ECLM et technologie : le duo gagnant de votre gestion de contrat

16 MARS 2020

La gestion du cycle de vie des contrats d’entreprise, ou Enterprise Contract Lifecycle Management (ECLM), est l’ensemble des bonnes pratiques appliquées à toutes les étapes du cycle de vie du contrat : de sa rédaction aux audits et aux reportings dont il fait l’objet, en passant par sa négociation, sa validation, sa signature mais aussi son suivi et son expiration.

L’ECLM propose des processus de rationalisation qui facilitent et accélèrent la gestion du contrat de bout en bout. A quelles fins ? Celles de gagner du temps bien sûr mais aussi d’améliorer la maîtrise des risques juridiques. Voyons de quoi il est question.


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La gestion de contrat : un défi pour l’entreprise

Des volumes documentaires et réglementaires croissants

C’est bien connu, plus les quantités sont importantes, plus il est difficile de les gérer - ou comme dit le proverbe : “qui trop embrasse mal étreint”. En matière de contrats, ce principe n’est pas à prendre à la légère car les contrats sont autant de données à risque dont le suivi se complexifie grandement avec l’augmentation des masses documentaires. Selon PwC, on compterait en moyenne 20 000 à 40 000 contrats par entreprise (Fortune 1000). Sans même grimper jusque-là, il est facile d’imaginer l’impact d’importantes volumétries sur le temps passé et les risques pris lorsque la gestion est manuelle. Autre exemple révélateur du danger, 52% des entreprises ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats(1). Reconductions non désirées, opportunités de renégociation manquées, litiges… prendre des risques, c’est s’exposer à des coûts supplémentaires qui parfois peuvent faire très mal.

A cela s’ajoute l’inflation réglementaire : en moyenne dans le monde, une réglementation change toutes les 10 minutes selon Thomson Reuters. Dans un tel contexte, comment assurer la conformité réglementaire de sa base contractuelle ?

Des équipes de plus en plus mobiles

Enfin, dernier défi mais pas des moindres, le contrat est un objet transverse de l’entreprise qui circule au sein des différents départements : contrats commerciaux, contrats fournisseurs, contrats informatiques, contrats de travail, etc. Ainsi le contrat est-il manié par de nombreux professionnels qui n’ont pas forcément reçu la formation juridique nécessaire pour en mesurer les risques. Pire encore : des collaborateurs en déplacement, en télétravail ou basé à l’autre bout du monde. Tout cela pose la question de la bonne transmission de l’information, d’autant qu’il s’agit d’une information extrêmement précieuse puisque c’est toute l’entreprise qui est engagée à travers la transaction. Comment échanger des informations contractuelles claires entre équipes juridiques et opérationnelles, où que l’on se trouve, sans perte de donnée ni erreurs, particulièrement lors d’un turnover ?

Les bénéfices de l’ECLM

L’objectif recherché par l’ECLM sera donc de partager les bonnes pratiques contractuelles au-delà de la direction juridique pour augmenter l’efficacité opérationnelle tout en maîtrisant le risque.

Concrètement, l’ECLM cherche à faire gagner du temps et de l’argent.

  • Gagner de l’argent en évitant les pertes financières bien sûr, mais aussi en saisissant les opportunités cachées à l’intérieur des contrats (par exemple les remises), grâce à une meilleure visibilité sur leur contenu.
  • Gagner du temps en rationalisant les tâches sans plus-value comme la saisie, la recherche ou le classement d’informations (ô combien chronophages), pour se consacrer à son expertise et ainsi en faire mieux profiter l’entreprise.
  • Gagner du temps ET de l'argent en accélérant les cycles de vente pour, in fine, accroître le chiffre d’affaire.

L’idée, ici, est de sortir d’un vécu contraignant du contrat, sorte de passage obligé dans la conclusion d’un accord, pour en faire un levier productif dont tirer parti au maximum. C’est la dimension “business” du contrat qui sera valorisée.

La gestion du cycle de vie du contrat en 5 étapes

Voyons ici les grandes étapes de l’ECLM et comment l’usage des technologies peut majorer son efficacité.

1. La rédaction

Chronologiquement, tout commence par une demande. Les différentes parties prenantes échangent sur ce qu’elles attendent d’un nouvel accord, d’une modification ou d’un renouvellement. A ce stade, il va falloir identifier les risques en rassemblant toutes les informations nécessaires auprès du demandeur.

Les échanges entre le chargé de projet et la direction juridique doivent être fluides et clairs. Pour éviter de ralentir la négociation, ce processus peut être standardisé, au moins en partie.

Utiliser des modèles de contrats et un clausier partagé peut accélérer la rédaction tout en assurant la conformité interne et en garantissant la sécurité. Définis par la direction juridique, ces modèles de documents et de clauses peuvent être facilement modifiés selon les spécificités du projet, puis complétés, pour certains champs, par l’opérationnel en charge.

💡 Bon à savoir

Les outils technologiques favorisent la collaboration à distance : avec une plateforme en ligne, gérer vos contrats devient plus facile en cas d’absence, de déplacement ou de télétravail. Il ne s’agit pas seulement de stocker et d’organiser ses contrats dans un espace sécurisé, il s’agit surtout de pouvoir y accéder où que vos équipes se trouvent !

