Le contract management (ou gestion des contrats en français) est l’activité qui consiste à gérer les contrats d’une entreprise tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur exécution et leur renouvellement. Cette fonction, dont l’essor est relativement récent, est à la fois administrative et hautement stratégique. 

Elle peut être assurée par une personne spécifique au sein de l’entreprise, le contract manager. Toutefois, de plus en plus d’entreprises ont recours à des solutions logicielles de contract lifecycle management. Ces outils représentent une opportunité importante pour le service juridique, mais aussi pour les Ressources Humaines, pour qui la gestion des contrats est un enjeu de taille.

 

A partir d’un certain volume de contrats, leur gestion devient un processus lourd et chronophage, qui demande une organisation rigoureuse. Or, la plupart des tâches relatives aux contrats sont répétitives et donc automatisables, ce qui doit permettre de gagner du temps et d’être plus efficace. 

Dans les entreprises qui intègrent une solution de gestion des contrats, cette automatisation libère tous les services d’une bonne partie de leurs tâches administratives ; en effet, d’après une étude Aberdeen, l’automatisation réduit de 25 à 30% les coûts administratifs liés aux contrats, ce qui est loin d’être négligeable.

 

Le contract management, un moteur de croissance pour les entreprises

D’après le cabinet de conseil PwC, les entreprises gèrent en moyenne entre 20 000 et 40 000 contrats ; on imagine le temps et les contraintes que cela représente dans le cas d’une gestion manuelle ! Qui dit gestion manuelle des contrats, dit aussi risque élevé d’erreur ou d’oubli :  d’après une étude Deloitte, plus de la moitié des entreprises n’ont pas connaissance des dates d’échéance de leurs contrats ; avec les risques juridiques et financiers que cela comporte.

Le contract management répond efficacement et de manière sécurisée à ces différents enjeux : d’abord, l’outil informatique permet de gagner du temps, en traitant automatiquement de gros volumes de contrats. Ensuite, cette automatisation permet un suivi plus rigoureux des différents contrats : par des statistiques sur leurs performances, ou encore des alertes pour ne rater aucune échéance importante.

Cela représente donc un gain notable de temps, mais aussi d’argent, pour tous les services de l’entreprise. 

Sur le plan logistique, le contract management permet aussi de s’adapter à la mobilité croissante des collaborateurs : équipes réparties sur plusieurs sites, généralisation du télétravail, déplacements fréquents…dans ce contexte, la centralisation des contrats au sein d’une même plateforme accessible par tous devient une nécessité.

 

Le contract management comme opportunité pour les Ressources Humaines

Quand on entend parler de contract management, on pense surtout aux avantages pour les services juridiques, ou encore les directions commerciales. Pourtant, l’usage de ces outils peut bénéficier à tous les services et tous les métiers de l’entreprise, y compris les Ressources Humaines.

En effet, les professionnels des RH doivent gérer un nombre important de contrats et de documents : contrats de travail, avenants, documents d’onboarding…à partir d’un certain effectif, la gestion manuelle de ces documents devient laborieuse et très chronophage. Sans contract management, le service finit par accorder plus de temps aux tâches administratives, c’est-à-dire à la création et au suivi des contrats, qu’à son cœur de métier : recrutement, gestion des relations sociales et du bien-être des employés, développement des compétences…

Le contract management est une véritable aubaine pour les ressources humaines. Il simplifie et accélère tous les processus contractuels liés au recrutement ainsi qu’à la gestion du personnel : promesse d’embauche, signature des contrats de travail, création d’avenants, fin de période d’essai, rupture de contrat…Le quotidien des RH s’en trouve largement allégé, ce qui leur permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. 

Ces outils profitent aussi à tous les collaborateurs ; en effet, ils simplifient toutes leurs démarches administratives au sein de l’entreprise. Il en va de même pour les nouvelles recrues, qui sont accompagnées plus efficacement lors de leur arrivée.

Parce qu’il facilite l’accès aux contrats, réduit les délais de réponse et fluidifie les échanges entre les RH, les managers et les employés, le contract management est un atout évident pour les entreprises. Comment une solution de contract management comme Hyperlex peut-elle accompagner les Ressources Humaines dans leur quotidien ?

 

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Comment Hyperlex accompagne les Ressources Humaines

La solution de contract management Hyperlex simplifie le quotidien des RH : non seulement les recrutements sont accélérés et sécurisés, mais l’outil vous offre une vue centralisée sur tous les contrats de travail des collaborateurs. Voici un tour d’horizon de ses principaux bénéfices :

D’abord, grâce à des outils comme les modèles de contrats, les workflows de validation et la signature électronique, le processus de recrutement est simplifié et sécurisé. Plus besoin de se déplacer pour signer une promesse d’embauche ou un contrat de travail ! Cela permet de gagner du temps, et de sécuriser le recrutement des profils attractifs. 

La génération des contrats est elle aussi simplifiée, grâce aux modèles de contrats, mais aussi à la possibilité d’édition collaborative. Cela devrait vous épargner de nombreux allers-retours !

Pour vous faciliter la tâche, Hyperlex améliore également votre gestion documentaire, en centralisant tous les contrats et documents liés (avenants, onboarding) dans une même base sécurisée. Cette base est consultable à distance, ce qui permet de fluidifier les échanges avec les collaborateurs.

Dans le même ordre d’idées, l’outil Hyperlex s’intègre à tous vos logiciels RH existants. Vous n’avez pas besoin d’intégrer manuellement les données des logiciels métiers, celles-ci se synchronisent automatiquement avec Hyperlex. Et bien sûr, ces données sont actualisées en permanence. Un précieux gain de temps et d’énergie !

Enfin, le suivi des contrats est renforcé et largement simplifié, grâce à un système de rappels automatiques à chaque deadline. Fin de période d’essai, fin de contrat de travail, prime, ou encore délai de réponse…vous ne manquerez plus la moindre date clé ! Au quotidien, cela permet de soulager les RH, mais aussi d’améliorer l’expérience des candidats et des collaborateurs, en évitant retards et inexactitudes.

Bien sûr, en fonction du volume de contrats et des modalités de votre gestion actuelle, vos besoins et votre usage de l’outil Hyperlex peuvent varier. En général, il est conseillé d’utiliser d’abord un petit nombre de fonctionnalités essentielles, avant de déployer progressivement les suivantes.

 

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