Interview : les laboratoires Fill-Med utilisent Hyperlex pour moderniser leur gestion de contrats

Interview : les laboratoires Fill-Med utilisent Hyperlex pour moderniser leur gestion de contrats

15 JUIN 2020

Jean-Baptiste Faverjon est Legal Affairs Associate au laboratoire Fill-Med depuis 2 ans. Avant, il devait gérer ses contrats à l’aide de tableaux Excel qui parsemaient son bureau et remplissaient son quotidien. Avec Hyperlex, Jean-Baptiste ne perd plus de temps et a renforcé la fiabilité de son suivi. Il nous raconte comment Hyperlex l’a aidé à moderniser la gestion des contrats de distribution, des baux et de prestation avec les médecins.


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Jean-Baptiste, pouvez-vous nous présenter votre département et vos missions chez Fill-Med ?

Au sein du groupe Kresk dont font partie les laboratoires Fill-Med, nous sommes trois juristes. Nous avons un directeur juridique qui chapeaute toutes les entités. Je m’occupe de tous les aspects juridiques de Fill-Med et de Lazartigue, ainsi que des contrats de Le Couvent..

En tant que Legal Affairs Associate, mon champ d’intervention est très large : des assurances aux accords de distribution à l’international, en passant par le portefeuille de marques, les baux, le corporate, la conformité... je gère pour Fill-Med tout ce qui touche de près ou de loin au champ juridique.

Quelles problématiques vous ont poussé à rechercher une solution comme Hyperlex ?

J’ai commencé ma carrière en apprentissage dans un autre laboratoire pharmaceutique qui utilisait un logiciel de gestion de contrats. Quand je suis arrivé en mars 2018 chez Fill-Med, il n’existait pas de tel outil. Mais la direction générale avait la volonté de digitaliser tous les services de l’entreprise dont la direction juridique. J’ai donc poussé pour qu’on prenne une solution de contract management.

Avant Hyperlex, j’utilisais des tableaux Excel pour suivre tous les contrats : un tableau pour les contrats de distribution, un tableau pour les baux, etc. Le suivi quotidien des échéances, et plus largement des informations importantes, était complexe. Il fallait penser à contrôler tous les tableaux chaque jour, n’oublier aucune deadline, anticiper les emails d’alerte aux opérationnels… Maintenir ces fichiers me prenait beaucoup de temps. Je cherchais un outil qui me permette de gagner du temps au quotidien tout en garantissant la fiabilité du suivi.

Par ailleurs, le processus de validation interne et de signature des contrats de distribution se faisait manuellement. Il y avait une marge de progression à ce niveau-là également.

Enfin, la génération des contrats de prestation avec les médecins repose sur un cadre réglementaire assez strict. Ces contrats doivent être déclarés dans une base gouvernementale. Nous recherchions donc aussi un outil pour simplifier ce processus.

Pourquoi avez-vous retenu Hyperlex ?

Hyperlex était adapté au fonctionnement de Fill-Med, notamment en termes de flexibilité. Par rapport à d’autres logiciels assez lourds et rigides, Hyperlex a su s’adapter à nos besoins, par exemple en nous permettant de créer des fiches de synthèse sur-mesure pour suivre les informations propres à nos contrats de distribution.

D’autre part, contrairement à d’autres solutions, l’IA d’Hyperlex comprend l’anglais en plus du français. Cette capacité a été déterminante pour pouvoir envisager de digitaliser nos accords internationaux.

L’interface intuitive était aussi un atout pour la prise en main par les différentes équipes. Et en effet, elle facilite l’accès aux opérationnels qui ont besoin de consulter leurs contrats de manière autonome. Cela représente moins de sollicitations internes pour la direction juridique. Par ailleurs, c’est moi qui forme les nouveaux collaborateurs sur la solution et cela me prend à peine une demi-heure pour leur apprendre comment consulter leurs contrats, trouver l’information dont ils ont besoin, etc.

Comment s’est déroulée la mise en place de notre solution ?

Le projet a duré environ 3 mois avant que la direction juridique ne lance l’utilisation de l’outil. Les opérationnels sont arrivés après. Je dirais que l’ensemble des équipes a commencé à utiliser Hyperlex à 100% au bout de 4 à 5 mois. Outre le paramétrage complètement adapté aux informations que nous souhaitions suivre, Hyperlex s’est occupé de la reprise de nos contrats existants pour nous livrer une solution directement utilisable. Cette rapidité de mise en place correspondait bien aux attentes de la direction de Fill-Med.

Chiffres clés :

  • 140 contrats gérés dans Hyperlex dont environ 50 accords de distribution internationaux mais aussi des baux, des contrats de prestation avec les médecins...
  • Une vingtaine d’utilisateurs dont 3 rédacteurs (droits de création/modification) et beaucoup de lecteurs (droits de consultation) : marketing, qualité, affaires réglementaires, contrôle de gestion, finance, direction générale.

Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez aujourd’hui ?

Pour commencer, le stockage dématérialisé et centralisé s’avère très utile, non seulement pour consulter les engagements en cours à distance, mais aussi pour assurer l’accès à l’ensemble des utilisateurs, en toute autonomie.

Les rappels automatiques constituent la fonctionnalité qui m’aide au jour le jour. Au lieu de préparer des emails aux opérationnels pour anticiper les échéances, tous ces éléments sont déjà préconfigurés, ce qui m’apporte à la fois un vrai gain de temps et de la sérénité dans le suivi.

Nous utilisons aussi les workflows de validation avant signature. Ces worklows facilitent le processus d’approbation interne : les éléments du contrat déjà présents dans sa fiche de synthèse sont soumis à la direction générale qui se retrouve notifiée via Hyperlex et le contrat peut être ainsi validé très rapidement, parfois dans la journée.

La signature électronique DocuSign intégrée à Hyperlex s’est également révélée très pratique durant la période de crise du coronavirus : nous avons pu continuer à contractualiser à distance. Un avantage précieux qui nous a conduit à déployer cet outil à d’autres sociétés du groupe.

Pour les contrats de prestation avec les médecins, la capacité de centraliser et d’extraire l’information sous Excel, nous permet de simplifier le processus de déclaration.

Enfin, le tableau de bord d’Hyperlex et ses KPI me permettent par exemple de traquer les dates d’expiration à 90 jours ou encore, pour les contrats en cours de signature, de suivre les avenants et de relancer les partenaires au fur et à mesure.

Quels bénéfices principaux retenez-vous d’Hyperlex ?

  • D’abord l’intuitivité de la solution qui associe facilité d’utilisation et d’intégration dans l’entreprise.
  • Ensuite, la flexibilité de l’outil qui s’adapte parfaitement à nos besoins.
  • Enfin, la réactivité des équipes d'Hyperlex qui répondent rapidement dès qu’on a besoin de quelque chose.

Hyperlex pour vous, en résumé…

Hyperlex, c’est la modernité !

Un professionnel qui envisage de digitaliser sa gestion de contrats est en train de vous lire, quel conseil lui donneriez-vous pour aborder son projet ?

Il ne faut pas avoir peur de se lancer. On peut douter au départ de l’apport réel des technologies et de leur impact sur l’humain. Bien au contraire, nous avons tous pu constater que cela avait radicalement facilité notre pratique au quotidien. Il ne faut donc pas être freiné devant l’ampleur de la tâche, alors qu’en réalité, l’outil peut être mis en place très rapidement, en particulier quand on choisit un partenaire qui nous aide à implémenter la solution de manière efficace comme cela a été le cas pour Hyperlex.

Merci Jean-Baptiste !


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