Trop chronophage, pas assez efficace, le processus contractuel est source d’insatisfaction pour de nombreuses entreprises.
Pourtant, il reste nécessaire à leur bon fonctionnement. Alors comment faire pour simplifier la gestion de vos contrats ?
C’est simple, en choisissant une legaltech adaptée à vos besoins.
Mais au vu du nombre de startup proposant des solutions legaltech, il n’est pas si facile de faire son choix. Heureusement, en rédigeant un cahier des charges fonctionnel et précis, vous trouverez la meilleure solution pour votre entreprise.
Pourquoi faire un bon cahier des charges ?
Contrat de travail, contrat de vente, contrat de partenariat… Ces documents rythment la vie des entreprises. Et pourtant, 83 % d’entre elles ne sont pas satisfaites des processus contractuels mis en place (source : IACCM). En cause, la lenteur inhérente à la contractualisation, le manque de temps pour la veille juridique, la difficulté quant au suivi d’échéance, l’archivage (et notamment la perte) des contrats
Or, toutes ces insatisfactions sont un frein à la productivité des entreprises.
Et avec la crise sanitaire, la charge de travail risque encore d’augmenter. C’est d’ailleurs ce qu’estiment 62 % des directions juridiques (selon une étude réalisée par le cabinet Day One). Et cela ne s’arrangera pas tant qu’elles continueront avec une gestion manuelle des contrats, qui s’avère toujours plus chronophage.
Heureusement, il existe des solutions avec le contract lifecycle management. Et ce sont justement les legaltech qui vous proposent ces logiciels d’automatisation. Mais avant de trouver celui qui vous correspond, encore faut-il rédiger un cahier des charges.
Le cahier des charges pour les Legaltech
Le cahier des charges est un document contractuel qui permet de définir les contours d’un projet. Il peut s’appliquer dans tous les domaines d’activité : la construction d’une maison, la réalisation d’un film, la création d’un site web, et bien sûr la gestion des contrats.
À ce titre, le cahier des charges est particulièrement utile lorsqu’une entreprise recherche une legaltech pour automatiser son activité juridique.
Les legaltech, un moyen efficace pour automatiser vos tâches quotidiennes
Pour automatiser vos tâches, il y a les legaltech de gestion de contrat. Ces startups utilisent les bienfaits des technologies à destination des services juridiques. Par exemple, la rédaction de vos contrats commerciaux, les signatures électroniques pour simplifier les échanges, le stockage des informations, la mise en relation entre les professionnels du droit (cabinets d’avocats, conseillers juridiques,…) et les entreprises, etc.
Au total, il existe plus de 200 startups prêtes à répondre à chacune de vos attentes.
Mais avec un tel volume, comment choisir sa legaltech ?
Avant toute chose, il s’agit d’identifier ses besoins. Par exemple :
- Si vous souhaitez rendre l’information plus accessible à vos collaborateurs (notamment les acheteurs ou les commerciaux), il y a Doctrine.
- Si vous souhaitez simplifier vos formalités administratives, Captain Contrat ou Legalstart s’en chargent pour vous.
- Si vous souhaitez automatiser la rédaction de vos contrats et documents juridiques, Legal Place vous propose différents modèles.
- Si vous souhaitez digitaliser les assemblées générales de votre entreprise, il y a EasyQuorum.
- Si vous souhaitez quantifier les risques juridiques de votre entreprise, Case Law Analytics vous propose une analyse très précise.
- Et pour automatiser la gestion de vos contrats, Hyperlex répond présent. Cette legaltech fondée en 2017 vous offre une solution Saas dédiée au contract management. Grâce à son intelligence artificielle, l’outil vous permet de travailler de gros volumes de contrats, sans que cela n’impacte vos activités.
Quels que soient vos besoins, ces legaltech ont pour objectif d’automatiser les tâches les plus chronophages. L’idée est alors d’aider les juristes et autres professionnels à se consacrer à leur cœur de métier : conseil juridique, vente, gestion de projet, etc.
Mais chacune étant spécialisée, vous devez élaborer un cahier des charges pour trouver celle qui correspond à vos besoins.
👀 A lire aussi : Parlons Legaltech avec Guillaume, CEO de Doctrine
Les bonnes pratiques pour créer un cahier des charges adapté
Pour trouver le logiciel de gestion de contrat adapté, vous devez réaliser un cahier des charges. Voici les étapes à suivre.
#1 – Faire un état des lieux
Il s’agit de faire le point sur l’organisation de vos équipes juridiques. À savoir, les missions réalisées, le temps passé, la communication entre les collaborations, les interactions avec les autres services, etc.
Une fois que vous aurez fait état du fonctionnement de votre service juridique, il convient de s’attarder sur toutes les difficultés quotidiennes. Par exemple, un temps de rédaction beaucoup trop long, une absence de digitalisation, un manque de protection des données, etc.
#2 – Intégrer les autres équipes
Comme votre service juridique n’agit jamais seul, il est important que la legaltech en gestion de contrat prenne en compte les besoins des autres équipes (commerciales, financières, mais aussi les ressources humaines en plus des équipes juridiques).
Dans ce cadre, n’hésitez pas à organiser des réunions avec les autres services pour connaître leurs difficultés face aux contrats.
#3 – Définir un cahier des charges
Une fois que l’ensemble de vos besoins sont identifiés, il est temps de définir un cahier des charges. Pour cela, vous devez convertir vos besoins en fonctionnalités capables d’y répondre.
Par exemple, vous souhaitez créer des contrats rapidement et à distance. Dans ce cas, vous devez trouver un logiciel de génération de contrat.
Mais attention, il ne s’agit pas de sélectionner n’importe quelle legaltech. Celle-ci doit répondre à l’ensemble de vos exigences. C’est-à-dire vos objectifs courts, moyens et longs termes. Et elle doit aussi s’adapter à la structure et l’environnement dans lequel elle devra s’articuler.
#4 – Faire un benchmark des solutions existantes
Après avoir élaboré votre cahier des charges, vous devez trouver les solutions legaltech existantes.
💡 Pour cela, on vous renvoie sur notre article vous proposant un top 20 des legaltech en France.
#5 – Défendre son projet et impliquer sa hiérarchie
Dernière étape et pas des moindres, vous devez obtenir l’accord de votre hiérarchie pour la mise en place du projet de legaltech. Ici, il s’agit surtout de montrer les avantages du logiciel pour améliorer le processus contractuel.
Maintenant que vous savez comment établir un cahier des charges, il ne vous reste plus qu’à trouver la legaltech en gestion de contrat qui saura répondre à vos besoins.
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