Covid-19 : une crise qui révèle la nécessité de la technologie

26 MAI 2020

La crise du coronavirus a impacté de plein fouet les professionnels et leur manière de travailler. Parmi les actifs dotés d'un emploi, un Français sur quatre (24 %) télétravaillait à la fin mars, et jusqu'à quatre Franciliens sur dix (41 %) selon un sondage Odoxa paru début avril.

Pour réussir son télétravail, il est important d’avoir de bonnes pratiques mais aussi de bons outils. Cette crise et ses conséquences extraordinaires cristallisent l’importance de la technologie au secours des entreprises. Voyons dans cet article comment la digitalisation s’est imposée comme la solution pour maintenir son activité en marche.


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Les solutions technologiques mises en lumière par la crise

Selon le Cercle Montesquieu, 2019 était l’année de la bascule vers l’intelligence artificielle1. En ce qui concerne l’année 2020, il semble bien qu’elle soit l’année de la digitalisation à marche forcée.

Les solutions digitales destinées aux entreprises ayant pour objectif de simplifier leur quotidien existent depuis longtemps. L’exemple du secteur des legaltechs (technologie au service du droit) en est la preuve, il existe plus de 200 acteurs sur le marché et certains sont présents depuis plusieurs années déjà.

“La technologie est disponible depuis longtemps, le législateur s'est adapté depuis très longtemps, d'autres domaines d'activité ont changé leur manière de travailler à un rythme très soutenu... Les acteurs du monde juridique qui avaient adopté les innovations existantes n'ont fait qu'anticiper un mode de fonctionnement désormais standard.“

Martin Fauvel, Customer Success Manager
Professions juridiques et COVID-19, pourquoi le monde d'après n'existe pas

Si le contexte de la crise sanitaire actuelle n’est pas venu créer ce qui existait déjà, il permet néanmoins de mettre en lumière les bénéfices de la transformation digitale. Le confinement aura été le déclencheur de cette prise de conscience. Les entreprises l’ont compris et ont dû s’adapter rapidement : le digital est l'un des instruments permettant de maintenir une continuité de l'activité.

Naturellement, les acteurs ayant pris part à la digitalisation s’en félicitent : la crise n’a épargné personne, mais les entreprises déjà équipées ont su s’adapter plus facilement aux impératifs actuels.

En revanche, pour les entreprises n’ayant pas encore sauté le pas de la digitalisation, les réactions diffèrent. Par crainte, certains décident d’attendre la fin de la crise, en suspendant leurs initiatives voire en prenant la décision de geler leurs budgets.
D’autres en revanche y voient l’opportunité de lancer leur stratégie digitale et décident d’y mettre les moyens. Pour ces derniers, la digitalisation était déjà un sujet sur la table, mais pas une priorité. Désormais, l’utilité de la technologie ne fait plus aucun doute.

Prudence, réflexion et anticipation restent de mise

Le pari de la digitalisation en période de crise et post période de crise est risqué mais payant. En revanche, même dans l’urgence, veillez à faire les choses dans l’ordre et sans précipitation, en gardant en tête l’objectif d’une transformation pérenne et non passagère.

🔍 Lire notre article : Les 4 questions à se poser avant d’entreprendre un projet de digitalisation

Posez-vous les bonnes questions, et surtout LA question : Pourquoi s’équiper d’une solution technologique ? La digitalisation n’est pas une fin en soi, mais bel et bien un moyen. Il vous faut recenser vos difficultés, discuter avec vos interlocuteurs, établir un cahier des charges, etc. Il s’agit de mener une véritable réflexion stratégique pour trouver l’outil correspondant à vos besoins.

Cette étape est cruciale et l’est d’autant plus en période de crise. Quoi de plus contre productif que la mise en place d’un outil, impliquant ressources humaines et financières, qui ne répond pas à vos besoins et qui, par conséquent, n’est pas adopté par vos équipes.

C’est pour cette raison qu’Hyperlex vous accompagne et vous propose une solution facile à prendre en main et rapidement opérationnelle sur vos contrats. Nous avons mis en place la reprise d’existant, vous permettant d’utiliser notre technologie pour retranscrire vos éléments contractuels dans votre outil et ainsi vous fournir une base de données clé en main.

De plus, grâce à une solution de gestion de contrats en ligne, le déploiement de votre solution se fait sans installation complexe, permettant une adoption fluide et rapide par tous les services de l’entreprise.


A lire aussi : Gestion de contrats : 7 questions à se poser avant d’investir dans une solution en ligne

La digitalisation comme solution

La crise actuelle a révélé la nécessité de mettre en place des outils digitaux pour son entreprise afin de permettre la poursuite de son activité. Si en situation de pré-confinement la technologie existait déjà, elle n’était pas culturellement adoptée. Aujourd’hui, nous sommes face à une prise de conscience, dans laquelle la digitalisation apparaît comme la solution.

La crise actuelle a révélé la nécessité de mettre en place des outils digitaux pour son entreprise afin de permettre la poursuite de son activité. Si en situation de pré-confinement la technologie existait déjà, elle n’était pas culturellement adoptée. Aujourd’hui, nous sommes face à une prise de conscience, dans laquelle la digitalisation apparaît comme la solution.

“Ce qui est aujourd’hui adopté sous la contrainte deviendra une vraie opportunité dans le futur. Ce mouvement de fond va nous faire changer de siècle."

Valérie Sanyas, Directrice Juridique de NAOS et déléguée régionale PACA de l’AFJE

En effet, si on prend l’exemple d’une entreprise dotée d’un outil en ligne de gestion de contrats avant et pendant le confinement, cela a permis :

  • aux juristes d’accéder à l’ensemble de leurs contrats en un clic grâce au cloud ou encore d'auditer rapidement les impacts des mesures gouvernementales prises durant la crise en identifiant automatiquement la présence des clauses de force majeure dans leurs contrats, par exemple.
  • aux commerciaux de continuer à faire valider et signer leurs transactions grâce aux processus de validation et de signature électronique,
  • aux acheteurs de faire une recherche filtrée sur l'ensemble de la base contractuelle pour comparer les conditions commerciales de leurs fournisseurs et ainsi de choisir l’offre la plus avantageuse,
  • aux financiers de piloter les obligations contractuelles avec des KPI clairs pouvant être exportés sous excel.

Pour ces entreprises équipées, il est plus facile de faire face aux situations imprévisibles. Ce qui est important ce n’est pas seulement l’outil de gestion contractuelle mais avant tout son adoption et son utilisation par l’ensemble des collaborateurs.

Cette crise est l’opportunité d’accélérer le progrès et de se digitaliser. Désormais, vous disposez de tous les arguments nécessaires pour convaincre votre direction. Après 55 jours de confinement et un passage au numérique à vitesse grand V, il va sans dire que vos collaborateurs ont développé des compétences digitales. Il est important de capitaliser sur ces compétences : comment imaginer un retour en arrière après 2 mois à manier des outils digitaux ? Pérennisez les aspects positifs de cette digitalisation forcée.

Vous avez besoin d’aide pour y parvenir ? Hyperlex et son équipe d’experts sont là pour vous accompagner :

[1] Etude « Digitalisation des directions juridiques », menée par Day One, le cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats et l’association de directeurs juridiques Cercle Montesquieu , février 2019

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