Gérer ses contrats à distance : 4 bonnes pratiques

13 NOVEMBRE 2020

De nouveau, la France est confinée en raison de la pandémie du covid-19, impliquant un télétravail complet pour la plupart des salariés. Pour tous, 2020 est l’année du bouleversement et les entreprises ont dû adapter leur organisation à cette nouvelle réalité. Les missions quotidiennes des juristes ne sont plus exclusivement réalisées derrière leurs bureaux mais bien depuis chez eux sur leurs ordinateurs portables. Il est donc nécessaire que le département juridique ait accès à l’ensemble de ses ressources, peu importe où il se trouve pour assurer la poursuite de l’activité.

Hyperlex vous livre les 4 bonnes pratiques pour gérer efficacement ses contrats à distance !

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L’étape préliminaire et primordiale : la digitalisation

D’abord et avant tout, le juriste doit pouvoir accéder aux contrats de son entreprise depuis son domicile. Les contrats, au caractère sensible et confidentiel, ne sont pas tous numérisés et stockés sur des espaces en ligne. Pas question de vider les archives de votre entreprise et de repartir avec des piles de contrats sous le bras, il y a plus simple. Des solutions, comme Hyperlex, digitalisent la gestion contractuelle. Tous vos contrats sont importés dans un espace centralisé et sécurisé, accessible depuis votre navigateur Internet, avec un login et un mot de passe.

Cela vous permet également de résoudre une autre problématique (inévitable en période de confinement) celle de la collaboration ! Le juridique étant le département le plus en interaction avec les autres départements de l’entreprise, il est essentiel de pouvoir facilement mentionner, envoyer, commenter un document. Là encore, les outils spécialisés sont à votre disposition pour collaborer efficacement avec vos interlocuteurs et assurer la continuité de votre activité.

Les outils digitaux vont permettre au département juridique de poursuivre ses missions quotidiennes, mais il va sans dire que ces derniers changent leurs habitudes et méthodes, manuelles notamment. Intéressons-nous désormais aux 4 bonnes pratiques pour gérer ses contrats à distance.

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Gérer ses contrats à distance : les 4 bonnes pratiques

→ Rédiger son contrat

Comme à son habitude, le responsable des achats ou le commercial formulera sa demande de contrat à son juriste. A partir des informations contractuelles recueillies (informations concernant la contrepartie, renouvellement, identification des risques, etc.) le juriste pourra mettre en place un modèle de contrat. A partir des modèles qu’il a déjà mis en place ou d’une feuille blanche, il pourra définir des variables que l’opérationnel se chargera de compléter. L’autre avantage pour le juriste ? Avoir accès à son clausier en ligne, lui permettant de stocker son savoir juridique et ainsi de le réutiliser dans ledit contrat.

L’opérationnel complète le formulaire en ligne pour générer son contrat et ainsi poursuivre son activité commerciale par exemple. Très rapidement, il a accès à un modèle de contrat conforme à la politique de son entreprise car défini par son département juridique.

→ Signer et valider son contrat

Comment transmettre mon parapheur à mes collaborateurs en période de confinement ? En le digitalisant. Dans votre plateforme en ligne, vous pourrez soumettre vos demandes de validations contractuelles à vos experts internes. Automatiquement, ces derniers recevront un email les notifiant de vos demandes. Les solutions de gestion de contrats vous permettent même d’aller plus loin en automatisant vos parcours d’approbations. Le juriste de l’entreprise pourra définir un circuit précis (aussi appelé “workflow de validation”) que le contrat devra suivre selon diverses conditions, par exemple à chaque fois qu’il est supérieur à tel montant. Les échanges sont ainsi simplifiés et sécurisés.

Même chose pour la signature électronique qui, grâce à des prestataires comme HelloSign ou DocuSign intégrés dans votre logiciel de gestion de contrats, vous permettra de signer faire votre contrat où que se trouve l’autre partie et toujours en toute sécurité.

→ Suivre et analyser son contrat

Le contrat ne prend pas fin au moment de sa signature. Même après, il faut pouvoir continuer à suivre le contrat et notamment ses échéances clés. Les solutions en ligne vont vous permettre de mettre en place des rappels sur vos dates de reconduction tacite par exemple, pour ne plus jamais manquer d’échéance.

De plus, il est facile de retrouver votre information contractuelle. A tout moment, vous pouvez consulter votre historique documentaire, classifié selon votre nomenclature et mis en forme dans vos tableaux de bord.

L’avantage d’un outil en ligne comme Hyperlex, c’est également de pouvoir analyser sa base de données. Les informations clés sont recensées, triées, et même exportables dans vos différents outils métiers (GED, ERP) ou bien sous Excel.

Maintenant que vous avez les bonnes pratiques, vous pouvez sauter le pas de la digitalisation juridique. Nous sommes là pour vous accompagner, avant, pendant et après votre digitalisation. Suivez le guide :

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