Comment signer un contrat de travail à distance ? 🖊️

La crise sanitaire a accéléré les besoins en solutions numériques pour les entreprises et démocratisé le travail à distance. Notamment pour les recruteurs, qui doivent réinventer une manière de recruter sans rencontrer le candidat… et ce même pour la signature de leur contrat de travail !

Selon une étude portée par l’Usine Digitale et Sopra HR, en 2021, près de 60% des RH constatent que le recrutement de nouveaux collaborateurs à distance fait partie des évolutions de leur métier étroitement liées à la Covid-19.

Si les outils SIRH sont de précieuses ressources pour les entreprises, ils ne couvrent pas forcément la totalité des besoins des recruteurs.

Alors comment s’organiser dans la gestion de ses contrats de travail puis dans la signature des contrats de travail à distance lorsqu’on est recruteur ?

Générer et signer un contrat de travail à distance

Un contrat de travail est un accord entre salarié et employeur. Une fois signé, il fixe les obligations légales par lesquelles ils sont liés durant toute la durée de ce dernier.

La majeure partie du temps, ce sont les directions des ressources humaines qui sont chargées de la rédaction de ces contrats.

Leur contenu varie d’une entreprise à l’autre. Toutefois, ils doivent comporter les mentions prévues par le Code du Travail, mais aussi la fonction du salarié, son salaire, ses horaires de travail, son lieu de travail… Certaines clauses (confidentialité, non-concurrence…) peuvent également y être ajoutées.

L’échange de ce contrat de travail pour signature entre une entreprise et un futur collaborateur est un moment-clé ! Il est encadré par des règles strictes et nécessite donc d’être fait en bonne et dûe forme dans un laps de temps court.

L’utilisation d’un CLM avec signature électronique peut vous aider à générer et signer ces contrats de travail rapidement et efficacement, afin de vous faire gagner en temps… et en productivité !

Gérer ses contrats de travail dans un CLM

Terminé les contrats de travail amassés dans des classeurs à intercalaires et la perte de temps liée à la recherche du bon document !

Aujourd’hui, il est plutôt fort probable que vous génériez vos contrats de travail sur un logiciel de traitement de texte, que vous les envoyiez et que vous les stockiez de manière numérique et sécurisée (on l’espère 😱).

Mais savez-vous qu’il existe encore plus simple ? Grâce à une solution SaaS de gestion de contrats comme Hyperlex, vous pouvez à la fois stocker, générer, valider ou encore faire signer vos contrats, où que vous soyez, et en toute sécurité.

Toutes vos données et celles de vos candidats sont protégées. 🔐

Les avantages d’un CLM dans la gestion de ses contrats de travail

Notre CLM Hyperlex est un outil collaboratif, conçu pour optimiser tous les processus contractuels de l’entreprise.

Il assiste notamment les RH dans l’ensemble du cycle de vie de leurs contrats pour vous faire gagner en temps, en productivité et pour vous permettre de vous concentrer sur vos tâches à forte valeur ajoutée.

Parmi les avantages d’un CLM comme Hyperlex dans le métier de RH, on note :

⚙️ La génération de contrats automatisée
Personnalisez vous-même la base de modèles prédéfinis de vos contrats de travail ! Vous gagnez du temps sur la génération du contrat mais aussi sa négociation. Grâce au clausier juridique, vos clauses sont pré-enregistrées et vous n’avez qu’à sélectionner celle dont vous avez besoin.

📝 L’interopérabilité avec Word ou Gsuite
C’est bien de pouvoir automatiser l’écriture de ses contrats, mais c’est encore mieux lorsque l’on peut garder les outils avec lesquels on a l’habitude de travailler ! Avec un CLM comme Hyperlex, vous pouvez connecter notre solution à vos traitements de texte préférés.

💻La centralisation de toutes vos données
Tous vos contrats sont tenus à jour dans une base de données sécurisée que vous pouvez consulter à tout moment, à n’importe quel endroit. Toutes les versions de vos contrats sont enregistrées au même endroit, de sorte à toujours garder une trace de leurs modifications.

🔔 Le système d’alerte et de notifications
Grâce à un CLM comme Hyperlex et notamment à l’intelligence artificielle avec laquelle il fonctionne, vous êtes notifiés en temps réel afin de ne manquer aucune échéance comme une fin de période d’essai ou la deadline pour répondre à une offre.

📊 Les tableaux de bords personnalisables
Il est possible d’isoler des données statistiques dans des tableaux de bord afin d’avoir une vision d’ensemble de l’activité contractuelle de votre service, en temps réel. Un outil pratique pour ses propres audits et pour rendre compte à sa hiérarchie !

🎁 A télécharger : 6 outils RH pour gagner du temps et proposer une expérience optimale à vos collaborateurs

Signer un contrat de travail à distance grâce un CLM

Grâce à un CLM comme Hyperlex, il est également possible de faire signer tous ses contrats de travail à distance ! Et ce, en toute sécurité.

Les outils de signature électronique sont devenus incontournables aujourd’hui, pour tous les professionnels qui ont besoin de signer des contrats. Ce sont de véritables atouts pour gagner en efficacité et en rapidité puisqu’ils permettent de dématérialiser le processus de signature en toute légalité.

En effet, les outils de signature électronique répondent tous au règlement européen eIDAS, établi par l’UE.

Notre solution est connectée à une majeure partie des acteurs de signature électronique disponibles sur le marché et ce, sans couture ! C’est-à-dire que la connexion se fait automatiquement.

De cette manière, signer un contrat de travail à distance n’a jamais été aussi simple.

🤔 Comment ça fonctionne ?

Une fois le contrat finalisé dans Hyperlex, il suffit de lancer une demande de signature électronique au candidat – et futur collaborateur. Finies les impressions, finis les envois ou les rendez-vous officiels mais toujours un peu pressés, puisqu’il en est informé par mail instantanément. Il peut ainsi lire le contrat à son rythme et signer dans la foulée.

Grâce à un CLM couplé à un logiciel de signature électronique, un contrat de travail peut être signé en seulement quelques minutes ! Vous accueillez ainsi vos nouveaux collaborateurs le plus rapidement possible.

“J’ai été agréablement surprise de la rapidité et de la simplicité du processus de signature d’Hyperlex durant mon embauche.
Je me souviens avoir reçu mon contrat de travail par email, prêt pour signature via DocuSign, dans les minutes qui ont suivi ma réponse ! J’ai signé mon contrat dans la journée et j’ai pu démarrer très vite mon préavis de départ dans la société qui m’employait à l’époque.
A une étape charnière de ma vie professionnelle, à la fois excitante et anxiogène, ce processus innovant m’a beaucoup sécurisée.”

Stéphanie, Head of Marketing

🤩 Bonus :

Le chemin ne s’arrête pas au contrat de travail avec vos nouveaux collaborateurs.

Grâce à Hyperlex, vous pouvez également leur faire signer tous les documents liés à leur onboarding, comme les documents de remise de matériels par exemple.

Quelle efficacité !

Vous souhaitez en savoir plus sur notre CLM Hyperlex pour faciliter vos processus d’embauche ?

N’hésitez pas à nous contacter !

Je contacte l’équipe !

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