Toute personne travaillant dans un service juridique sait que tout gain de temps vaut son pesant d’or. Mais comment la gestion des contrats, ou contract management, peut-elle aider ? Nous avons demandé à Romain Hazebroucq, fondateur de RHVisuels, agence de legal design et legal operations, et responsable pédagogique du LAB EFB, de répondre à cette question cruciale. Une vision d’expert qui mérite d’être lue.

 

 

 Le contract management permet de résoudre les problèmes de fond

On entend souvent l’idée que le contract management permet d’accélérer les processus, d’obtenir plus rapidement des infos… 

Bien sûr, dans mon ancienne vie de juriste, cela m’est arrivé de perdre mon temps juste pour savoir si l’amendement d’un contrat avait bien été signé ou non. Bien sûr, j’ai connu ce sentiment de lassitude en ouvrant le dossier d’un contrat en cours pour m’apercevoir que le seul document dont nous disposions était un fax qui datait d’il y a 15 ans. Bien sûr, envoyer un contrat pour signature électronique, c’est efficace, et ça fait gagner du temps… Un peu… 

Ces arguments de gain de temps me paraissent au final assez anecdotiques. Ce n’est pas ça qui va amener à décider d’investir dans une solution de contract management. Au contraire, mettre en place une solution de contract management va plutôt consommer de cette même ressource rare : le temps. 

 

Le contract management prend du temps, tout simplement parce que pour fonctionner, il faut se doter d’un outil, et que cet outil il faut le remplir. 

Je me souviens de ce logiciel que nous avions acheté dans le service juridique où je travaillais. C’était au début des années 2010 et je crois que l’interface donnerait aujourd’hui des spasmes à n’importe quel millenial. Nous avions été conquis par la démonstration des fonctionnalités de reporting, de statistiques, de recherche (qui faisait remonter des risques similaires sur des dizaines de contrats), sur les systèmes complexes de notification paramétrables… L’affaire est conclue, nous adoptons ce logiciel ! Sauf que toutes ces belles fonctionnalités, eh bien pour qu’elles fonctionnent… Il faut remplir des champs. Beaucoup de champs ! Les remplir de manière exhaustive, détaillée et, surtout, cohérente. Avant d’assigner tous nos juristes à rentrer 20 ans de documents contractuels dans le logiciel (quoiqu’un peu d’IA bien pensée facilite les choses), il faut prendre le temps de poser une discipline collective et la formaliser : si les personnes changent, il faut que la façon de remplir l’outil demeure.

 

Le contract management prend du temps, car il conduit à réfléchir à ce que l’on veut que l’outil signale, à ce qui est important pour nous, pour l’organisation. 

Si l’on doit indiquer des risques ou poser des alertes sur des contrats, lesquels ? En effet, les contrats sont surprotecteurs : la majorité de leurs clauses n’est pas destinée à être appliquée (notamment parce que l’enjeu ne justifie pas d’aller devant le juge du fond pour en obtenir l’exécution). Ainsi, pointer toutes ces clauses comme autant de risques dans un logiciel, c’est produire un travail inutile (le directeur général pour lequel je travaillais notait régulièrement que « de toute façon on ne peut pas empêcher les gens de vous assigner »). Et, en plus, la masse d’informations générées cachera les risques réels, ceux que l’on veut véritablement surveiller, ceux sur lesquels on veut faire un reporting et mesurer des indicateurs dans le temps. De même, quelles alertes mettre en place pour les opérationnels ? Comment les formuler pour que les notifications aient la même rédaction et produisent le même effet ?

 

Le contract management prend du temps car il débouche sur le besoin de reprendre tous nos modèles de contrats et de les restructurer de manière à accélérer ce processus. 

Dans un rapport de 2021, l’association World Commerce Contracting (l’ancien IACCM) relève qu’il faut aller au-delà du contract management, vers « le management de la donnée contractuelle » (1). Ainsi, si l’on veut faire des rapports cohérents, notamment sur des risques juridiques disséminés au travers de centaines de contrats, il faut que ces risques concernent les mêmes prérogatives, présentent la même nature juridique, soient exprimés avec une rédaction similaire. 

