Un logiciel de gestion de contrat peut vous être d’une aide précieuse pour éviter les reconductions tacites, et mieux gérer les renouvellements.
Selon Aberdeen, 2 entreprises sur 3 n’assurent pas la maîtrise des risques et des engagements liés à la gestion des contrats, soit beaucoup trop ! Et c’est bien dommage, car l’IACCM – l’Association International de Contract Management – nous apprend qu’une gestion des contrats non maîtrisée peut entraîner une baisse de 10% du chiffre d’affaires.
Dans cet article, on vous explique ce qu’est un logiciel de gestion de contrats, et comment ce genre de solution peut vous aider à gérer vos renouvellements et ne plus subir les conséquences financières des reconductions tacites.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contrat ?
Logiciel de gestion de contrat, logiciel de contract management, logiciel CLM (pour Contract Lifecycle Management) : derrière ces différents termes se cache une seule réalité, celle d’un outil qui permet à tous les collaborateurs – qu’ils travaillent aux pôles juridique, financier, commercial, achat, ressources humaines – d’une entreprise de stocker, suivre et piloter leurs contrats. Et tout cela sur une même plateforme 100 % sécurisée.
Pourquoi faire appel à un logiciel de contract management ?
Contrat de travail, contrat fournisseurs, contrats clients… Plus l’entreprise grandit, plus le nombre de contrats augmente. Si une gestion manuelle peut encore être adéquate jusqu’à 20 contrats, au-delà, elle devient très complexe et chronophage… Et oui : un jour, le suivi de vos contrats dans un tableau Excel ne suffit plus.
Automatiser sa gestion de contrat, un rêve devenu réalité ? Oui ! Sachez qu’aujourd’hui, vous pouvez déléguer à un logiciel adapté toute une série de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, comme par exemple :
- la recherche ou la saisie d’informations
- les processus d’approbation de contrat
- les rappels d’échéance
Ce sont des exemples d’application, mais les possibilités offertes par l’automatisation sont en réalité aussi nombreuses qu’il existe de cas d’usage.
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Logiciel de gestion de contrat et renouvellements
Négliger le suivi des dates de renouvellement est dangereux pour l’entreprise.
Imaginez la scène : nous sommes vendredi soir, et vous recevez un email de votre fournisseur. Celui-ci vous envoie ces tarifs, et c’est à cet instant que vous vous rendez compte que le contrat arrivait à échéance ce jour et que la reconduction est… tacite. Le problème, c’est que vous n’aviez pas prévu de retravailler avec lui.
Avec un logiciel de gestion de contrat, finies les dépenses juridiques inutiles induites par ces situations !
📥 A télécharger : Maîtriser vos renouvellements tacites et activer de nouvelles sources d’économie
Et si vous automatisiez les rappels d’échéances ?
Chez Hyperlex, notre fonctionnalité phare en termes de gestion du risque est le rappel d’échéances. Car nous savons à quel point c’est important pour les entreprises de pouvoir le maîtriser !
Comment ça marche ? C’est très simple !
- Je range mes contrats dans Hyperlex.
Quel que soit le format de mes contrats (pdf, doc, docx, etc.), je peux les importer simplement et rapidement. - Avec l’aide de l’intelligence artificielle, j’indique les éléments clés de mes contrats.
Et notamment : la date de début, la durée de mon contrat et les conditions de renouvellement. - Mes échéances sont calculées et mes rappels configurés.
Je suis alerté à l’approche de l’échéance par Hyperlex. - Je décide de résilier ou de renouveler mes contrats.
Et je ne suis jamais en retard !
🤔 Vous souhaitez connaître toutes nos fonctionnalités ?
“Quand on fonctionne manuellement avec des fichiers Excel, il y a des risques de manquer certaines deadlines… Depuis que l’on a mis en place Hyperlex, nous n’en avons manqué aucune.”
Valérie Duroux, responsable juridique, Trace One
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