A l’occasion de la fête des mères (et des pères), nous nous sommes donné pour défi d’expliquer le contract management et la solution Hyperlex à tous les parents.
Ceux qui sourient poliment aux repas de famille mais qui, manifestement, ne comprennent pas toujours ce que l’on dit.
Cet article est donc un petit guide pratique, idéal pour mieux comprendre les enjeux de la gestion de contrat. Il est adapté à ceux qui lisent leur écran d’ordinateur le menton relevé, et par-dessous leurs lunettes… et à tous les autres.
Comprendre Hyperlex et le contract management
Si l’on doit résumer Hyperlex en quelques mots, nous dirions qu’Hyperlex est un logiciel SaaS de gestion de contrat. C’est une solution BtoB soutenue par intelligence artificielle.
🕵️♀️ Mais qu’est-ce que cela veut bien dire ? Décryptons-le ensemble.
Qu’est-ce qu’un logiciel SaaS ?
SaaS signifie “Software as a Service” en anglais ou “logiciel en tant que service” en français.
Cela veut dire que c’est un programme qui ne s’installe pas sur un ordinateur. Il est accessible grâce à une simple connexion Internet car il est logé sur le Cloud.
On le différencie donc des logiciels dits “On-Premise” qui doivent être installés sur les ordinateurs directement.
Pour utiliser Hyperlex, nos clients payent un abonnement en fonction de leurs besoins et usages. C’est généralement de cette manière que fonctionnent tous les développeurs de logiciels SaaS.
☁️ Le Cloud, c’est l’endroit où sont stockées vos documents. Vous l’utilisez peut-être pour ranger vos photos et gagner de l’espace sur votre téléphone.
Cela fonctionne de la même manière pour les entreprises : elles ne stockent ainsi pas le logiciel dans leurs ordinateurs et leurs propres serveurs !
BtoB, ça veut dire quoi ?
Un logiciel BtoB est créé à usage des entreprises pour la gestion de leur expertise.
👉 Nous ne proposons pas d’abonnement aux particuliers.
C’est quoi le “contract management” et quelle est la mission d’Hyperlex ?
Vous ne le savez certainement pas, mais en moyenne, une entreprise doit gérer entre 20 000 et 40 000 contrats, selon une étude menée par le cabinet de conseil PwC.
Imaginez un peu : vous cherchez une clause importante dans l’un de ces derniers, alors que vous avez des milliers de contrats dans des classeurs … C’est impossible à gérer ! 😵💫
C’est là que les logiciels de contract management, ou de gestion de contrats interviennent : ils permettent notamment aux entreprises de réunir tous leurs documents au même endroit.
C’est d’ailleurs l’une de leurs principales fonctionnalités. On l’appelle contrathèque digitale.
Mais ce n’est pas tout ! Hyperlex permet en fait de gérer et suivre un contrat tout au long de son cycle de vie : de sa conception à son expiration en passant par la négociation, la validation et l’exécution.
Voici les fonctionnalités principales de notre solution pour faciliter le quotidien de nos utilisateurs :
📚 La migration des données contractuelles
Notre technologie permet de reprendre tous les documents déjà émis par l’entreprise afin de les ajouter à la solution. De cette manière, l’ensemble des contrats se trouve au même endroit.
💡 Petite information pour briller en société :
Pour intégrer 1000 documents de manière numérique dans une nouvelle contrathèque digitale, il faudrait compter en moyenne un an et demi sans notre solution.
Avec Hyperlex, cette « reprise » de documents existants prend moins d’un mois.
🖊️ Le générateur de contrats
Nos utilisateurs peuvent directement créer des contrats dans la solution ou la connecter à leur outil de travail principal pour gagner du temps.
📁 Le clausier partagé
Un clausier juridique, c’est une base de données où l’on réunit toutes les clauses émises dans les contrats. Cela permet de gagner du temps dans la rédaction de ces derniers tout en étant certain de leur conformité.
💡 A savoir :
Un quart de million de dollars est perdu dans les grandes entreprises chaque jour où le processus contractuel traîne en longueur. 💸
📑 Les workflows de validation et de signature
Pendant toute la durée du cycle de vie d’un contrat, les utilisateurs d’Hyperlex et leurs contreparties savent où il se trouve. Chacun d’entre eux reçoit une notification sur son tableau de bord lorsque c’est son tour de le valider ou de le signer.
🚨 La détection des risques
Notre technologie détecte automatiquement les types de documents, leurs clauses, leurs concepts clés et alerte les utilisateurs en cas d’élément inhabituel. Un contrat contient beaucoup d’informations critiques !
⏰ Les rappels automatiques
De la même manière, notre logiciel permet de recevoir des notifications pour alerter de l’arrivée proche de la date butoir liée à une clause ou à un contrat.
💡 Pourquoi cette fonctionnalité ?
52% des entreprises ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats, selon une étude Deloitte Taj de 2019.
