Microsoft Word est l’outil de traitement de texte le plus utilisé par les juristes partout dans le monde, depuis des années… Et on les comprend : il n’y a rien de plus simple pour créer un contrat !
Mais quand il s’agit de négocier, valider, signer, stocker et suivre ce contrat, l’outil ne suffit plus. Et si on vous disait qu’une solution entièrement conçue pour gérer tous les contrats en entreprise existait et qu’elle pouvait se connecter avec Word ?
Dans cet article, on vous dit tout à ce sujet !
Hyperlex + Word, les fonctionnalités d’édition de Word et de l’intelligence d’Hyperlex, sans effort supplémentaire !
Microsoft Word et les contrats : je t’aime moi non plus
Microsoft Word. Probablement l’outil d’édition de texte le plus utilisé au monde. Et pour cause : plus d’un milliard d’appareils l’utilisent sur Terre ! En fait, autant dire que pour tout ce qui est document en général, Microsoft a le monopole.
Et pour gérer ses contrats, il est vrai que Word présente plusieurs avantages. Tout d’abord, l’outil est extrêmement simple à utiliser, et c’est loin d’être négligeable. Qui ne sait pas exporter un document en format PDF ? Quel destinataire dans le monde ne comprendrait pas comment ouvrir un contrat une fois reçu dans sa boîte e-mail ? Dernier argument – et non des moindre – Word est polyvalent, il propose une multitude de fonctionnalités bien faites !
Le site lawyerist.com (une plateforme américaine qui vise à soutenir et à développer les petits cabinets d’avocats) le dit lui-même : “Microsoft Word est probablement l’outil le plus utilisé dans la boîte à outils d’un avocat. Qu’il s’agisse de rédiger des dépositions ou de collaborer avec des équipes extérieures à votre cabinet, il s’agit d’un outil étonnant qui regorge de fonctionnalités pour vous aider à gérer votre entreprise.”
Mais alors, vous vous demandez sûrement ce que l’auteur de cet article a contre Word ? Absolument rien.
En revanche, il constate une chose : Word a été conçu pour traiter du texte, et non assurer une gestion complète du cycle contractuel. Et pour illustrer ce propos, voici plusieurs constats réalisés par les directions juridiques, suivi d’explications qui visent à montrer comment une solution de gestion de contrat adaptée comme Hyperlex peut pallier ces lacunes.
🤔 Mais qu’est-ce qu’une solution de gestion de contrat ?
Aussi appelées solutions CLM (Contract Lifecycle Management) ou simplement CLM, elles permettent aux entreprises de gérer leurs contrats sur l’ensemble de leur cycle de vie. Cela signifie : de leur conception à leur expiration en passant par la négociation, la validation, l’exécution et le suivi. Grâce à des fonctionnalités spécialement conçues pour les contrats et leur gestion, les utilisateurs de ces solutions peuvent : automatiser de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée (comme la saisie d’information, le rappel d’échéances, la recherche d’informations) ; collaborer plus facilement avec les autres pôles de l’entreprise (directions juridiques et opérationnels / directions des ressources humaines et salariés, etc.) ; avoir une vue d’ensemble de leur activité contractuelle (avec des tableaux de bord statistiques).
👉 Pour en savoir plus, c’est par ici !
👀 A lire aussi : Interview Trace One : fluidifier les échanges entre les pôles juridique et financier
3 constats sur la gestion de vos contrats avec Microsoft Word
Constat #1 : Les contrats sont créés sur Word, mais pas de A à Z
Dans des entreprises où l’on gère beaucoup de contrats – par exemple plus de 40 par mois – et quand ils sont assez standards (ex : NDA, contrats d’embauche, etc.), on ne les crée pas un à un, et de A à Z avec l’éditeur de texte de Word. D’habitude, on copie et colle des modèles existants.
Seulement, si nos modèles sont dans Word, comment savoir s’ils sont à jour ? Dans quels dossiers sont-ils rangés ? Et s’il y a des changements car les modèles ne sont plus conformes, comment les communiquer aux opérationnels et être sûrs qu’ils les utilisent ?
Les avantages d’une solution CLM qui se connecte avec Word
👉 Avec un CLM, tous vos modèles de contrats sont à jour dans une base de données centralisée et sécurisée (et pas enregistrés en local sur votre ordinateur).
👉 Les modèles de contrats conformes, validés par les équipes juridiques, sont accessibles par les équipes opérationnelles (car chacun à un compte personnel et il suffit d’une connexion internet pour accéder à cette base de données contractuelle).
👉 Avec un logiciel CLM comme Hyperlex qui utilise l’intelligence artificielle, vous pouvez analyser les modèles de contrats actuels et les comparer aux contrats terminés. L’objectif ? Identifier les positions les plus courantes de l’entreprise et développer de nouvelles normes en fonction des résultats.
