Où sont mes contrats ? L'enjeu business de la centralisation

22 JUIN 2020

“Mais où se trouve mon contrat ?” Si vous vous êtes déjà posé cette question, alors cet article est fait pour vous. Les entreprises ont chacune leur manière de gérer leur base contractuelle : dans des archives, des disques durs ou encore dans des dossiers partagés avec une classification par zone géographique, typologie de contrats, business unit, etc. Ces situations compliquent le suivi des engagements pris par l'entreprise et peuvent engendrer des risques juridiques et financiers. Comment optimiser le suivi contractuel grâce à un logiciel de gestion de contrats ? Réponse dans cet article.


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La gestion contractuelle : véritable enjeu business pour l’entreprise

Selon un rapport du Journal of Contract Management, 71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats . Ne pas savoir où se trouve son contrat, implique également de ne pas savoir ce qu’il contient : conditions réglementaires, engagements légaux, dates, durées, montants… Cette préoccupation n’est pas réservée au département juridique. En effet :

  • 85% des entreprises utilisent un processus manuel pour gérer leurs contrats commerciaux et,
  • 80% des acheteurs n’ont pas une parfaite maîtrise des termes juridiques et la structure de leur contrat .

Cela représente un risque pour l’entreprise qui peut passer à côté d’informations cruciales et même devoir faire face à des condamnations judiciaires.

Ces entreprises font face à des volumétries de contrats toujours plus importantes, complexifiant la gestion manuelle. Comment est-il possible de retrouver facilement la clause liant son entreprise avec un partenaire, lorsque le contrat en question est rangé aux archives ? Difficile voire impossible lorsque le travail se fait à distance. Aujourd’hui, les entreprises combinent généralement papier et dossiers partagés pour la gestion de leurs contrats, mais cette organisation semi-digitale ne résout pas le problème. Et le problème est de taille : selon l’IACCM, la mauvaise gestion contractuelle pourrait entraîner une perte de 10% du chiffre d’affaires de l’entreprise… Il va sans dire que les entreprises ont tout intérêt à mettre à la disposition de leurs équipes un outil leur permettant de centraliser la donnée contractuelle, pour assurer son suivi et sa conformité.

L’outil de gestion contractuelle : la solution pour un suivi performant

Le logiciel de gestion de contrats offre aux entreprises un espace central permettant de stocker et gérer les contrats, en toute sécurité. Grâce au logiciel :

  • Vos documents contractuels sont centralisés et archivés,
  • Des droits d’utilisateurs sont mis en place sur les contrats et/ou dossiers, permettant aux collaborateurs concernés d’accéder aux documents,
  • Vos informations contractuelles clés sont accessibles en un clic grâce au moteur de recherche,
  • Vous êtes notifiés par e-mail avant que votre contrat arrive à échéance ou encore lorsqu’il est nécessaire de le renouveler.

Ainsi, vous pouvez suivre et optimiser chaque étape du cycle de vie de vos contrats et maîtriser vos engagements. C’est l’une des raisons pour lesquelles Rakuten a choisi de s’équiper d’Hyperlex :

“Nous avions besoin d’une visibilité globale et exhaustive sur le contenu des contrats en cours : pouvoir identifier les informations importantes au sein de ces contrats comme par exemple les clauses d’exclusivité. Donc avoir à la fois une vision d’ensemble et une capacité à analyser très finement le contenu de chaque contrat.”

Benjamin Moutte, Directeur des affaires juridiques et réglementaires chez Rakuten France

👉 Lire l’interview complète pour en savoir plus

Ainsi, l’entreprise s’évite les risques de contentieux liés au manque de visibilité sur ses engagements, tout en gagnant du temps sur son travail contractuel. Le savoir juridique est centralisé et rationalisé, ce qui permet à chaque professionnel de se concentrer sur ses tâches dites à forte valeur ajoutée. Qu’ils soient acheteurs, commerciaux, financiers, RH ou encore juristes, les collaborateurs accèdent aux informations dont ils ont besoin en un clic et augmentent ainsi leur productivité.

Dans un monde amené à travailler de plus en plus à distance, il est nécessaire pour les entreprises de mettre à disposition de ses équipes les outils de travail adéquats. Pour ce faire, ces outils se dématérialisent, comme avec le logiciel de gestion de contrats, qui offre sécurité, gain de temps et économie à votre entreprise.


Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation des outils de travail ? Téléchargez notre fiche pratique sur la signature électronique !

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