💻 La recherche intelligente
Grâce au moteur de recherche intégré à Hyperlex, il suffit de taper un mot-clé pour retrouver le contrat associé ! Cela fonctionne de la même manière qu’une recherche sur Google. Finies les fouilles archéologiques à la recherche d’une information très précise !
📈 L’export Excel et les tableaux de bord statistiques
Les entreprises peuvent suivre très facilement leurs données grâce à ces deux outils.
L’export Excel permet de faciliter les audits, quel que soit le volume de contrats.
Les tableaux de bord statistiques permettent, quant à eux, d’analyser d’un coup d’œil l’activité contractuelle de l’entreprise.
Parmi les fonctionnalités d’Hyperlex on note aussi celles qui fonctionnent grâce à l’intelligence artificielle. Mais alors qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?
C’est quoi l’Intelligence Artificielle et comment fonctionne-t-elle chez Hyperlex ?
On a développé un ensemble de technologies de traitement automatique du langage avec l’intelligence artificielle.
Cela veut dire que l’on est capable de collecter, classer et extraire les informations clés contenues dans les contrats, qu’importe le support.
🧠 Notre IA analyse donc des centaines de milliers de documents en un temps record. C’est grâce à elle que les informations contenues dans les contrats sont reconnues et ajoutées dans les bases de données du logiciel.
Quels sont les avantages d’Hyperlex ?
Hyperlex garantit aux entreprises plusieurs avantages tels que :
Gagner du temps ⏲️
Notre solution est livrée clé-en-main. Nous accompagnons d’ailleurs nos clients dans tout le processus d’adoption du logiciel.
De plus, toutes les mises à jour sont faites sur notre plateforme en direct et actualisées pour nos utilisateurs dans la foulée.
Enfin, les processus sont automatisés en interne. Ainsi, toutes les parties qui travaillent ensemble dans l’entreprise peuvent collaborer en temps réel sur la plateforme. Plus la peine de chercher un contrat pendant des semaines ! Il est à portée de clic.
Gagner de l’argent 💰
Une mauvaise gestion de contrat peut faire perdre jusqu’à 10% de chiffre d’affaires, par exemple en raison de processus manuels trop complexes, selon une étude de l’IACCM.
En misant sur un logiciel de contract management, les entreprises maîtrisent les coûts liés à leur gestion de contrats.
Gagner en mobilité 🌍
Pour utiliser Hyperlex, tout ce dont les collaborateurs ont besoin est d’une connexion Internet !
Ainsi, il est possible pour eux d’avoir accès aux données contenues sur le site à n’importe quel endroit, à n’importe quel moment et en simultané. Et ce, même s’ils font du télétravail sous les cocotiers. 🌴
Protéger leurs données 🛡️
Les données contenues dans les contrats sont très critiques. Identités, adresses, chiffres, montants… il ne faut donc pas lésiner sur la sécurité !
Chez Hyperlex nous sommes intransigeants sur la sécurité des données de nos utilisateurs. C’est pourquoi nous sommes certifiés ISO 27001. Cette certification internationale est difficile à avoir et atteste qu’une entreprise a déployé un système de management de la sécurité de haut rang. C’est une preuve que l’on prend soin de nos clients et de leurs documents.
Miser sur la conformité 😌
Une réglementation change toutes les 10 minutes dans le monde.
Grâce à un CLM comme Hyperlex, les entreprises peuvent gérer plus facilement les risques et apporter les changements nécessaires en quelques clics après avoir été informé.
Qui se sert d’Hyperlex ?
Hyperlex est un outil pensé pour les juristes, mais également pour tous les opérationnels. Parmi eux, on compte : les RH, directeurs de systèmes d’information, les directeurs des achats, les directeurs financiers mais aussi les commerciaux.
Nous développons des fonctionnalités qui peuvent servir à tous les métiers.
Comment appliquer Hyperlex dans son quotidien : un exemple concret
⚠️ Pour rappel, Hyperlex n’est pas accessible aux particuliers.
Mais pour comprendre un peu mieux, voici un exemple pour lequel Hyperlex pourrait vous être utile au quotidien :
💭 Imaginez une plateforme où vous regroupez et recevez toutes vos factures et contrats importants. Électricité, téléphone, Internet, assurances… Tout est réuni à un seul et même endroit.
🌐 Vous avez souscrit le 28 juin 2021 une promotion pour une box Internet à 14,99€/mois la première année.
✅ Comme votre contrat Internet est intégré au logiciel et lu par l’intelligence artificielle, vous êtes informé, 30 jours avant la date de reconduction du contrat, soit le 29 mai 2022, que le montant de votre abonnement va changer.
😀 Vous pourrez alors choisir si vous conservez votre forfait quitte à le payer un peu plus cher, si vous voulez le renégocier ou si vous en avez terminé avec cet opérateur, sans perdre ni de temps ni d’argent !
Alors, vous voyez, la gestion de contrats, ce n’est pas si sorcier ! 😊
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