Toute relation (commerciale) commence par un contrat.

Mais entre la proposition commerciale et la signature du contrat, le temps peut ĂȘtre long… Et pour cause, de nombreuses actions sont requises de la part de divers intervenants. Du commercial au juriste, en passant par le responsable des achats, le contrat passe entre plusieurs mains. À dĂ©faut de processus clairs et Ă©tablis, et d’un logiciel adaptĂ©, la contractualisation perdure indĂ©finiment.

Dans cet article, on vous donne 7 raisons d’adopter un logiciel CLM en mode SaaS.

Logiciel CLM en mode SaaS : un moyen efficace pour rationaliser et accélérer vos processus juridiques

☁ Qu’est-ce qu’un logiciel SaaS ? Le mode SaaS (pour Software as a Service) signifie que le logiciel est en ligne. Et donc que : 1) les donnĂ©es ne sont pas stockĂ©es en local sur les ordinateurs des collaborateurs ; 2) les mises Ă  jour sont faites de maniĂšre automatique ; 3) il suffit d’une connexion internet et d’un abonnement pour utiliser le logiciel !

Le logiciel de gestion de contrat propose de multiples fonctionnalitĂ©s. Parmi lesquels, la fiche de synthĂšse, qui permet d’accĂ©der rapidement Ă  tous les Ă©lĂ©ments clĂ© des contrats. Et c’est justement ce type de fonctionnalitĂ© qui accĂ©lĂšre les processus juridiques. Voici tous les avantages Ă  un CLM en mode SaaS.

1) Une meilleure collaboration entre toutes les Ă©quipes đŸ—Łïž

Une collaboration plus fluide entre les diffĂ©rents pĂŽles d’une entreprise est l’un des avantages clĂ© du mode SaaS. Lors de la signature d’un contrat, de nombreuses parties interviennent. Il y a Ă©videmment le dĂ©partement juridique, qui maĂźtrise tous les rouages de la contractualisation. Mais aussi les commerciaux, les financiers, les acheteurs, les ressources humaines, etc.

Avec un CLM en mode SaaS, les Ă©quipes ont accĂšs Ă  toutes les informations de rĂ©fĂ©rence dans le mĂȘme systĂšme. Elles n’ont pas Ă  perdre de temps dans la recherche d’informations Ă  jour, puisque tout est au mĂȘme endroit.

💡 Sur ce sujet, dĂ©couvrez comment Prestashop a gagnĂ© en agilité grĂące Ă  la solution Hyperlex.

2) Des tĂąches automatisĂ©es ⏰

Avec un CLM en mode SaaS, les processus clĂ© liĂ©s aux contrats sont automatisĂ©s pour permettre de gagner en productivitĂ©. Cela est possible grĂące Ă  des fonctionnalitĂ©s comme le rappel d’Ă©chĂ©ance, les formulaires pour gĂ©nĂ©rer des contrats, la dĂ©tection des risques, le clausier, le versioning, ou encore les fameux workflows de validation dont on vous parle aussi plus bas.

Ces solutions proposent Ă©galement des tableaux de bord statistiques personnalisables. Ce qui permet de suivre l’activitĂ© en temps rĂ©el ! 🔱 

đŸ‡«đŸ‡·Â AgilitĂ©, SĂ©rĂ©nitĂ©, SĂ©curitĂ© đŸ‡«đŸ‡·Â : notre solution SaaS de contract management Hyperlex est modulable en fonction de vos besoins. Vous ne souscrivez que pour les modules qui vous sont rĂ©ellement utiles !

3) Une maintenance gĂ©rĂ©e de A Ă  Z, mais pas par vous ! 🧘

Les logiciels SaaS sont livrĂ©s clĂ© en main, et leur maintenance est gĂ©rĂ©e par le fournisseur, vous n’avez donc pas besoin de vous en soucier. PlutĂŽt pratique, non ?

4) Une mise en place rapide de process internes efficaces 🚀

Pour chaque contrat, des validations en interne sont requises. Mais plus les contrats sont nombreux et les intervenants multiples, et plus le processus de contractualisation devient long ! Pour autant, il faut bien que les contrats soient approuvés par les deux parties intéressées.

