En optant pour une contrathèque digitale, vous offrez à vos équipes un accès simplifié à vos contrats et autres documents juridiques, pour plus de sérénité et d’efficacité au quotidien.

Vous avez l’impression de perdre un temps précieux à rechercher et organiser vos contrats ?

Au sein d’une entreprise, la gestion des contrats peut vite devenir un casse-tête pour les directions juridiques ainsi que les autres équipes qui manipulent les contrats.

Contrathèque : définition

Une contrathèque numérique est un outil en ligne qui centralise et permet de gérer l’ensemble des contrats d’une entreprise.

C’est une véritable base de données contractuelle, à l’image d’une bibliothèque numérique. L’objectif est que toutes les équipes puissent accéder, depuis une seule plateforme de gestion de contrats, à l’ensemble des documents émis, reçus et signés par l’entreprise. Contrats, clauses, historiques des négociations : tous les documents sont entièrement dématérialisés, à jour et accessibles grâce à une simple recherche.

En plus du stockage et de la consultation des contrats, la plupart des solutions qui intègrent des contrathèques digitales proposent aussi des fonctionnalités qui permettent de créer, négocier et signer les contrats en ligne, de manière entièrement sécurisée.

💡 Le saviez-vous ? Selon selon PwC, 12% des coûts annuels de l’entreprise sont consacrés à la partie manuelle de la gestion des contrats.

Contrathèque digitale : pourquoi, comment ?

Pourquoi choisir une solution logicielle pour gérer ses contrats ? Par rapport à une organisation classique avec des documents papier, la contrathèque numérique présente de nombreux avantages.

Un accès à l’information partout dans le monde

Le plus souvent, une contrathèque numérique est une solution SaaS, c’est-à-dire un service en ligne accessible partout dans le monde, à n’importe quel moment de la journée. Pour consulter vos contrats, le seul prérequis est d’avoir un accès à Internet.

Le principal avantage de cette solution, c’est que vous n’avez plus besoin d’avoir le contrat papier entre les mains pour rechercher une information. Si votre entreprise est présente sur plusieurs sites, voire à l’international, cette accessibilité est un atout non négligeable.

Bien sûr, pour protéger vos documents, la contrathèque doit respecter des paramètres stricts de sécurité et d’authentification.

Un gain de temps précieux sur la recherche d’information

Dans toutes les entreprises, l’accumulation des contrats peut vite poser un problème de temps et d’organisation. Pour le service juridique bien sûr, mais aussi pour toutes les personnes qui, dans le cadre de leur métier, doivent accéder rapidement à une information contenue dans un contrat : les achats, les commerciaux, les financiers…

En fonction du type de document juridique recherché ou d’information et de la taille de l’entreprise, il faut parfois compter plusieurs jours d’échanges entre les différentes équipes pour obtenir une information. C’est pourquoi avoir contrathèque à disposition permet d’être plus fluide et plus réactif dans la recherche d’information, en évitant ces nombreux va-et-vient.

En effet, la présence de tous vos documents juridiques sur une même plateforme de gestion de contrats permet d’accéder en quelques clics à l’information qui vous intéresse. Vous saisissez votre requête dans un moteur de recherche, et l’outil vous présente les résultats correspondants dans votre base de contrats : un gain de temps et d’énergie non négligeable pour tout le monde !

…et sur la signature des contrats

La contrathèque est avant tout un outil de stockage ; mais vous pouvez aussi l’utiliser pour dématérialiser et accélérer toute la gestion de vos contrats, depuis la validation en interne jusqu’à la signature.

Là encore, choisir une solution logicielle pour gérer ses contrats permet d’aller beaucoup plus vite : finis les courriers, les photocopies, les échanges fastidieux de documents papier…grâce à la validation en ligne et à la signature électronique, les délais pour signer un contrat sont considérablement réduits. C’est un avantage de taille non seulement en interne, mais aussi pour tous vos clients.

Une base de données exhaustive et sécurisée

Enfin, le stockage de vos documents dans une contrathèque permet d’avoir accès à l’exhaustivité des contrats, quand vous le souhaitez. Le problème du contrat papier, c’est qu’il peut circuler entre toutes les mains, avec le risque de ne plus savoir où il se trouve, ou de mettre plusieurs jours à le récupérer.

Avec la contrathèque digitale, la question ne se pose plus : à tout moment, vous savez exactement où se trouve votre contrat, quel est son contenu, qui l’a signé et à quelle date…C’est une technologie qui sécurise tous les services de votre entreprise, en particulier le service juridique et la direction.

👀 A lire aussi : Comment fonctionne l’intelligence artificielle dans la gestion de contrat

Hyperlex, bien plus qu’une contrathèque intelligente

Tout juriste a connu, au cours de sa carrière, des bureaux avec des armoires remplies de contrats papiers, à manipuler avec précaution et rangés tout aussi consciencieusement…

Les fonctions juridiques, pour améliorer leur impact et celui de l’entreprise, se doivent d’être innovantes, agiles et de véritables business partners des différents métiers au sein de l’entreprise, notamment sur la gestion du cycle de vie des contrats.

Le contrat est en effet un document transversal, utilisé par tous dans l’entreprise (direction générale, DAF, développement commercial, etc.) et devant permettre un travail collaboratif, dans un cadre de référence.

Au sein du Groupe IDEA, Hyperlex nous permet de centraliser l’ensemble de nos contrats de manière sécurisée et, grâce à la signature électronique intégrée, de mettre un processus contractuel en place qui tende progressivement vers le zéro papier. Avoir une contrathèque digitale, accessible à n’importe quel moment et depuis n’importe quel endroit, permet de fluidifier les échanges au sein de l’entreprise, et à chacun in fine, d’avoir la vue sur son périmètre contractuel dédié. Merci à notre partenaire Hyperlex !

Rozenn Gaudineau-Peltier, Juriste fiscaliste, Groupe IDEA

Pour simplifier votre gestion des contrats au quotidien, Hyperlex vous propose une contrathèque souple et intelligente, adaptée à vos besoins.

Notre contrathèque numérique est fondée sur l’intelligence artificielle, une technologie utilisée par les meilleurs moteurs de recherche. L’IA permet d’identifier les éléments clés de vos contrats (clauses, montants, parties…), et de vous les restituer avec une pertinence maximale.

👀 A lire aussi : notre interview Hyperlex, la grande méchante contrathèque de Naf Naf 

Bien sûr, comme chaque entreprise a ses contraintes et besoins spécifiques, l’outil est prévu pour être flexible. Vous pouvez le paramétrer pour modifier les suggestions qu’il propose, et les informations à suivre en priorité. Ce paramétrage est simple à mettre en œuvre, et peut être rectifié à tout moment si votre besoin évolue.

En plus du stockage de vos contrats et du module de recherche intelligente, la contrathèque digitale Hyperlex vous permet aussi de gérer vos contrats de A à Z, jusqu’à la signature. L’outil centralise et accélère toutes les étapes de la validation du contrat, grâce notamment à une solution de signature électronique.

Hyperlex, c’est une bibliothèque de contrats, disponible à tout moment et à tout instant, avec une information partagée par l’ensemble des intervenants sur le contrat, peu importe le département de l’entreprise dont ils dépendent.

Vincent Lemaine, Responsable de la direction financière France, Trace One

Enfin, grâce à l’intelligence artificielle, votre contrathèque est simple à prendre en main, adaptable et autonome. Bien sûr, nous vous accompagnons sur toutes les étapes de sa mise en place, pour vous rendre autonome aussi rapidement que possible.

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