Est-ce que cela vous est déjà arrivé – après avoir négocié et validé un contrat – de recevoir, le vendredi soir à 19h30, une nouvelle demande de correction ? C’est normal : cette situation est plus que banale. Mais il existe des solutions très efficaces pour faire comprendre à vos clients ce qu’ils signent.  

Nous avons demandé à Romain Hazebroucq, fondateur de RHVisuels, agence de Legal Design et Legal Operations, et responsable pédagogique du LAB EFB, de donner ses meilleurs conseils pour y parvenir. Vous n’allez pas être déçu.

 

Contract management, data set et document word

Le décor 🎥

Après 3 mois de négociations et 16 versions avec mark-ups, vous avez enfin livré votre contrat à votre client (externe ou interne). Et voilà que le téléphone sonne : « Que signifie cette clause ? » « L’autre partie me reproche ça… Qu’est-ce que je risque ? », « On pourrait modifier le prix finalement ? »…

Vous pensiez que le contrat était suffisamment clair et que son destinataire le maîtrisait assez pour être autonome ? Raté ! 

Aujourd’hui dans mon activité de conseil auprès des professionnels du droit, je suis sollicité pour améliorer leurs contrats tant sur le fond que sur la forme, notamment pour leur éviter de perdre du temps à faire du SAV une fois le contrat envoyé. Il faut donc que leurs clients comprennent ce qu’ils signent. Alors mon premier réflexe pour les aider…

 

…ouvrir un tableau Excel

 

N’ayez pas peur ! Vous allez être conquis 😊

Nous allons rédiger votre contrat dans un document Excel. Ou dans un outil de gestion comme Hyperlex. Bref, nous allons en faire un data set. Ce data set (notre brute) sera la courroie de transmission entre le document Word (notre truand) que signeront les parties, et des process de contract management (notre « bon ») que votre client mettra en place.

Forts de ce constat, faisons le point entre le Bon, la Brute et le Truand. 

 

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Le truand (le document Word) 👺

 

Écartons tout d’abord le document Word qui est notre Truand. En effet, rédiger son contrat dans un Word conduit à une pratique que je trouve personnellement aberrante, qui consiste à négocier des contrats à coups de mark-up. Vous savez, quand vous recevez le retour du juriste de la partie cocontractante, et que celui-ci a ajouté des dizaines de commentaires et de mark-ups où se mélangent indistinctement corrections de coquilles, modifications de points de détails, et remise en cause de points de négociation importants. 

 

👉 Les mark-ups et les commentaires ne sont pas des outils pour négocier un contrat.

 

 

Le bon (le contract management) 😇

Passons au Bon, c’est le contract management. Pourquoi est-il le bon de notre histoire ? Je vous renvoie à mon article précédent (« Le Contract management est-il fait pour nous faire gagner du temps ? »), dans lequel je vous en vantais l’intérêt. 

 

Cette pratique permet d’améliorer la rédaction de l’acte. Dans leur ouvrage Le contract management (Eyrolles, 2019), les auteurs Alain Brunet et Franck César expliquent qu’il ne faut pas enfermer le contrat dans son objectif judiciaire. 

 

Le contrat est un « instrument de pilotage de la relation contractuelle entre les parties, qui devraient se prévaloir d’un usage proactif ». Il faut avoir une lecture large des intérêts de son client : rédiger un contrat en ayant en tête uniquement le risque de contentieux finit par le desservir.

 

A ce titre, d’une part, n’oubliez pas que le contrat s’adresse à pas moins de cinq utilisateurs : le client, la partie cocontractante, le conseil de la partie cocontractante (son juriste ou son avocat), le juge et, enfin, l’avocat de votre client, celui qui gèrera le contentieux qui surviendra sur le contrat. Il ne faut en négliger aucun. 

 

Et, d’autre part, n’oubliez pas non plus que chaque partie peut avoir plusieurs besoins. Par exemple, votre client, pendant la négociation, a besoin d’un contrat clair et qu’il maîtrise. 

 

Par ailleurs, après la signature, il a besoin d’une aide sur la mise en œuvre opérationnelle et d’une implication proactive de votre part, notamment, en cas de modification de la réglementation sur laquelle se base l’opération, ou si une nouvelle jurisprudence survient et remet en cause l’efficacité de certaines clauses.

 

👉 Bref, un contrat est un outil trop complexe pour être rédigé dans un simple document Word, or quel truand ce Word ! C’est sur lui que nous concentrons toute notre attention, alors que le vrai travail se fait ailleurs : dans la création d’un data set.

