Après avoir passé du temps avec vos équipes à définir vos besoins et objectifs, c’est le moment de passer aux choses sérieuses en vous attaquant au choix d’une legaltech. La digitalisation de votre direction juridique n’en est plus au stade de la réflexion mais est bel et bien devenue un projet prêt à être mis en place.
Pour donner vie à vos réflexions, il vous faudra choisir une solution sur le marché et l’implémenter en interne. Ces étapes fondamentales impliquent une organisation et un accompagnement pour les mener à bien. Hyperlex vous livre ses conseils pour réussir votre projet.
#1 Choisir sa legaltech
Cette étape sera plus simple si, en amont, vous avez dégagé tous vos critères de sélection en fonction des besoins métiers et de l’objectif stratégique de votre digitalisation (voir notre article sur le sujet : les 4 questions à se poser avant de digitaliser sa direction juridique).
C’est le moment de partir à la recherche de votre legaltech. Il vous faut benchmarker les différentes solutions présentes sur le marché en fonction du résultat que vous souhaitez. L’offre legaltech est tellement abondante et diversifiée que, peu importe votre problématique, une solution existe.
- Vos objectifs : à cette étape, il s’agit de répondre à la question “pourquoi ?”. Pourquoi avez-vous choisi de mettre en place un projet de digitalisation au sein de votre direction juridique ? Il faut vous fixer des objectifs clairs et les garder en tête tout au long de votre étape de recherche.
- Vos besoins métier : si vous cherchez une solution aujourd’hui, c’est avant tout pour répondre aux difficultés de vos équipes. C’est pour cette raison que vous devez les impliquer dans votre projet. N’oubliez pas que la solution que vous recherchez doit venir les aider dans leur quotidien.
- Votre structure : attribuez un rôle à chacun des acteurs de votre digitalisation (juriste ou non) : chef de projet, testeurs, sponsor… Appuyez-vous sur des personnes impliquées et prêtent à consacrer du temps à ce projet car c’est un chantier conséquent.
- Le périmètre de votre projet : essentiel pour la bonne mise en place de votre futur outil, délimitez vos actions en fonction de vos priorités et des besoins dégagés précédemment. Pensez aussi à l’environnement technique dans lequel s’intégrera la solution (GED, CRM…). Pour identifier ces contraintes, rapprochez-vous de l’IT.
- Votre calendrier : sans lui, il vous sera impossible d’articuler votre projet. Pour avancer efficacement, vous aurez besoin de vous fixer des échéances. Ce planning ne sera pas forcément respecté à la lettre. Ce qui est important c’est de fixer un cadre, à vous et à vos équipes.
A noter : Pensez aussi à votre budget ! En dehors de vos objectifs et des difficultés que vous souhaitez résoudre, le budget alloué à ce projet va déterminer le type de solution que vous pourrez mettre en oeuvre. C’est pour cette raison qu’il est essentiel d’impliquer votre hiérarchie en amont.
#2 Mettre en place sa legaltech
Passons à la pratique. Après avoir benchmarké et analysé le marché, vous avez trouvé et choisi votre legaltech. Et désormais une question s’impose à vous et vos équipes : comment mettre en place une legaltech et intégrer cet outil à votre quotidien ?
Avant même de commencer l’intégration, il faut prendre conscience que mettre en place une solution technologique demande du temps et des ressources.
Paramétrer la solution par rapport à un cas d’usage
Pour commencer, il vous faut prioriser vos actions en fonction des besoins de vos équipes et de vos objectifs. Les choses doivent se faire par étape et sans précipitation pour éviter les déconvenues.
Choisissez par exemple les fonctionnalités que vous souhaitez tester en priorité ou la typologie et le nombre de contrats à intégrer dans votre solution.
Il est toujours préférable de faire les choses pas à pas pour s’assurer de la qualité de l’outil et l’adapter à vos usages spécifiques. Evitez d’importer l’ensemble de votre base contractuelle dès la première utilisation…
Intégrer la solution à l’écosystème technologique
Un logiciel c’est bien, mais un logiciel connecté c’est mieux ! Pensez donc aux solutions technologiques utilisées au sein de l’entreprise (ERP, CRM, logiciel achats…) : songez que chaque département a potentiellement son propre outil et les équipes, leurs propres usages. A vouloir multiplier les outils sans se poser la question de leur compatibilité, vous risquez de complexifier la situation alors que l’objectif de départ était la simplification…
Le sujet de la compatibilité doit avoir été posé au moment même du benchmark, pour vous permettre de faire un choix en conséquence.
Exemple : Hyperlex s’intègre à DocuSign pour associer à la gestion et l’analyse des contrats, un outil de signature électronique.
Pour cela, il faut impliquer votre département IT dès l’étape de réflexion de votre projet de digitalisation. Vous avez besoin d’être accompagné dans ce processus qui est un sujet technique, dépassant le secteur juridique.
Tester et faire tester pour mettre au point votre nouvelle solution
La solution que vous mettez en place a pour objectif de devenir l’outil du quotidien de votre direction juridique et des opérationnels. Il est essentiel qu’ils puissent le manipuler et se familiariser à son fonctionnement pour remonter leurs observations.
Nourrir des interactions fortes avec la legaltech
Votre legaltech n’est pas juste un outil, c’est aussi un service. Derrière chaque legaltech, il y a des équipes disponibles pour vous accompagner dans la mise en place de la solution.
Pour Benjamin Moutte de chez Rakuten France, c’est l’approche relationnelle qui a fait la différence avec les autres legaltech présentes sur le marché.
👉 Lire aussi : Interview de Benjamin Moutte, directeur juridique “augmenté” de Rakuten France
Interagir avec votre legaltech, c’est aussi l’aider dans son développement. En se basant sur les remontées de leurs utilisateurs, les legaltech améliorent leurs services constamment et développent de nouvelles fonctionnalités encore mieux adaptées à vos besoins…
#3 Communiquer
Informer et former ses équipes pour favoriser l’adoption
Il ne suffit pas de mettre en place une solution, il faut également qu’elle soit utilisée par vos collaborateurs. C’est au chef de projet d’impulser cette dynamique en interne en accompagnant les équipes vers l’adoption de la solution. Plus l’adhésion est forte, plus les résultats peuvent être impressionnants.
Vous n’êtes pas seul dans cette démarche : l’équipe de la legaltech est là pour former vos équipes et assurer le succès du projet. C’est généralement l’objectif des Customer Success, qui vont vous accompagner dans cette conduite du changement.
Communiquer pour faire rayonner la direction juridique
Les directions juridiques ont radicalement transformé leur image ces dernières années comme acteur business et moderne. Appuyez-vous sur les KPI’s de votre nouvelle solution pour montrer ce que fait votre service, notamment pour mettre en avant la progression de vos performances et les impacts positifs sur l’activité de l’entreprise. Par ailleurs, l’utilisation d’une solution technologique participe à la modernisation de l’image de la fonction. Imaginez même… que dirait votre service marketing digital en apprenant que vous utilisez l’intelligence artificielle pour traiter vos contrats ?
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