La pandémie du coronavirus bouleverse la vie des entreprises autant que celle des hommes. Le confinement n’impacte pas seulement l’organisation du travail des salariés mais aussi l’ensemble des relations de l’entreprise avec ses partenaires. En effet, nombreux sont les professionnels qui s’interrogent sur la poursuite de leurs contrats en cours et sur les conséquences des obligations contractuelles ne pouvant plus être honorées.
Pour sécuriser leurs décisions et limiter les risques de contentieux, les entreprises peuvent s’appuyer sur des mécanismes juridiques d’exonération de responsabilité et d’assouplissement du lien contractuel, comme la force majeure, l’imprévision, ou encore, à l’international, la frustration et le hardship. Mais comment analyser rapidement des centaines, voire des milliers de contrats, pour vérifier si ces mécanismes peuvent être activés ? Réponse dans cet article.
Mettre en place une stratégie face à la crise sanitaire
Avant de se lancer dans l’analyse documentaire, il convient de se fixer des objectifs pour chaque contrat. Ce sont ces objectifs qui vont déterminer les informations à rechercher durant l’audit et comment les traiter. En d’autres termes, s’agira-t-il de maintenir, d’aménager, de suspendre ou de rompre le contrat ?
- La renégociation : elle a pour but de maintenir la relation contractuelle et d’adapter le contrat à la nouvelle situation des parties. Pour aboutir, la renégociation a besoin de l’accord de toutes les parties. La principale contrainte est la poursuite de l’exécution du contrat aux conditions initiales jusqu’au nouvel accord.
- La suspension : il s’agit de suspendre le contrat dans l’attente de sa reprise aux conditions initiales à l’issue du confinement. Cet objectif est à privilégier lorsqu’au moins une partie ne peut exécuter ses obligations du fait des mesures gouvernementales (par exemple, interdiction de déplacement, fermeture de magasins…).
- La résiliation : elle consiste à mettre un terme à la relation contractuelle. Elle peut être à privilégier lorsque l’exécution du contrat est limitée dans le temps (par exemple, vente de produits saisonniers).
Auditer chaque contrat pour estimer le risque juridique
Une fois les objectifs définis, l’analyse des contrats permet d’évaluer les risques juridiques de sa stratégie afin de sécuriser les décisions de l’entreprise. Il s’agira de cartographier l’ensemble de la base de contrats en identifiant les éléments favorables ou non à la réalisation de l’objectif.
Par exemple, une stratégie consistant à reporter à la fin du confinement les approvisionnements de l’entreprise en raison de la fermeture d’un entrepôt, pourrait présenter un risque faible, voire nul, si le contrat en cause prévoit une clause de force majeure désignant spécifiquement la pandémie comme un cas de force majeure autorisant la suspension du contrat.
Parmi les éléments à prendre compte dans l’analyse :
- les contrats en cours d’exécution
- la durée du contrat
- la date de signature
- le droit applicable
- l’ouverture des clauses de résiliation anticipée
- la présence de clauses de force majeure ou d’imprévision
- les pénalités applicables en cas d’inexécution du contrat
- …
Analyser rapidement sa base de contrats, est-ce possible ?
L’audit de votre base de contrats comprend deux phases :
- Une phase d’extraction des informations qui consiste à relire et noter la présence ou l’absence des éléments recherchés pour chaque document. Cette extraction donne lieu à un classement des contrats qui va permettre de les traiter par groupe.
- Une phase d’analyse juridique et de conseil stratégique opérée par un avocat, qui va permettre d’exploiter les résultats obtenus lors de la première phase.
L’appui des technologies pour réaliser un diagnostic rapide
La première phase s’avère autant chronophage que source d’erreurs et d’oublis si le volume de documents à traiter manuellement est important. En effet, comment relire et catégoriser des centaines voire des milliers de documents en seulement quelques jours ? Pour accélérer et sécuriser cette étape, des outils technologiques existent.