 

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La brute (le data set) 🤬

Le data set, c’est un tableau dans lequel vous allez rédiger le contenu du contrat (et bien plus). Si nous le faisons sous la forme d’un tableau Excel, il bouscule vos habitudes, il fait peur avec ses lignes et ses colonnes et il est impitoyable avec les imprécisions de notre rédaction. 

 

Le data set, c’est définitivement notre brute ! Mais une brute indispensable…

En effet, vous allez utiliser dans votre tableau une matrice de rédaction. Cette matrice est propre à chaque juriste. Idéalement, chaque situation contractuelle implique une matrice propre. Je vous en présente une qui constitue une bonne base de départ : la matrice IDPES. 

Comment se matérialise la matrice IDPES dans votre data set ? Vous allez prévoir 5 colonnes intitulées :

  • « Intention des parties », 
  • « Déclencheur », 
  • « Précisions juridiques », 
  • « Enregistrement » 
  • et « Sanction ». 

 

Pour chacun des points de votre contrat (on parle de points, et non d’articles, un point devant être court et mono sujet), vous complétez chacune de ces colonnes, ou, au moins, vous vous posez la question de savoir s’il y a lieu de préciser quelque chose. 

Vous exportez le tout dans un Word avec une mise en page construite en appliquant les techniques du legal design (merci la fonction « publipostage » !) et vous avez le contrat prêt-à-signer par les parties.

Mais allons plus loin. Dans le data set, en plus des colonnes IDPES, pour chaque point, vous pouvez ajouter dans des colonnes supplémentaires des commentaires à destination de votre client uniquement. 

Vous allez ainsi prévoir une véritable stratégie avec les process ou les modèles à utiliser durant la relation contractuelle.

👉 Ce data set, c’est ce qui doit être fourni à votre client. Il pourra lui-même noter des incidents ou retrouver vos consignes.

 

Et vous dans l’histoire ? 🤠

Pas convaincu(e) ? Vraiment ? Que diriez-vous si je vous montrais que le data set, en plus de sécuriser votre méthode de rédaction, vous simplifiait la gestion de votre temps ? 

La rédaction à l’aide d’une matrice permet de mieux organiser votre journée. En effet, il existe deux types de tâches. Les tâches « énigmes » qui requièrent de votre part des éclairs de lucidité et de créativité, et les tâches « analytiques » qui, elles, ne demandent que de la concentration.

J’aimerais savoir : êtes-vous plutôt du matin ou du soir ? Si vous êtes du matin, une étude datant de 2011 (1) démontre que, pour les tâches énigmes, vous serez plus productif ou plus productive en fin de journée. En effet, paradoxalement, la fatigue accroît la créativité. 

A l’inverse, les personnes du soir doivent réaliser les tâches énigmes le matin, quand elles ne sont pas encore totalement réveillées. A ce titre, un petit conseil : pas plus de 3 tâches énigmes par jour !

Si vous rédigez votre contrat dans une matrice, ordonner les points et remplir la colonne « Intention des parties », c’est une tâche énigme. Compléter les autres colonnes, c’est une tâche analytique, vous pourrez la réaliser plus tard ou la déléguer. 

 

Enfin, s’agissant de la mise en forme… Eh bien, si vous suivez mes vidéos sur le legal design, vous saurez que ce n’est pas une tâche créative, mais bien une tâche analytique : il n’y a pas de bon ou mauvais moment dans la journée pour la faire ! En effet, chaque élément de la matrice va avoir sa propre mise en forme pour attirer l’œil de l’utilisateur cible : gras, italique, aplats de couleur, liserés, etc. 

 

Finalement ce document Word est juste la vitrine de votre travail. 

 

Épilogue 🎞️

Aujourd’hui utiliser un modèle de contrat est à la portée de n’importe quel juriste. Mais avec l’arrivée des Legaltech, il est indispensable pour le juriste d’aller au-delà et de proposer une réelle plus-value à ses clients.

 

Pour cela, il doit viser le bon, se reposer sur la brute et remettre le truand à sa juste place.

« Time of day effects on problem solving: When the non-optimal is optimal », Mareike B. Weith et Rose T. Zack (2011)

 

Romain Hazebroucq, Fondateur de RHVisuels, Agence de legal design et legal operations, Responsable pédagogique du LAB EFB

 

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