Où en est le Contract Lifecycle Management en France ?

Saviez-que seulement 29% des entreprises françaises ont à leur disposition un outil de Contract Lifecycle Management (CLM) ?

Pourtant, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions qui permettent de l’automatiser de bout en bout.

Pourquoi ? Où en est le Contract Lifecycle Management en France ? Grâce à une étude approfondie sur la gestion des contrats dans l’entreprise, Hyperlex et Day One vous offrent une réponse complète.

Qu’entend-on exactement par Contract Lifecycle Management ?

Le Contract Lifecycle Management (ou CLM) regroupe chaque étape de la vie d’un contrat :

création et rédaction ;
négociation et modifications ;
validation et signature ;
suivi, renégociation et renouvellement ;
stockage et archivage.

Avec un outil de Contract Lifecycle Management, vous pouvez optimiser la gestion de vos contrats pour gagner du temps et minimiser les coûts. Quoique nécessaires, certaines étapes de la vie d’un contrat sont longues et fastidieuses : des échanges de mails et des modifications à répétition, la multiplication des supports qui complique le suivi et le stockage…

Pourtant, un outil CLM vous permet de centraliser et de gérer de façon simple et sécurisée chaque étape de la vie de votre contrat :

Une saisie d’informations simplifiée et centralisée : quel que soit le nombre de personnes qui consultent et modifient votre contrat, vous conservez un historique précis et vous pouvez avoir accès et suivre les mises à jour en toute simplicité.
Avec un processus d’approbation de contrat, vous gardez le contrôle sur vos contrats en toutes circonstances.
Les rappels automatiques des échéances contractuelles vous évitent d’oublier des dates importantes telles qu’une échéance de paiement ou de livraison, une renégociation ou une reconduction tacite par exemple.
L’intégration de la signature électronique vous permet de valider et de faire valider de façon sécurisée et accélérée chacun de vos contrats.
Une mise à disposition simple et rapide des contrats pour les différents intervenants à chaque étape du Contract Lifecycle Management (juristes, financiers, commerciaux, responsables des achats ou des ressources humaines…).
Une analyse simplifiée de vos contrats grâce à la génération de tableaux de bord statistiques.
La création de modèles de contrats, mise à disposition par les juristes aux opérationnels.

Un Contract Lifecycle Management bien pensé permet ainsi d’augmenter les performances opérationnelles et financières d’une entreprise tout en limitant les risques. Savez-vous qu’à l’heure actuelle, 10% en moyenne des contrats d’une entreprise sont encore égarés chaque année ? Un outil CLM permet de sécuriser le stockage et l’archivage des contrats pour éviter ce genre d’ennui qui peut avoir de lourdes conséquences.

Malgré ce constat, l’état des lieux du Contract Lifecycle Management en France est sans appel : encore trop peu d’entreprises ont franchi le pas et adopté des outils de CLM dans leur gestion de contrats.

Les chiffres clés du Contract Lifecycle Management en France

Comment s’organise la collaboration autour du contrat dans les entreprises ?

Grâce à une étude réalisée auprès d’entreprises françaises Hyperlex, solution de contract management, et Day One, cabinet de conseil en gestion juridique et de la conformité, ont pu dresser un portrait réaliste de l’état du Contract Lifecycle Management en France. Voici les conclusions principales.

➡️ Chacune des étapes de la vie d’un contrat est primordiale, mais peut poser des difficultés de gestion au quotidien. En effet, 50% des directions juridiques considèrent que le suivi des échéances représente le risque principal en termes de gestion contractuelle. La question du stockage et de l’archivage constitue également un problème majeur pour 1/3 des professionnels interrogés dans le cadre de l’étude.

➡️ Pour remédier à ces problèmes et optimiser la sécurité et l’efficacité de la gestion des contrats au quotidien, la mise en place d’un outil de Contract Lifecycle Management est perçue comme indispensable par 35% des professionnels.

➡️ Pourtant, à l’heure actuelle, seulement à peine 1/3 des entreprises en France ont digitalisé la création de leurs contrats. La gestion des contrats, à savoir la négociation, la signature et le suivi, reste trop souvent floue et compliquée du fait du nombre d’intervenants (direction juridique ou opérationnelle, pôle commercial ou achats, ressources humaines…).

➡️ Alors que 50% des entreprises estiment que le suivi des échéances constitue le risque principal, le recours à un outil automatisé reste encore marginal. Sur la totalité des personnes ayant répondu à l’étude, seulement 16% ont déclaré utiliser un outil de gestion de contrats pour assurer le suivi de leurs engagements contractuels.

➡️ 23% des personnes interrogées reconnaissent le faire via un simple fichier Excel alors que 19% d’entre elles le font via des alertes sur leur agenda électronique uniquement.

➡️ Il en va de même pour les questions de stockage et d’archivage de documents aussi sensibles que les contrats d’une entreprise. Pour 1/3 des personnes interrogées dans le cadre de l’étude sur la gestion des contrats dans l’entreprise, ce point est considéré comme un risque réel.

💡 Il est intéressant de noter qu’il s’agit là de tâches qui n’incombent pas forcément au service juridique de l’entreprise. Les personnes en charge ne sont donc pas forcément formées au processus contractuel de gestion des contrats. Le recours à un outil de CLM permet de remettre le juridique au centre de la gestion de contrat tout en permettant à chaque intervenant de jouer son rôle en toute transparence et de participer à la vie de chaque contrat dont il a la charge.

Pour avoir un aperçu complet de l’état des lieux de la gestion contractuelle en France, découvrez l’étude :
« comment s’organise la collaboration autour d’un contrat en 2021 ? »

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