Basés sur l’Intelligence Artificielle comme chez Hyperlex, ils permettent de gagner beaucoup de temps en éliminant les tâches de relecture et de saisie des informations. Ils aident aussi à réduire les erreurs en passant au crible des algorithmes l’intégralité du contenu des contrats. Véritables outils d’aide à la décision, ils apportent rapidement plus de visibilité sur l’ensemble de la base contractuelle.
Le fonctionnement de l’Intelligence Artificielle durant l’audit contractuel
Concrètement, comment ça marche ? Chez Hyperlex, notre IA est capable de reconnaître automatiquement les types de documents, les clauses et les concepts juridiques clés, sans la moindre saisie manuelle.
Ce travail d’identification fait, les informations sont restituées sous forme de tableau Excel exploitable pour l’analyse juridique qui va suivre. En un coup d’oeil, l’entreprise retrouve, pour chaque contrat, les éléments permettant d’atteindre les objectifs fixés : par exemple quels sont les contrats contenant une clause de force majeure, quel est le droit applicable, quelles sont les dates de signature, etc. Tous les contrats sont désormais classables facilement en fonction de la stratégie décidée par l’entreprise.
LE SAVIEZ-VOUS ?
Les informations extraites par l’IA sont également disponibles via d’autres fonctionnalités au sein de la plateforme Hyperlex. Au-delà de repérer les données clés des contrats, notre solution vous permet aussi d’en tirer parti de manière autonome en constituant automatiquement votre base de données. Vous pouvez facilement gérer vos contrats de manière collaborative à toutes les étapes de leur cycle de vie :
- génération à l’aide de modèles partagés,
- processus de validation dématérialisés et signatures électroniques,
- suivi des échéances grâce aux rappels automatiques,
- moteur de recherche intelligent pour retrouver tout type d’information et de documents à tout moment,
- reportings,
- export dans les outils ERP, GED et CRM… et cela où que vous soyez.
Une connexion Internet suffit pour accéder à notre plateforme 100% sécurisée, dans laquelle tous les fichiers bénéficient du même niveau de cryptage que les standards de sécurité bancaire.
Exemple de schéma d’audit contractuel avec Hyperlex
Cartographier vos contrats avec une technologie suppose de définir un schéma de contrôle, c’est à dire les éléments que vous souhaitez faire ressortir par l’IA. Ces éléments peuvent ensuite être validés et exploités avec l’aide d’un expert du droit comme votre avocat.
Comment recourir à l’IA d’Hyperlex pour auditer vos contrats dans le contexte du COVID-19 ?
Hyperlex propose de réaliser un audit flash de vos contrats fournisseurs, corporate et commerciaux, pour vous aider à mieux évaluer les impacts du Covid-19 sur vos engagements en cours, à partir de 8,99€ par document*.
Nous identifions par exemple :
- les contreparties
- le droit applicable
- les dates de signature
- la présence des clauses de force majeure, de frustration, de résiliation, de hardship, de SLA…
Les résultats sont obtenus rapidement grâce à l’Intelligence Artificielle et sont vérifiés par nos Legal Experts. Nous pouvons traiter jusqu’à 1000 points de contrôle par heure (par exemple, 1000 dates de signature).
Nous vous livrons les résultats sous Excel afin que vous puissiez rapidement les exploiter. Si vous le souhaitez, nous pouvons également vous faire bénéficier d’offres spéciales de nos cabinets d’avocats partenaires pour l’analyse juridique et le conseil stratégique au regard de ces éléments.
OFFERT AVEC L’AUDIT FLASH : UN MOIS D’ESSAI DE NOTRE PLATEFORME
- vous pouvez accéder aux résultats de l’audit dans votre compte Hyperlex et utiliser notre moteur de recherche intelligent pour naviguer facilement dans l’ensemble des documents audités ;
- vous pouvez tester nos fonctionnalités de gestion de contrat : workflows d’approbation, signature électronique, rappels, reportings, etc.
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