La gestion des contrats (contract management en anglais) est un métier à part entière, qui occupe une place stratégique au sein de l’entreprise. Cette fonction récente, qui peut être prise en charge par une personne dédiée (le contract manager), consiste à gérer et suivre l’application des contrats d’une entreprise pendant tout leur cycle de vie : rédaction et négociation, validation et signature, exécution et suivi, sans oublier le reporting.

Aujourd’hui, les entreprises qui manient de forts volumes de contrats sont de plus en plus nombreuses à utiliser des solutions clé en main de contract management, comme Hyperlex. 

Ces outils informatiques, qui automatisent une grande partie du processus contractuel, sont une véritable aubaine pour tous les métiers, et notamment les commerciaux.

 

Avec Hyperlex, gérez tous vos contrats depuis votre CRM

La bonne gestion des contrats est un enjeu clé pour les directions commerciales. En effet, l’efficacité des échanges et des négociations permet d’offrir au client une expérience fluide, et d’accélérer le closing. Au contraire, des processus contractuels lents et laborieux augmentent les chances de perdre le client avant la signature, ou de passer à côté d’opportunités d’upsell.

Pour contrer ce phénomène, la solution de contract management Hyperlex permet aux commerciaux de gérer les contrats directement depuis leur outil de CRM : le cycle de vente est accéléré, les tâches administratives sont réduites, ce qui libère du temps aux commerciaux et leur permet de conclure davantage de ventes.

 

Accélérez le closing et réduisez les tâches administratives avec un outil de gestion de contrat

D’après Aberdeen, 85% des entreprises gèrent encore manuellement leurs contrats commerciaux. Cette gestion manuelle pose un certain nombre de problèmes, à commencer par la longueur des cycles de vente. 

Aussi, les directions commerciales perdent beaucoup de temps sur des tâches administratives. A terme, tout cela n’est pas sans conséquences sur le nombre de contrats signés, et les opportunités manquées ; en effet, plus l’établissement d’un contrat prend du temps, moins les commerciaux peuvent gérer de contrats par jour, par semaine et par mois. Selon Forrester, il faut compter en moyenne plus de trois semaines pour rédiger un seul contrat !

Côté client, cette lourdeur n’est pas non plus sans conséquence : en effet, les processus longs et complexes peuvent décourager les prospects, ce qui pèse à terme sur le nombre de signatures. 

A l’ère numérique, la rapidité et la fluidité sont des éléments déterminants de l’expérience client ; plus qu’une question de logistique et de productivité, c’est la croissance même de l’entreprise qui est en jeu.

En 2020, le cabinet de conseil Forrester a réalisé une étude qui montre l’utilité croissante des technologies de CLM (contract lifecycle management) pour tous les métiers. D’après cette enquête, 52% des entreprises utilisent une solution de CLM pour permettre à leurs employés de contractualiser en toute autonomie. 

Plus qu’une option, l’adoption de ce type de technologie devient cruciale pour les entreprises qui gèrent d’importants volumes de contrats. Selon Goldman Sachs, l’automatisation du contract management permet : 

  • D’accélérer les cycles de négociation de 50%.
  • De réduire les paiements erronés de 75 à 90%.
  • De réduire de 10 à 30% les coûts d’exploitation liés à la gestion des contrats.

Une aubaine pour les directions commerciales !

 

Avant signature : générez vos contrats en quelques clics

L’outil de CLM Hyperlex simplifie le quotidien des directions commerciales, et leur permet d’être plus performantes. En effet, cet outil s’intègre à votre CRM pour faciliter tous les processus contractuels.

D’abord, c’est la création du contrat elle-même qui est facilitée. Celle-ci peut-être effectuée directement à partir du CRM ; il suffit aux commerciaux de remplir les informations client une fois pour toutes dans le CRM, afin de créer un contrat en un clic. Finis les échanges fastidieux ! Avec ce système, le service juridique est notifié automatiquement pour relecture du contrat.

 

Création de vos contrats

 

La solution Hyperlex simplifie également tout le processus de négociation, habituellement chronophage et complexe. Sans outil, les négociations alourdissent considérablement le processus contractuel, avec des allers-retours interminables entre le commercial, le service juridique et le client. Grâce au versioning, qui permet d’éditer plusieurs versions d’un même document, tous les interlocuteurs repèrent instantanément les modifications du contrat ; une grande avancée dans la fluidification des échanges !

Exemple de versioning

 

A télécharger : Aligner les équipes Sales & Legal pour accélérer et sécuriser le closing

 

Après signature, accélérer le closing

L’automatisation de la gestion des contrats présente de nombreux avantages, et pas uniquement en amont de la signature. 

En effet, une fois le contrat signé, les commerciaux doivent quand même s’acquitter d’un certain nombre de tâches administratives ; les contrats font l’objet d’échanges multiples et fastidieux, avec les risques de retards, d’oublis et de malentendus que cela comporte. Non seulement cela pèse sur leur journée de travail, mais la relation client risque d’en pâtir. La solution Hyperlex automatise une grande partie des tâches administratives relatives aux contrats : libérée de la paperasse, la direction commerciale peut accorder plus de temps au business !

Le contract management permet aussi de saisir plus d’opportunités d’upsell. En effet, l’outil Hyperlex comporte un système de rappels automatiques, qui permet d’être alerté lorsqu’un engagement arrive à échéance. Cette fonctionnalité permet aux équipes de gagner en autonomie, et de relancer tous les clients concernés sans avoir besoin d’y penser. Un précieux gain de temps et d’efficacité !

Exemple de rappel

 

Enfin, l’autre grand avantage d’Hyperlex est de centraliser tous les contrats dans une base de données unique, synchronisée avec votre CRM. 

Cette base exhaustive simplifie l’accès à l’information client ; plus besoin de parcourir l’ensemble du contrat pour retrouver une information clé ! 

Qu’il s’agisse d’un montant, d’une date de signature ou d’échéance, d’une durée de validité ou encore d’une clause précise : grâce à la recherche intelligente et aux fiches de synthèse, toutes ces informations sont accessibles en un clic.

 

La recherche intelligente repère les éléments clés

 

En somme, l’outil Hyperlex permet de gagner du temps et des opportunités de vente à toutes les étapes du cycle de vie des contrats ; la productivité des équipes commerciales s’en trouve largement renforcée grâce à une solution qui peut se connecter avec plusieurs solutions !

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“Ne pas avoir à faire des allers retours en interne pour connaître le statut du contrat nous fait gagner du temps. Avoir la signature électronique directement intégrée dans Hyperlex nous fait gagner du temps. Le gain en productivité, il est là. C’est presque une demie journée de gagnée par contrat.”

Florent Dafour, Sales Operations Manager, PrestaShop

 

A télécharger : https://hyperlex.ai/rsc-prestashop-agilite-contractuelle-connecteur-hyperlex-hubspot/

 

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