Contrats commerciaux, lancement de nouveaux produits, recrutement… Le service juridique participe à toutes les décisions importantes d’une entreprise, et ce, quel que soit son secteur d’activité.

L’importance de cette direction lui impose d’être toujours à jour, aussi bien en termes de connaissances légales, mais également d’organisation. Or, à l’heure du tout numérique, la digitalisation des entreprises est primordiale.

Et pourtant, seuls 18% des services juridiques s’estiment à un stade avancé de la digitalisation, alors que 50 % se considèrent à un stade plutôt faible. Dans ce contexte, comment digitaliser son service juridique ? Les réponses sont ici.

Qu’est-ce qu’un service juridique ?

Maîtrisant à la perfection les directives européennes, lois, règlements et décrets, le service juridique accompagne l’entreprise dans sa prise de décision. Ainsi, les juristes indiquent la marche à suivre, dans un objectif de conformité, mais aussi de prévention des risques.

À ce titre, la direction juridique intervient dans une multitude de domaines :

Travail : que ce soit pour l’embauche d’un nouveau collaborateur, sa promotion ou sa démission, le juriste participe à la rédaction des contrats liant l’entreprise et ses salariés.

Développement commercial : la direction juridique intervient aussi dans les négociations commerciales afin de s’assurer de la conformité des contrats.

Relation client : avec le RGPD, les entreprises sont de plus en plus soumises à des obligations visant à la protection des données. Les juristes vont alors aider les services commerciaux à respecter les règles applicables.

Organisation : en cas de fusion, scission ou acquisition, les entreprises se reposent sur leur service juridique pour permettre une transition dans les règles de l’art.

Coeur de métier : tous les secteurs présentent des spécificités et des règles différentes. Que l’entreprise soit spécialisée en agroalimentaire, pharmaceutique, immobilier ou technologies numériques, le service juridique doit connaître avec précision les règles applicables dans le secteur (règle sécurité sanitaire, propriété intellectuelle, …).

Comment organiser un service juridique ?

L’organisation du service juridique

L’organisation d’un service juridique dépend d’une multitude de facteurs propres à l’entreprise, tels que, son secteur d’activité, sa taille, sa culture, ses valeurs, ses enjeux, ses risques et son budget.

Pour que la direction juridique soit efficace, elle doit surtout s’adapter aux enjeux de l’entreprise et aux évolutions souhaitées par la direction générale. Alors pour organiser son service juridique, il est préférable de miser sur un service légal sur-mesure, et non sur des formats copier-coller.

Cependant, même si la personnalisation doit prédominer, certains aspects se retrouvent au sein de tous les services juridiques qui fonctionnent. Il s’agit par exemple d’une bonne communication, d’une rationalisation des tâches, et depuis quelques années, de la digitalisation.

Sur ce dernier point, toutes les directions ne sont pas au même point. Alors, comment digitaliser son service juridique ?

Les étapes de la digitalisation du service juridique

1 – Convaincre les équipes en interne

Avant d’entamer le processus de digitalisation, il est primordial d’obtenir l’approbation des différentes équipes en interne. Que ce soit les juristes eux-mêmes, mais aussi la direction. En effet, un tel changement au sein du service juridique implique une transformation numérique à l’échelle de l’entreprise dans sa globalité.

Les porteurs du projet doivent alors démontrer les avantages de la digitalisation : gain de temps, baisse des coûts, rapidité des négociations et de la signature de contrat, etc.

2 – Trouver les bons outils

Plusieurs outils numériques participent à la digitalisation du service juridique. Par exemple :

    • La dématérialisation des contrats (celle-ci est encore sous-utilisée dans le domaine du contract management) ;
    • La signature électronique ;
    • La gestion des contentieux ;
    • Le traitement des données.

L’ensemble de ces outils permettra alors aux juristes de passer moins de temps à la rédaction des contrats et plus au traitement de fond des dossiers ou aux conseils à la direction.

Attention, il est primordial de choisir un logiciel performant au niveau technique, mais aussi capable de s’adapter aux spécificités de l’entreprise.

3 – La maîtrise des outils

Pour faciliter la transformation numérique par les juristes, il est important que ces derniers maîtrisent parfaitement les différents outils mis en place.

À cette fin, il faut prévoir plusieurs heures de formation. Celle-ci peut se dérouler à l’aide d’un service interne DSI, ou en faisant appel à un l’équipe qui a créé la solution. L’objectif de la formation est d’amener les équipes à utiliser les outils numériques quotidiennement, tout en abandonnant les pratiques antérieures plus chronophages.

Avec le temps, les juristes, mais aussi le reste de l’entreprise, verront les bienfaits d’une telle démarche de digitalisation !

Le saviez-vous ? L’équipe d’Hyperlex vous accompagne dans la formation à sa solution de Contract Management.

4 – Gérer les impacts de la transformation pour le service juridique

Une fois mise en place, la digitalisation a de nombreux impacts sur le service juridique.

– Les contrats : que ce soit des modifications au niveau du référencement des contrats ou de leur contenu, les juristes devront examiner l’ensemble des documents pour vérifier leur bonne conformité.

– Les risques : les nouvelles technologies impliquent généralement de nouveaux risques pour l’entreprise (notamment en termes de protection des données). C’est donc au service juridique de les anticiper pour la bonne marche de l’entreprise.

Quels que soient les changements opérés, la direction légale doit être en mesure de les gérer pour mener à bien sa mission auprès de l’entreprise.

Comment moderniser son service juridique avec Hyperlex ?

Vous l’aurez sans doute compris, moderniser son service juridique est une démarche complexe, parfois semée d’embûches. Alors pour que cette transformation digitale se déroule, mieux vaut se faire accompagner.

C’est justement à cet instant que toute l’équipe d’Hyperlex répond présente ! Nous vous apportons notre aide à deux niveaux :

1) La mise en place d’un logiciel performant de gestion des contrats qui vous fera gagner un temps précieux. Ce dernier vous aide quant à la rédaction et à l’analyse de vos contrats avec des tableaux de bord personnalisables, ainsi qu’au suivi de vos obligations avec des rappels automatiques. En plus de réduire les tâches administratives, l’outil Hyperlex facilite la collaboration entre les services.

2) Les conseils : comme la transformation digitale d’un service juridique implique souvent des réticences de la part des collaborateurs ou de la direction, les équipes d’Hyperlex vous accompagnent dans le processus de changement.

Alors pour réussir la digitalisation de votre service juridique, faites appel à Hyperlex !

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