semaines de confinement, vous avez certainement rodé votre organisation quotidienne pour assurer la continuité de votre travail le plus sereinement possible… et nous vous le souhaitons ! Prévoir un espace de travail dédié, s’imposer un rythme régulier, échanger avec ses collaborateurs grâce aux outils digitaux, s’assurer de la sécurité des données échangées… autant de bonnes pratiques de télétravail à mettre en oeuvre.

Si néanmoins vous restez à l'affût de pistes d’améliorations en matière de gestion de contrats à distance, alors nous vous recommandons de vous appuyer sur la technologie. Quelle que soit l’étape du cycle de vie du contrat, des outils existent pour traiter les contrats de chez soi et fluidifier la collaboration avec vos équipes ainsi qu’avec vos clients et fournisseurs.

💡 De l’utilité d’une base de contrats en ligne
Disposer d’une base de contrats en ligne permet d’y accéder où que l’on soit. Nul besoin de récupérer les versions papiers ou enregistrées dans l’ordinateur de bureau. L’important est de vous assurer de la sécurité de votre espace en ligne, ce que garantissent souvent les legaltech compte tenu du caractère sensible des documents que vous y stockez.

Créer, valider et signer le contrat

Vous souhaitez renégocier un contrat ou créer un avenant, et le faire valider en interne avant de le faire signer (et tout cela bien sûr pendant le confinement) ? C’est possible à l’aide du cloud. Certains logiciels en ligne vous permettent en effet de :

  • Générer rapidement votre contrat en vous appuyant sur vos propres modèles en ligne ou sur la base d’un clausier partagé au sein de votre entreprise. Le contrat généré peut être facilement complété par l’opérationnel en charge du projet qui renseignera certains champs comme le montant, la raison sociale ou la date de prise d’effet, toujours sous le contrôle du service juridique.
  • Valider ce contrat en interne grâce à un workflow d’approbation qui notifie automatiquement chaque interlocuteur concerné lorsque vient son tour de relire le contrat.
  • Faire signer ce contrat par votre partenaire à l’aide de la signature électronique dont la valeur légale n’est plus à démontrer. Il suffit de quelques minutes pour finaliser la transaction.

En résumé, avec des outils en ligne, vous pouvez continuer à contractualiser à distance, de manière collaborative, rapide et sécurisée, sans vous perdre dans d’interminables allers-retours par email, ou encore dans la revue de la version 3 du document alors que votre collaborateur travaille sur la version 2 depuis trois jours…

Renégocier et s’assurer de la conformité

Vous avez besoin de trouver rapidement des éléments d’informations dans vos contrats passés, des exemples, de l’inspiration ou tout simplement de vérifier la conformité de vos documents ? Un moteur de recherche propre à votre base de contrats peut vous faire gagner beaucoup de temps, ce qui peut s’avérer bien utile en phase de négociation. Au delà de saisir un simple mot-clé, si ce moteur est doté d’intelligence artificielle, il sera aussi capable de comprendre vos contrats pour repérer le bon type de document, la bonne clause ou le bon concept juridique, quelle que soit la manière dont ils sont rédigés. En un coup d’oeil vous pouvez ainsi retrouver tous les contrats concernés par telle ou telle question, avec précision.

Faire le point et rendre compte

Suivant la même logique, vous avez besoin de suivre l’activité contractuelle de l’entreprise, de savoir où en sont vos équipes ou de rendre un bilan à votre hiérarchie ? Des outils de reporting connectés à votre base de contrat vous livrent statistiques et historique en temps réel. Encore une fois, un vrai gain de temps !

Reste finalement à pouvoir accéder à de telles technologies. Si pour la signature électronique, la création d’un compte en ligne peut être instantanée, pour les autres fonctionnalités, il faut souvent passer par un processus de réflexion et de validation long en interne, avant de s’engager dans un abonnement à long terme. Facile à dire… mais en temps de crise ? Sachez qu’actuellement, certaines legaltech adaptent leurs offres. Il devient donc possible d’accéder à leurs outils à court terme et sans engagement. C’est ce que nous allons voir juste après.

