Selon le rapport 2022 mené sur les directions juridiques par l’ACC, ces derniers seraient, plus que jamais, des rouages stratégiques au sein de l’entreprise. 80 % d’entre eux relèveraient directement du PDG et la majorité siègerait même au conseil d’administration.
Ce tout nouveau rôle fondamental s’accompagne d’une transformation digitale. Gage de modernité et aussi de sécurité des contrats, celle-ci s’appuie notamment sur la mise en place de solutions de contract management et de signature électronique.
Comment le rôle des juristes évolue au sein des entreprises
Au fil des années, le rôle du juriste tend de plus en plus à investir le champ de la stratégie de l’entreprise, toujours dans le but de la protéger, mais aussi de la faire avancer.
De nouvelles missions plus opérationnelles
Si la position du directeur juridique en entreprise a toujours été d’en défendre les intérêts et de travailler avec les services opérationnels et les partenaires juridiques externes, il prend désormais de plus en plus de place dans le processus décisionnel.
Le rapport CLO 2022 – issu d’un sondage effectué dans 38 pays, auprès de plus de 800 entreprises et 20 industries différentes -, montre ainsi que 80 % des juristes supervisent les aspects de conformité et par conséquent la maîtrise des nouveaux risques. De la même manière, près de 50 % ont des fonctions liées à l’éthique et à la confidentialité.
La recherche de solutions innovantes
Les CLO proposent une approche stratégique globale, qui passe notamment par la recherche de l’innovation pour valoriser la contractualisation et une approche plus sécurisée. Le rôle du juriste et celui de contract manager – qui a en charge l’ensemble du cycle de vie du contrat, de sa préparation à sa date d’échéance – se rapprochent alors de fait.
Comment les juristes modernisent leur travail
Face à la croissance des entreprises et aux risques encourus dans tous les domaines, les juristes doivent gérer de plus en plus d’aspects, soit autant de travail supplémentaire.
En réponse, les solutions logicielles automatisent certaines de leurs tâches les plus chronophages et néanmoins incontournables.
Une hausse de leur volume de travail
Selon le cabinet Gartner en 2020, les juristes occupent une place tellement centrale que l’ensemble des évolutions de leur métier devait les conduire en 2021 à voir leur volume de travail exploser à +85 %. La crise sanitaire a certes pu freiner la croissance des services des entreprises pendant une période, mais il n’en reste pas moins que les CLO doivent moderniser leurs tâches par des outils de travail qui automatisent celles qui sont le plus chronophages, sans sacrifier la qualité légale de leurs actions.
Cela est d’autant plus important que la lourdeur du travail « manuel » qui leur est demandé freine leur productivité. Alors que, dans le même temps, la pression qui s’exerce sur eux du fait de leur place essentielle se heurte aux nouvelles réglementations et risques légaux. À tel point qu’ils envisagent, pour près de la moitié d’entre eux, de recruter de nouveaux avocats et juristes, ne serait-ce que pour satisfaire la relation client.
En parallèle, les logiciels favorisent leur concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Parmi eux, on compte les GED (Gestion Electronique des Documents), le contentieux, tout comme le contract management et la signature électronique. Ces deux dispositifs occupent aujourd’hui une place cruciale.
D’après le rapport CLO, parmi ceux qui prévoient d’adopter de nouvelles solutions technologiques, 70 % envisagent d’améliorer leur logiciel de gestion des contrats. Ce qui fait d’elle le domaine technologique principal dans lequel les CLO planifient d’investir.
En outre, 1/4 d’entre eux souhaite d’ores et déjà acquérir de nouvelles technologies dans :
- La gestion de la collaboration
- La gestion des affaires
- La confidentialité des données
- L’analyse
- La signature électronique
Contrat management et signature électronique, un combo indispensable
Une solution de contrat management couplée à une solution de signature électronique repose sur un workflow logique : le cycle de vie d’un contrat est d’abord marqué par son acceptation officielle des deux parties. Or, encore aujourd’hui, certains juristes préfèrent la solution papier ou sont obligés de l’utiliser. Laquelle a cependant été bien difficile à mettre en œuvre entre 2020 et 2021. C’est d’ailleurs à cette occasion que les solutions de signature électronique ont connu leur plus forte hausse, par exemple 53 % pour DocuSign au 3e trimestre 2020.
Comme le précise le portail officiel de la transformation numérique des entreprises de FranceNum, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Pour autant, elle a besoin de garde-fous. Ainsi, d’après l’article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Au sein d’un logiciel de contrat management, la signature électronique favorise à la fois la rapidité de traitement et la sécurité de l’échange de bout en bout, garantissant ainsi la validité du contrat.
Hyperlex et Hellosign, une solution CLM + signature électronique idéale
Une solution de CLM avec signature électronique telle que celle proposée par Hyperlex et Hellosign permet aux juristes de fluidifier la gestion des contrats. Pour cela, Hyperlex intègre directement Hellosign dans sa solution. Chaque utilisateur peut ainsi signer ses contrats par le biais de HelloSign, sans devoir passer par un autre dispositif. Toute la progression de la signature se fait dans le CLM.
Certifié EIDAS, la demande de signature est envoyée au destinataire, par une notification via un e-mail. En un clic, il signe quant à lui son contrat dans la solution HelloSign. Le contrat signé est ensuite enregistré dans Hyperlex.
Durant tout ce processus, aucune saisie manuelle n’est nécessaire. Les mises à jour du contrat se font automatiquement, permettant aux juristes de gagner du temps et de consacrer celui-ci à des tâches plus complexes et stratégiques.
Le rapport CLO 2022 montre combien la transformation numérique est une attente des juristes, afin de répondre à leurs nouvelles attributions. En cela, le contract management et la signature électronique apportent une réelle plus-value de conformité, de sécurité et de gain de temps.
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Découvrez le rapport d’Hyperlex en collaboration avec HelloSign.
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