En ce début 2022, plusieurs pays d’Europe s’essaient à la semaine de travail de quatre jours. C’est le cas au Royaume-Uni où 60 entreprises se prêtent au jeu pendant 6 mois.
Cette aventure suscite des interrogations, car accomplir la même quantité de travail en moins de temps n’est pas forcément évident !
Cela requiert une qualité majeure : la productivité.
Alors comment améliorer sa productivité au travail ? Voici une liste de repères essentiels qui pourront vous guider tout au long de vos journées de travail.
Comment booster sa productivité au travail ?
Pas toujours facile de trouver la motivation au travail ! Voici quelques manières d’y remédier.
Boostez votre productivité d’une manière simple : avalez la grenouille ! 🐸
La procrastination est probablement le plus grand ennemi de la productivité. Sur le lieu de travail, mais pas seulement ! Combien de personnes décident de commencer à faire du sport, et en fait ne le font jamais ?
Tout le monde procrastine. Qu’il s’agisse de passer cet appel important avec un client ou de rédiger ce long rapport, mais il existe un moyen simple d’éviter cela. On appelle cela « avaler la grenouille ».
Si votre travail consiste à manger une grenouille, il est préférable de le faire dès le matin. Et si votre travail consiste à manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse en premier.
Mark Twain
Ce conseil est certainement le plus utile pour gérer votre charge de travail au quotidien. Par celui-ci, entendez : les tâches les plus importantes et les plus difficiles doivent être abordées le matin, généralement lorsque vous êtes le plus productif.
Une fois la tâche la plus complexe terminée, le reste de la journée semble tout de suite moins pénible !
À noter : parfois, votre charge de travail ne ressemble pas vraiment à une grenouille, mais plutôt à un éléphant. Et comment mangeriez-vous un éléphant ? Une bouchée à la fois ! 😉
Comment être plus productif : définissez vos priorités ! ⌚
Si vos tâches vous paraissent intimidantes, divisez votre charge de travail en petits éléments gérables ! Ainsi, définissez un temps spécifique que vous souhaitez allouer à une mission en particulier, qu’il s’agisse d’un long rapport, d’une présentation ou d’un autre projet qui nécessite une maintenance sur la durée.
N’oubliez pas que vous ne devez pas tout faire en même temps ! Vous n’y arriverez pas. Fixez-vous plutôt des objectifs et des priorités.
Cela pourrait se caractériser comme suit :
- Fixez des objectifs à long terme pour les tâches que vous devez accomplir dans un délai d’une semaine ;
- Créez des listes de tâches à faire, y compris les échéances importantes ;
- Définissez des micro-tâches que vous pouvez effectuer tout au long de la journée ;
- Mettez régulièrement à jour votre agenda.
👀 A lire aussi : Pourquoi votre agenda ne peut pas gérer vos contrats
Organisez-vous ! 📅
Rechercher des fichiers, des informations ou des documents peut s’avérer être un véritable challenge.
Cela diminue votre productivité et consomme beaucoup d’énergie ! De ce fait, cela a un effet négatif sur votre concentration.
Si vous ne voulez pas perdre de vue vos projets en cours, essayez d’organiser vos fichiers et de classer vos documents dans des dossiers, mais aussi d’étiqueter vos e-mails correctement.
Vous souhaitez en faire encore plus ? Vous pouvez investir dans des outils qui vous aident dans l’organisation de vos tâches. Voici une liste d’applications populaires :
- Evernote
- Google Tasks
- Todoist
- Trello
💡 Astuce : Avec une bonne organisation, on a quasiment remporté la bataille, pensez également à réorganiser votre bureau ! Débarrassez-vous des objets qui pourraient vous distraire et gardez la place propre et nette.
Maintenez un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée 🧘
Parfois, nos ambitions professionnelles deviennent écrasantes et nous font oublier notre bien-être. Selon une étude récente de l’université de Stanford, le stress et la fatigue sont des facteurs importants qui diminuent la productivité au travail.
Depuis la pandémie mondiale, de plus en plus d’entreprises autorisent le télétravail, ce qui a amélioré l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de nombreux employés au cours des deux dernières années. Ces derniers évitent les longues heures de trajet et les embouteillages, au moins quelques fois par semaine.