#2 Analyser ses contrats rapidement et arbitrer

Les mesures gouvernementales prises en réaction à l’épidémie actuelle peuvent impacter vos contrats en cours. Renégocier, suspendre ou rompre une seule relation contractuelle n’est déjà pas simple, mais c’est encore plus difficile lorsqu’on a des centaines, voire des milliers de contrats à revoir. Ne pas commettre d’erreur, sécuriser ses engagements, anticiper le futur… pour faire des choix judicieux, il convient d’analyser et de catégoriser l’ensemble de ses contrats en cours.

Réaliser un audit contractuel en ligne à l’aide d’une technologie d’intelligence artificielle vous permet non seulement de gagner du temps et de réduire vos coûts dans l’immédiat, mais aussi de sécuriser l’analyse : les algorithmes passent en revue tout le contenu de vos contrats, à la recherche de concepts ou de clauses tels que la force majeure, l’imprévision, la résiliation, la date de signature, etc. Ils réduisent ainsi les risques d’oublis et d’erreur dans une masse d’informations à balayer en peu de temps.

Découvrez aussi notre guide pratique : organiser, analyser et piloter ses contrats en période de crise sanitaire 👉 Télécharger gratuitement

Si la technologie ne remplace pas (et ne remplacera jamais) l’expertise juridique d’un professionnel, elle peut en revanche récolter l’information utile de manière fiable et rapide. Les résultats de votre audit en main, il vous reste alors à les analyser, éventuellement avec l’aide d’un avocat, afin d’arbitrer vos décisions.

Au regard des impacts du Covid-19, il est ainsi possible de mener un audit flash, tant pour réagir à l’existant si ce n’est pas déjà fait, que pour préparer la reprise. Chez Hyperlex, nous proposons cette prestation sans engagement et nous vous offrons un mois d’essai de nos outils de gestion à distance : en plus d’obtenir un diagnostic rapide de la situation, c’est aussi l’occasion de tester librement notre moteur de recherche, nos workflows d’approbation, les reportings, les rappels automatiques, etc.

#3 Anticiper la reprise : et si c’était l’occasion de digitaliser sa gestion de contrats ?

Si la bonne gestion du confinement constitue la préoccupation prioritaire pour beaucoup d’entre nous, viendra le temps de la reprise. La prévoir, c’est déjà amorcer la relance de l’activité. Dans cette perspective, préparer un projet de digitalisation de sa gestion de contrats peut être utile :

  • d’une part, une technologie de gestion et d'analyse de contrats pourra soutenir la reprise d’activité, par exemple en permettant d’accélérer la renégociation et la revue des contrats post-crise,
  • d’autre part, la reprise constitue peut-être une bonne occasion de pousser ce type d’outils auprès de votre hiérarchie. En effet, la période de confinement n’est pas facile mais elle a au moins permis de tester massivement les modalités de travail à distance. Votre hiérarchie sera sans doute plus à l’écoute sur ces sujets, ayant déjà pu estimer les bénéfices du numérique sur la continuité de l’activité de l’entreprise.

De ce point de vue, le contexte actuel peut accélérer votre transition digitale. Néanmoins, s’équiper d’une solution numérique nécessite de s’organiser. Pour vous accompagner dans cette réflexion, nous vous proposons plusieurs contenus utiles.

Pour mieux comprendre l’intérêt réel et le fonctionnement des legaltech dans la gestion de contrats :

Pour monter un projet de de digitalisation juridique :

Par ailleurs, songez que la période actuelle, aussi pénible soit elle, peut faciliter certaines étapes de votre projet. En effet, monter un projet demande souvent de solliciter les collaborateurs en recueillant leurs besoins, leurs suggestions et leur soutien, ce qui n’est pas forcément aisé en temps ordinaire. Appuyez-vous donc sur l’expérience que vous vivez en ce moment pour recenser les problèmes rencontrés et impliquer vos équipes, davantage sensibilisées à ce type de questionnement.

Enfin, vous l’avez compris, certaines legaltech adaptent leurs offres à cette période exceptionnelle. Ce faisant, elles vous permettent de tester leurs outils en ligne plus librement. C’est donc une bonne occasion de “voir en vrai” comment ça marche.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre offre d’audit flash ou nos outils, c’est par ici : 👇

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