Une solution de gestion du cycle de vie des contrats, appelée en anglais Contract Lifecycle Management ou CLM, peut être d’une grande aide aux professionnels des achats.

La crise sanitaire affecte les chaînes d’approvisionnement et les relations commerciales. Retards dans les commandes et les paiements, difficultés à obtenir des informations sur la chaîne d’approvisionnement… Les effets négatifs sont multiples. Mais l’analyse des contrats et la gestion des risques contractuels constituent des solutions pour y remédier.

Hyperlex, la solution de gestion de contrats pour toute l’entreprise, vous éclaire sur les CLM et leurs utilités pour les acheteurs.

CLM : Qu’est-ce qu’une solution de gestion du cycle de vie des contrats (Contract Lifecycle Management) ?

Accélérer la productivité des équipes grâce à la technologie, voilà tout l’enjeu de la transformation digitale des entreprises. Et les outils qui permettent de collaborer à distance, d’automatiser un certain nombre de tâches ou de mesurer des actions de manière précise s’inscrivent dans cette démarche.

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats font partie de ce type d’outils. Elles permettent d’optimiser les processus contractuels des entreprises.

Hyperlex est une solution qui propose, via une plateforme cloud en mode SaaS d’analyser les contrats des entreprises et d’en extraire le contenu clé – clauses, dates, etc. Suite à une analyse sémantique de ce contenu, Hyperlex stocke les contrats de façon entièrement sécurisée, autorisant les recherches, modifications, validations et signatures des contrats.

Un logiciel SaaS, c’est quoi ? C’est une solution entièrement sécurisée accessible à distance. Elle permet à toutes les équipes, qu’elles soient juridiques ou opérationnelles, de travailler ensemble sur les contrats de l’entreprise.

 

Contract Lifecycle Management : pourquoi est-ce utile pour les professionnels des achats ?

Maîtriser les risques juridiques des contrats, sécuriser et accélérer la contractualisation, optimiser les marges, sont autant de missions des pôles achats.

Une solution de gestion du cycle de vie des contrats comme Hyperlex intervient à chaque étape du processus contractuel. Elle offre ainsi une visibilité gigantesque et peut aider à prévoir les obstacles potentiels liés aux engagements contractuels avec les fournisseurs.

En outre, elle permet d’éliminer les tâches répétitives, comme le fait de devoir remplir à la main tous les champs d’un contrat en copiant et collant les informations.

Les benchmarks de l’IACCM, l’association mondiale de gestion des contrats, estiment qu’entre environ un quart et un tiers des entreprises ont du mal à :
1) trouver leurs contrats,
2) trouver des informations spécifiques avec des clauses particulières
3) évaluer / signaler les risques dans leurs portefeuilles de contrats.

Chez Hyperlex, nous savons que les meilleurs contrats fonctionnent grâce à des processus, des politiques et une gestion des risques robustes. De cette façon, lorsque diverses conditions externes changent, les contrats sous-jacents peuvent traduire ces changements aux parties concernées et leur donner réellement de l’aide à la décision.

Et c’est là que réside le problème fondamental : si vous ne disposez pas d’un référentiel de contrats digitalisé rempli de contrats «intelligents» qui modélisent la richesse et la complexité de l’échange de valeur entre les parties dans des relations commerciales dans un monde risqué, vous conduirez aveugle et vous vous exposerez à des risques.

Ainsi, lorsque vous considérez l’impact de la COVID-19 sur vos clients, fournisseurs et employés, vous pouvez voir à quel point l’impact de la pandémie est omniprésent sur les contrats liés non seulement à la force majeure (et aux clauses de résiliation, loi applicable, juridiction, arbitrage, etc.) , mais également aux performances de livraison / niveaux de service, aux dommages-intérêts, aux conditions de paiement, etc.


1) Sécuriser et accélérer la contractualisation avec des workflow de validation

Un CLM comme Hyperlex peut permettre aux acheteurs de paramétrer des workflows, c’est-à-dire des circuits de validation. C’est un peu comme un chemin déclenché automatiquement (et avec des validateurs prédéfinis) que le contrat doit suivre absolument. De cette manière, le contrat est automatiquement et obligatoirement validé par les bonnes personnes en interne, avant d’être envoyé pour signature.

Le saviez-vous ? Hyperlex permet à ses utilisateurs de signer électroniquement des documents via des outils intégrés comme Docusign et Hellosign. Les bons de commande sont signés plus rapidement !

 

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2) Renforcer la conformité des contrats grâce à des fonctionnalités adaptées

80% des acheteurs n’ont pas une parfaite maîtrise des termes juridiques et la structure de leurs contrats selon McKinsey.

Pourtant, renforcer la conformité des nouveaux contrats fait partie de leurs missions ! Sur ce point, la technologie peut donner un coup de pouce non négligeable.

Une solution de contract management comme Hyperlex permet aux équipes juridiques de créer des modèles de contrats afin qu’ils soient directement utilisables par les différentes équipes. Cette fonctionnalité permet aux acheteurs d’accéder à des contrats toujours conformes.

Hyperlex propose aussi un clausier collaboratif, une sorte de bibliothèque regroupant toutes les clauses validées par la direction juridique (clause de sécurité, clause d’engagement, clause cybersécurité, clause de résiliation) que l’on peut facilement retrouver grâce à un moteur de recherche intelligent. La conformité des contrats en est encore renforcée, et les acheteurs peuvent comparer facilement les clauses.

 

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3) Suivre les obligations fournisseurs sans jamais manquer aucune échéance

Aberdeen nous apprend dans une étude datant de 2021 que : 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable.

Cependant, les professionnels des achats ont quotidiennement besoin de :

  • comparer les différents prix des fournisseurs,
  • suivre les obligations dans le temps sans manquer aucune échéance,
  • trouver facilement les informations clés des contrats.

Avec Hyperlex, leurs contrats sont centralisés au sein d’une unique interface, et sont toujours à jour dans une base de contrats fournisseurs sécurisée. Même à distance, vous pouvez les consulter facilement.

Pour éviter les pénalités et les reconductions tacites, vous avez la possibilité de paramétrer des alarmes automatiques sur les contrats. Ainsi, vous êtes notifiés à l’avance de la date d’échéance des contrats et vous pouvez prendre les dispositions nécessaires avant les reconductions tacites.

 

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4) Analyser et améliorer la performance des fournisseurs

Comment atténuer les risques de la chaîne d’approvisionnement et prendre les bonnes décisions ? Avec Hyperlex, il est très facile de pouvoir suivre et analyser les données des contrats.

  • Avec des tableaux de bord statistiques personnalisables qui vous permettent de visualiser l’évolution des engagements fournisseurs.
  • Avec la possibilité d’exporter toutes les données de vos contrats sous Excel par exemple, pour avoir une vision 360° de votre activité.
  • Avec des fiches de synthèse des contrats qui vont mettre en lumière les informations importantes et les clauses à risques sans avoir à parcourir les documents.
  • Avec un accès instantané à l’information via un moteur de recherche.

 

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