À l’heure du tout numérique, les entreprises ont de plus en plus recours à la digitalisation pour gérer leurs différentes activités. Parce que le pas n’est pas toujours évident à franchir, surtout lorsque cela touche à des points de la vie de votre entreprise aussi sensibles et indispensables que vos documents juridiques, nous vous expliquons ici comment procéder.
Automatisation des process, dématérialisation des documents, acquisition de nouveaux outils plus performants et plus adaptés… vous ne verrez plus la gestion juridique de votre entreprise de la même façon !
Comment préparer ses documents juridiques à la digitalisation ?
Vous l’avez déjà compris, digitaliser vos documents juridiques ne se résume pas à scanner vos différents contrats, vos modèles de documents juridiques… bref toute votre documentation juridique. Ce process de digitalisation est avant tout un travail d’équipe qui doit permettre de comprendre les besoins réels et les priorités de votre service juridique afin de choisir les outils les plus adaptés à vos différentes activités.
Impliquez votre équipe pour une transition efficace et tout en douceur
Certes, vos juristes ne correspondent pas à l’image archaïque d’un employé de bureau enfermé dans un bureau, complètement déconnecté de la réalité de la vie d’entreprise, avec des piles de documents ennuyeux. Toutefois, certaines de leurs tâches sont très réglementées et nécessitent une attention toute particulière. Leur imposer de nouveaux outils sans les consulter au préalable peut faire échouer toute votre transition digitale.
C’est pourquoi il est important de dialoguer de façon ouverte avec votre équipe et de donner à vos collaborateurs la possibilité de s’investir dans la digitalisation des documents juridiques dont ils se servent au quotidien.
- Identifier avec votre équipe leurs besoins prioritaires
En fonction de votre organisation interne et des relations entre le service juridique et les autres services de votre entreprise, vous avez peut-être intérêt à gérer la dématérialisation des contrats en premier, la mise en place de la signature électronique, ou alors la gestion et le traitement des données par exemple. Vous pouvez désigner un chef de projet digital pour faciliter le dialogue avec vos juristes et éventuellement la legaltech qui vous accompagne dans votre transition.
- Présenter les avantages de la digitalisation d’un document juridique
Comme pour tout projet d’une certaine ampleur, la digitalisation de la documentation juridique de votre entreprise peut sembler être une tâche colossale et un peu effrayante pour les non-initiés. Pour motiver votre équipe, il est important de présenter les avantages qu’une telle transition lui apportera au quotidien : gain de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, réduction du risque d’erreur, etc.
Avec la digitalisation de vos documents juridiques, vous gagnerez en temps et en efficacité. De plus, avec la dématérialisation de votre documentation juridique, vos collaborateurs auront accès en toute sécurité à leurs documents de travail, quel que soit le lieu où ils se trouvent, au bureau, chez un client ou en télétravail.
Former vos équipes au digital
Les réticences de votre équipe peuvent être liées à la peur de l’outil perçu comme trop compliqué à utiliser, inadapté ou encore pas assez personnalisé. Pour remédier à cela, vous pouvez organiser des sessions de formation afin d’accompagner vos collègues dans la prise en mains de leurs nouveaux outils de travail.
Vous pouvez également désigner un ou plusieurs champions qui aideront leurs collègues sur le long terme. Spécialistes de leurs outils, ils pourront répondre à leurs différentes questions au quotidien.
Les bonnes pratiques pour digitaliser ses documents juridiques
Quitte à digitaliser vos documents juridiques, autant le faire bien ! Il s’agit là d’un projet d’ampleur et l’idéal est donc de se faire accompagner par un expert de la legaltech qui pourra vous guider étape par étape.
Quels documents digitaliser ?
Si vous avez déjà ouvert les armoires d’un service juridique et consulté ses archives, vous savez que le nombre de documents juridiques disponibles est considérable. Pourtant, tous ne sont plus forcément utilisés. Certains peuvent être devenus obsolètes à cause d’un changement dans la législation, d’autres ne sont plus à jour parce que la loi a évolué… Il convient donc de faire le tri et de définir quels documents peuvent être mis de côté et quels documents doivent être mis à jour avant d’être mis en ligne.
Profitez-en également pour vous assurer qu’aucun document juridique ne manque dans votre documentation, comme un modèle d’avenant de passage en télétravail à temps plein ou à temps partiel par exemple.
Anticipez l’automatisation du traitement de vos documents juridiques
Afin d’optimiser l’utilisation de vos nouveaux outils une fois votre document juridique en ligne, pensez à le présenter de façon à ce que son optimisation soit simple (changement de l’entête, des noms des parties concernées, etc.). Plus ces étapes de personnalisation de vos documents juridiques sont traitées de façon automatique par vos outils, plus le risque d’erreur est réduit, sans compter le temps que vous gagnerez à chaque fois que vous devrez éditer un nouveau contrat, un nouvel avenant, une nouvelle lettre… !
Inspirez-vous de modèles de documents juridiques disponibles en ligne
Si vous faites appel à un prestataire externe spécialisé dans la transition digitale des services juridiques des entreprises, il dispose normalement d’une bibliothèque de modèles de documents juridiques complète. Il lui suffira donc de sélectionner ceux dont vous avez besoin et de les personnaliser pour vous.
Si vous gérez vous-même la digitalisation de vos documents juridiques, vous pouvez tout à fait vous inspirer de modèles de documents juridiques disponibles en ligne. Par définition, un document juridique doit respecter des normes strictes (clauses, conditions générales de ventes, d’utilisation, législation en vigueur, etc.), cela vous simplifiera donc la rédaction de vos documents. Attention cependant : assurez-vous que les informations que vous utilisez sont à jour et adaptées à votre activité ou à votre situation.
Pour une transition digitale réussie, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel qui vous aidera à identifier vos besoins et à réaliser le passage de votre entreprise à l’ère du digital dans les meilleures conditions !
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