Constat #2 : Négocier des contrats avec Word, c’est bien, mais cela à quelques limites
On ne va pas le nier : négocier ses contrats avec Word a des avantages. Et notamment un : le fait que l’outil ne permette pas de voir les modifications en temps réel, à la manière d’un Google Drive. Une partie apporte ses modifications, et ne les partage avec l’autre partie que lorsqu’elle est prête à le faire. En revanche, voilà ce qui arrive souvent…
1) Les (multiples) modifications suivies sont difficiles à suivre et à gérer.
2) Les modifications suivies ne fonctionnent que si elles sont liées à une version spécifique.
3) Les modifications sont oubliées ou annulées.
4) Les différentes versions des contrats sont difficilement traçables et accessibles.
5) Le nombre de versions au cours de la négociation est démultiplié. Et donc, les échanges sont perdus dans des boucles de mails interminables.
6) Le travail de réconciliation des demandes de modification des différents services en interne avant d’envoyer la nouvelle version au cocontractant est extrêmement pénible – au moins autant que cette phrase est longue.
7) Les parties oublient d’activer les modifications suivies.
8) Pire que tout : lorsqu’un contrat créé dans Word est enregistré en PDF, toutes les données de négociation disparaissent. A tout jamais.
9) Les équipes perdent un temps colossal, ce qui est très frustrant pour tout le monde !
Comment résoudre ces problèmes ? En centralisant toutes les données contractuelles !
Les avantages d’une solution CLM qui se connecte avec Word
👉 Vous gardez vos habitudes : vous continuez à travailler avec Word, vous conservez vos mise en page, vos modifications, et les différentes versions sont synchronisées et stockées dans la solution !
👉 Avec notre solution de Contract Management, vous bénéficiez d’un module de création de modèle de contrat directement dans votre interface Word ! Vos templates sont disponibles dans Hyperlex et il vous suffit de compléter un formulaire pour générer votre contrat type (si vous voulez voir à quoi cela ressemble, rendez-vous dans la vidéo en bas de cet article 👇).
👉 Avec Hyperlex, vous pouvez indiquer dans votre contrat Word quels champs correspondent à quels attributs : dates, montants, durées, numéro de SIRET, etc. Pour ensuite retrouver facilement ces informations dans la solution.
Hyperlex est une solution qui propose aux entreprises d’analyser leurs contrats et d’en extraire le contenu – montants, dates, clauses, etc. Suite à une analyse sémantique, la solution stocke les contrats et autorise les recherches, modifications, validations et signatures. Mieux encore ? Grâce à son intelligence artificielle propriétaire, Hyperlex vous suggère quels champs correspondent à quels attributs, pour vous faire gagner (toujours plus) de temps.
👉 Avec une solution de gestion de contrat comme Hyperlex, il est possible de définir des chemins de validation (aussi appelés workflows) en fonction de critères définis, afin que les contrats soient toujours validés par les personnes compétentes (que vous avez désignées en amont). Quand un nouveau contrat qui répond aux critères est créé, les workflows se déclenchent automatiquement et les bons interlocuteurs sont notifiés par email.
👉 En résumé, digitaliser les processus de validation accélère, simplifie et sécurise les échanges sur les contrats en entreprise !
Pourquoi avons-nous choisi Hyperlex ? Le grand critère, c’était la possibilité de lire dans les contrats, le côté base de données intelligente. Pour nous au service juridique, c’est énorme.
Domitille de Caslou, General Counsel & Privacy Officer, PrestaShop. Lire son interview complète.
Constat #3 : Signer des contrats dans Word, c’est possible, mais il y a mieux
On peut signer ses contrats avec Word. Bien que cette fonctionnalité soit plutôt basique, c’est possible de le faire.
Comment ? On définit la zone de signature, on va dans l’onglet insertion, puis on clique sur “texte” et “ligne de signature Microsoft”. Mais que se passe-t-il ensuite ?
Tout le problème est là. Il ne peut “rien” se passer, car le contrat signé est un PDF sans métadonnées. Le suivi post signature n’est donc pas possible.
Les avantages d’une solution CLM qui se connecte avec Word
👉 Vous pouvez assurer le suivi post-signature. La solution vous permet de suivre simplement vos obligations contractuelles avec la mise en place de rappels automatiques. Pour que, plus jamais, vous ne subissiez de reconduction tacite…
👉 Avec un logiciel de gestion de contrat comme Hyperlex, vous avez accès à un module de signature électronique, à un module de négociation, et à un module de stockage. C’est que l’on appelle du tout en un !
👀 A lire aussi : Pourquoi associer signature électronique et logiciel de gestion de contrats ?
Le connecteur Hyperlex – Word : le meilleur des deux mondes
Notre solution se connecte à Word pour vous aider à centraliser vos données contractuelles dans Hyperlex dès la phase de rédaction et négociation, et sans changer vos habitudes. Vous bénéficiez alors à la fois des fonctionnalités d’édition de Word et de l’intelligence d’Hyperlex, sans effort supplémentaire !
Mais parce qu’une vidéo vaut mieux que mille mots, voici une démonstration de notre connecteur Hyperlex – Word en action !
Vous souhaitez une démonstration personnalisée de notre solution 👀 ?
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