Le télétravail peut toutefois avoir un impact négatif : l’hyper-connexion entre le travail et votre vie personnelle.
Afin de maintenir un équilibre sain tout en travaillant à la maison, voici quelques conseils pour rester productif (sans perdre de vue votre santé physique et mentale) :
- Rester assis toute la journée n’est pas conseillé, surtout lorsque vous travaillez de très longues heures. Il existe de diverses alternatives comme les bureaux stand-up, les postes de travail ergonomiques, les repose-poignets, les supports pour ordinateurs portables et les bras d’écran qui ajustent vos écrans… Tous ces éléments peuvent contribuer à améliorer votre bien-être au travail – et par conséquent votre productivité.
- Si vous travaillez fréquemment à domicile, vous devriez investir dans une bonne chaise confortable. Votre dos vous remerciera plus tard…💺
- Faites régulièrement des pauses pour vous déconnecter du travail. Essayez de faire quelque chose de différent pendant votre pause, comme aller vous promener dans un parc. Aussi évident que cela puisse paraître : l’air frais peut faire des merveilles pour votre bien-être.
Saviez-vous que les plantes d’intérieur de votre bureau (à domicile) peuvent améliorer la qualité de l’air ? Certaines plantes comme la plante araignée ou le lierre anglais sont des purificateurs d’air naturels. 🌿 Si vous n’êtes pas un expert en plantes, ne vous inquiétez pas : les plantes araignées, par exemple, sont très robustes.
Choisissez des outils digitaux 🔨
Vous passez trop de temps sur les réseaux sociaux en procrastinant ? Saviez-vous que vous pouvez utiliser des bloqueurs de sites pour vous tenir à l’écart de YouTube, Instagram et autres réseaux ?
Certains outils numériques vous permettent même de gérer votre charge de travail de manière plus efficace. Avec l’automatisation de la transformation numérique, de nombreuses options sont disponibles : plateformes de base de données, outils d’analyse, outils de gestion des contrats, etc.
Les innovations technologiques peuvent en effet être très utiles : les employés qui étaient auparavant submergés par d’énormes quantités de travail peuvent désormais accomplir des tâches chronophages plus efficacement – tout en veillant à ce que les besoins des clients soient satisfaits
Voici quelques outils numériques utiles :
- Asana
- Des bloqueurs de sites comme StayFocusd, Freedom ou Limit (pour vous tenir à l’écart de Facebook, YouTube…)
- Outils CLM (outils de gestion des contrats)
👀 A lire aussi : Que peut-on attendre d’un logiciel de gestion des contrats ?
💪Comment un logiciel de gestion des contrats peut vous aider, vous et votre entreprise
Nous le savons tous très bien : certains projets sont tout simplement trop lourds à gérer pour une seule personne, et un peu d’aide de la part de collègues de travail pourrait faciliter la tâche.
Il existe aussi des outils, comme les CLM (angl. Contract Lifecycle Management Tools) qui peuvent changer votre manière de travailler au quotidien et vous éviter de procrastiner…
Que vous soyez DAF, DSI, RH, sales ou encore juriste, la création ou la signature de contrats fait partie de votre quotidien professionnel. Malheureusement, cela implique beaucoup de paperasse et d’interminables échanges d’e-mails entre les parties.
En centralisant tous vos documents juridiques, vous pouvez créer votre base de données de contrats 10 fois plus rapidement qu’avec des outils plus « traditionnels », tels que Microsoft Excel, Google Drive, etc. Ceci vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur des tâches plus importantes. Forcément.
Ainsi, votre productivité s’améliore et vous accomplissez votre charge de travail en moins de temps.
Voici pourquoi un outil CLM pourrait être utile pour vous et votre entreprise :
- Réduire votre charge de travail
- Réduire les coûts
- Gagner du temps
- Éviter la paperasserie inutile
- Bénéficier d’une signature électronique (particulièrement utile lorsque votre entreprise opère à distance).
Nous serions ravis de vous aider à alléger votre charge de travail. Par exemple, en gérant vos contrats avec notre outil CLM Hyperlex.
Vous êtes intéressé ? Prenons contact ! 👇
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