Comment ça marche ? Processus d’approbation, signature électronique, partage des documents avec gestion des droits d’accès, clausier collaboratif et modèles de documents pour créer vos contrats… d’un bout à l’autre de la vie du contrat, la collaboration peut être grandement facilitée par les outils numériques. Pensez-y !

2. La négociation

En entreprise, les négociations impliquent des entités différentes. Elles peuvent porter sur des conditions à la fois commerciales et juridiques. Les allers-retours peuvent être nombreux. Définir de bonnes pratiques contractuelles en amont auprès des commerciaux, peut leur permettre de traiter un premier niveau de négociation de manière autonome tout en faisant gagner du temps aux équipes juridiques.

Sur le plan technologique, un outil d’analyse de contrats basé sur l’intelligence artificielle vous permet de disposer d’une fiche de synthèse automatiquement remplie pour chaque contrat. L’intérêt ? Mettre en exergue les données clés dudit contrat comme les types de clauses ou mêmes des notions importantes telles que les dates, les montants, les durées, les parties… Ce type d’outil vous aide donc à identifier en un coup d’oeil les risques et les opportunités à l’intérieur du document. C’est tout simplement plus de visibilité sur le contenu du contrat en phase de négociation.

Un moteur de recherche intelligent vous permettra également de retrouver facilement des exemples de clauses ou autres éléments juridiques déjà utilisés par le passé, dans de précédentes négociations. Plus de panne d’inspiration, plus de doutes sur la conformité interne, votre historique est à portée de regard en un clic !

3. La validation et la signature

A ce stade, il est important de définir des procédures d’approbation claires en amont. Cela limite le non-respect des règles d’engagement et les ralentissements, mais permet aussi à toutes les personnes concernées dans l’entreprise d’être informées de l’avancée du projet.

La digitalisation des processus d’approbation simplifie et sécurise les échanges à tous niveaux. La direction juridique qui définit le circuit d’approbation, garde une trace du contrat à chaque étape. Cela évite les échanges d’e-mails interminables, les relances, les oublis, les confusions de versions du contrat… Tous les protagonistes sont automatiquement alertés à tour de rôle. Pour les équipes opérationnelles, c’est aussi le meilleur moyen de vérifier que le contrat a bien été approuvé en interne par le service juridique et la direction générale. Le contrat est ainsi rapidement validé, et cela, où que se trouvent les différents interlocuteurs dans le monde. Cela répond donc aussi au besoin de mobilité.

Enfin, la signature électronique clôt ce système de manière tout aussi sécurisée et rapide. Une intégration de votre solution de gestion de contrat à un acteur de la signature électronique, comme Hyperlex avec Docusign, sera donc un atout dans le choix de votre logiciel.

4. Le suivi

Le contrat est signé, vient maintenant son exécution. Durant toute sa durée de vie, il vous faudra suivre vos engagements. Commandes, modifications, renouvellements, résiliations, dates clés, livrables, fenêtres de paiements, jalons, objectifs de performance… autant de sources de risques bien connues au moment de la signature mais souvent perdues de vue par la suite.

Pour ne rien oublier, au-delà d’une solide organisation et d’un fort esprit d’anticipation, vous pouvez aussi vous appuyer sur les technologies. D’abord, une solution vous permettant de centraliser vos contrats vous permettra d’en garder une vision claire. La centralisation est la clé pour garder vos engagements accessibles et auditables quelle que soit la situation de votre entreprise. Autour de cette organisation centralisée et hiérarchisée, gravitent différentes fonctionnalités qui vous aideront à retrouver la bonne information, au bon moment, dans tous vos contrats.

Par exemple, chez Hyperlex, le moteur de recherche intelligent vous permet de retrouver facilement tout document, par type de clause ou par notion juridique. La fiche de synthèse, remplie sans saisie manuelle, vous donne également une vue claire et rapide des informations importantes au niveau du contrat lui-même sans avoir besoin de le parcourir. Enfin, les notifications automatiques de rappels vous aident à tenir chaque échéance, sans même avoir besoin d’y penser. Toutes ces fonctionnalités sont conçues pour protéger l’entreprise des risques liés à l’exécution du contrat et vous apporter plus d’agilité dans sa renégociation éventuelle.

5. Le reporting et l’audit

Vous pouvez être conduit à réaliser des analyses de votre activité contractuelle notamment dans le cadre d’audits ou de reportings. Une bonne gestion du cycle de vie du contrat passe aussi par cette étape qui permet d’optimiser l’efficacité et la performance. En effet, comment s’assurer - et assurer sa hiérarchie - de tirer le meilleur parti de ses contrats sans porter un regard analytique ?

La difficulté alors rencontrée est la collecte des données, souvent fastidieuse. C’est à ce moment-là que des outils d’export et de suivi statistique vous seront utiles.

Dans votre solution de gestion de contrat, assurez-vous que vous pouvez exporter facilement vos données sous Excel ou par API dans d’autres logiciels comme vos ERP, GED ou CRM. Par ailleurs, vous devez disposer de tableaux de bord statistiques qui vous aideront à mesurer de manière chiffrée l’activité contractuelle en un coup d’oeil.


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(1) Etude "Direction juridique et digitalisation", Deloitte Taj, 2019

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