En effet, cela ne sert à rien de savoir combien de contrats contiennent une clause de non-concurrence (ils en ont tous). Ce qui est important c’est de savoir combien de contrats nous empêchent d’investir sur tel partenaire, et d’obtenir rapidement une modification de ces clauses. Combien de contrats sont susceptibles d’être résiliés sans délai si tel incident prévisible se produisait (le plantage d’un serveur par exemple) ? 

 

Or, pour sortir cette information de manière structurée, il faut relire ces points en contexte dans le contrat. Ce qui veut dire qu’après avoir négocié des semaines un accord, il faudrait qu’un juriste repasse ce même contrat au crible. C’est laborieux quand la masse des contrats de l’entreprise n’est qu’une addition de documents structurés en articles (chacun abordant plusieurs sujets à la fois), sans taxonomie particulière. Forcément la tâche qui consiste à transformer cette masse gigantesque de données littéraires en blocs qui font sens est énorme. L’IA proposée par certains logiciels aide dans cette tâche, mais l’idéal est quand même d’anticiper la gestion du contrat dès sa rédaction. C’est l’éternel problème avec les données : « garbage in, garbage out »…

 

Pour pallier ce problème, l’idéal est de travailler sur des contrats déjà structurés selon une matrice standardisée. Appliquer une matrice, c’est le contraire de reprendre un modèle, c’est découper ses contrats en « points » et non en articles. C’est considérer que pour chaque point, on met en exergue les mêmes éléments et dans le même ordre (l’intention des parties, le déclencheur, la nature juridique de l’opération, la sanction…). C’est tout simplement réinventer la façon de rédiger pour, en amont, générer des documents qui s’intégreront plus facilement, en aval, dans un outil de contract management.

A télécharger : Comment construire une base de données contractuelle clé en main 

Enfin, le contract management prend du temps car il débouche sur une réflexion sur la culture juridique que l’on veut développer au sein du service juridique et de l’entreprise. 

N’importe quel juriste peut pointer un risque dans un contrat, mais seul un juriste connaissant le marché et l’histoire de l’entreprise sait sélectionner les risques qui valent le coup d’être remontés aux opérationnels, sans les saturer. L’ennemi c’est l’exhaustivité. La boussole, c’est l’expérience…

Depuis 15 ans, quels types de contentieux avons-nous vus ? Quelles sont les difficultés que des clients nous ont déjà causées ? Au contraire, quelles sont les clauses qui n’ont jamais été invoquées, ni dans une mise en demeure, ni dans aucune assignation ? 

 

Aujourd’hui cette culture est orale. Elle est détenue par les anciens dans le service, ceux qui jaugent très rapidement le caractère critique ou non d’une situation. On peut attendre que cette culture éclose d’elle-même en laissant le temps faire. On peut décider de provoquer les choses en multipliant les points de contact entre le service juridique et les opérationnels. En assurant un échange régulier entre les juristes chargés de rédiger les contrats et ceux chargés de gérer les contentieux, pour faire en sorte que chaque réclamation soit une opportunité d’améliorer les pratiques en matière de contrat.

Certes, le contract management permet de gagner quelques heures sur certaines actions, mais il n’a pas vocation à faire gagner du temps. Il révèle les questions qui étaient sous le tapis et force à les résoudre.

Il fait prendre de la hauteur au service juridique : son travail devient la gestion des prérogatives et obligations que l’organisation a liées avec son écosystème, et pas le dépannage au coup par coup. Ça vaut bien qu’on y « perde » un peu de temps…

 

Romain Hazebroucq

Fondateur de RHVisuels

Agence de legal design et legal operations

Responsable pédagogique du LAB EFB

 

👉 (1) https://www.worldcc.com/Portals/IACCM/Tech-meets-Humanity.pdf

 

A lire aussi :