👀 Zoom sur… Les workflow ! Pour simplifier et automatiser les process, il y a notamment la fonctionnalitĂ© workflow de validation. L’idĂ©e est de pouvoir recrĂ©er un processus existant dans un systĂšme CLM basĂ© sur le cloud.

Par exemple, il est possible de prĂ©voir un processus de validation sĂ©quentielle. Dans ce cas, en fonction de l’ordre de validation dĂ©fini, le premier intervenant devra approuver, avant le second, etc. En cas de refus, les autres ne pourront approuver.

À l’inverse, vous pouvez configurer une validation parallĂšle (c’est-Ă -dire sans ordre d’approbation). Dans ce cas, chaque partie pourra valider indĂ©pendamment des autres. L’idĂ©e est de faciliter les approbations internes ou externes en les digitalisant.

5) Des donnĂ©es centralisĂ©es dans une solution sĂ©curisĂ©e 🔒

Avec le logiciel de gestion de contrat en mode SaaS, toutes les informations contractuelles (historiques des relations contractuelles, clauses, modĂšles de contrat, data contractuelle, etc.) sont rĂ©unies au mĂȘme endroit ! Les avantages de ce systĂšme sont multiples :

  • C’est un moyen plus efficace de stocker les accords juridiques. Et c’est surtout plus sĂ©curisĂ© que de partager des dossiers enregistrĂ©s en local sur les ordinateurs.

💡 Bon Ă  savoir : Sur ce point, sachez qu’Hyperlex a obtenu la certification internationale ISO/IEC 27001:2013 sur les systĂšmes de management de la sĂ©curitĂ© des informations (et son extension relative Ă  la protection de la vie privĂ©e ISO 27701:2019). Cette norme atteste qu’Hyperlex rĂ©pond aux exigences et mesures de sĂ©curitĂ© les plus hautes du marchĂ©.

  • Une bibliothĂšque de clauses standardisĂ©es permet de normaliser le langage juridique et de rĂ©duire les phases de rĂ©daction, de nĂ©gociation et d’approbation. Avec un cycle de vente plus court, l’entreprise peut ainsi multiplier les opportunitĂ©s !

6) Une intĂ©gration sans couture avec les logiciels mĂ©tiers de toutes les Ă©quipes ! ✒

Chaque dĂ©partement utilise des logiciels spĂ©cifiques pour rĂ©pondre aux besoins de son activitĂ©. Un logiciel CLM en mode SaaS comme Hyperlex peut s’intĂ©grer avec les GED, ERP, CRM, solutions de signature Ă©lectronique et autres applications essentielles Ă  l’entreprise. Les habitudes de vos collaborateurs ne sont donc pas bousculĂ©es, car notre solution s’intĂšgre parfaitement dans leur quotidien.

Cela permet aussi de :

  • CrĂ©er des contrats directement depuis le CRM : les informations clients nĂ©cessaires Ă  la crĂ©ation d’un contrat sont migrĂ©es pour crĂ©er des contrats. Cette automatisation permet un gain de temps considĂ©rable pour les Ă©quipes opĂ©rationnelles.
  • Actualiser les documents Ă  chaque instant : ainsi, les contrats sont toujours Ă  jour pour tout le monde, ce qui Ă©vite les aller-retour par e-mail entre les diffĂ©rentes Ă©quipes pour suivre l’avancement du contrat.

7) Un accĂšs depuis n’importe oĂč et prise en charge du travail Ă  distance 🌎

Aujourd’hui, le tĂ©lĂ©travail devient de plus en plus la norme. Dans ce contexte, avoir un logiciel en mode SaaS s’avĂšre plus que nĂ©cessaire.

Et pour cause, il suffit d’une connexion internet pour accĂ©der aux accords ou Ă  l’historique des contrats, pour ajouter des commentaires ou pour approuver les modifications. Ainsi, les collaborateurs peuvent continuer Ă  travailler depuis chez eux, sans souffrir d’un manque d’informations ou d’outils.

En outre, le logiciel CLM permet une gestion fine des utilisateurs. Ce faisant, les entreprises peuvent définir qui voit quoi, en fonction des rÎles de chacun.

Vous souhaitez voir notre solution de gestion contractuelle en action ? 

Je demande une démonstration

 

La sĂ©curitĂ©, c’est important, alors on vous propose aussi :