La signature électronique, appelée aussi signature en ligne ou signature numérique, représente aujourd’hui un outil indispensable de la transformation digitale.

Les entreprises, quelle que soit leur taille, ont tout à gagner à numériser la finalisation de leurs contrats, et cela, en toute légalité. Mais comment fonctionne la signature électronique concrètement ? Quelle est sa valeur juridique par rapport à une signature classique ?

Voici tout ce que vous devez savoir pour signer vos contrats électroniquement.

Comment faire une signature électronique ?

Une signature électronique atteste de l’accord du signataire, comme une signature classique manuscrite le fait sur un contrat papier. Mais, contrairement à celle-ci, la signature numérique est gérée par une sécurité informatique : le chiffrement. En outre, selon son niveau de sécurité, la signature a plus ou moins de valeur légale.

Signature électronique : définition

La signature électronique est une solution permettant de finaliser un contrat entre deux parties par une signature à distance. Utilisée à la fois en B2C et en B2B, elle évite aux contractants de devoir se déplacer et accélère la procédure.

Attention, dans sa forme, la signature électronique n’est pas une signature manuscrite intégrée dans un contrat au format pdf. Elle repose avant tout sur un échange d’informations s’assurant de l’identité du signataire et de son approbation dudit contrat.

Fortement utilisée lors des confinements, la signature en ligne a permis aux entreprises de continuer leur activité et même aux notaires de pouvoir faire signer certains actes. Entraînant ainsi un double gain, de temps et de productivité, ceux qui l’ont testée à cette occasion continuent aujourd’hui.

Ainsi, dans tous les secteurs, la signature électronique devient un outil de productivité comme un autre, de la banque aux commerces, des ressources humaines (pour signer les contrats de travail) à l’immobilier.

A lire aussi : La signature électronique pour signer ses contrats à distance : un avantage pour les entreprises ?

Signature électronique : comment ça marche ?

La signature électronique n’est donc pas une simple signature manuscrite scannée ou inscrite maladroitement sur un écran tactile. Le mot signature s’accorde en effet mal à ce mode de contractualisation d’un point de vue sémantique, mais il a la même valeur de consentement. Qu’en est-il alors de son fonctionnement ?

Concrètement, si vous délivrez un contrat à un client ou à un fournisseur, vous devez passer par un prestataire de services de confiance (PSco) répondant aux normes européennes eIDAS. Le logiciel de signature électronique en Cloud vous proposera d’intégrer votre contrat, voire de le rédiger directement.

Une fois votre contrat entré dans la solution de signature électronique, vous devez l’adresser au destinataire.

  1. Celui-ci reçoit d’abord un lien par e-mail, qui le dirige sur le contrat.
  2. Après avoir lu les termes du contrat, la page lui demande son consentement en cochant une case.
  3. Il reçoit alors un SMS d’identification avec un code pour finaliser sa signature
💡 Le saviez-vous ? Pour une entreprise, la signature électronique peut s’intégrer directement au sein d’un workflow de validation (processus de validation contractuelle) qui fait gagner encore plus de temps.

👀 A lire aussi : Les processus de validation contractuelle, pourquoi les digitaliser ?

La signature électronique est-elle légale ?

Voilà une question souvent posée lorsque l’on parle de signature en ligne. Comment s’assurer de la légalité d’un document envoyé par les voies numériques ? Le législateur a tranché dès la loi du 13 mars 2000, au sein de l’article 1367, rendant la signature électronique aussi légale que la signature manuscrite.

La réglementation européenne a, par la suite, uniformisé cette légalité dans chaque pays de l’Union, à travers le règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance).

Pour autant, selon ce même règlement, il existe trois niveaux de sécurité d’une signature électronique :

  • La signature simple : avec un faible niveau de sécurité et d’identification du signataire
  • La signature avancée : laquelle répond à l’article 26 du règlement européen, permettant notamment d’identifier le signataire de manière univoque et de détecter toute modification qui aurait été apportée au contrat
  • La signature électronique qualifiée : elle répond non seulement aux exigences de l’article 26, mais en plus elle s’appuie sur un dispositif de certificat par un organisme (en France, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information ou ANSII). Elle est cependant plus difficile à mettre en place puisqu’elle demande une vérification visuelle du signataire. Mais, juridiquement, c’est la plus aboutie.

Pourquoi associer signature électronique et solution de Contract Management ?

Pour gagner encore plus du temps, pourquoi ne pas intégrer la signature électronique directement au sein de votre logiciel de gestion de contrat ? Au lieu de créer et stocker vos contrats dans un logiciel, puis de transférer le document dans une solution de signature électronique, pourquoi ne pas tout faire automatiquement au même endroit ?

C’est ce que vous propose notre équipe avec Hyperlex, au sein de sa solution de contract management. Reliée avec DocuSign, HelloSign (propriété de Dropbox), YouSign, Universign… Elle vous donne la possibilité de gérer vos contrats et de les faire signer avec plus de rapidité.

💡Le saviez-vous ? GED, ERP, CRM, signature électronique… notre solution est compatible avec de multiples technologies. Voir tous les partenaires d’Hyperlex.

De cette façon, vous évitez la trop longue attente entre la négociation et la signature, parfois sujette à des désistements. Vos équipes gagnent en productivité, et cela dans tous les services.

La combinaison logiciel de gestion de contrat + signature électronique s’inscrit de cette façon comme un outil adapté à chaque situation. De vos contrats commerciaux à vos recrutements, de vos achats de matériaux à vos prestations de services, la signature en ligne se montre rapide, directement intégrée à la gestion de contrat, et favorise l’adhésion des destinataires. Le courrier, les déplacements, les attentes successives ne sont plus à l’ordre du jour, générant des économies mesurables. De plus, tout se fait facilement, dans les meilleures conditions légales.

👀 A lire aussi : Pourquoi associer signature électronique et logiciel de gestion de contrats ?

Oui, utilisez la signature électronique pour vos contrats !

Aujourd’hui, il est donc tout à fait légal, simple et économique de faire signer ses contrats par voie numérique. Avec des solutions hautement perfectionnées et sécurisées, répondant aux normes européennes, la signature électronique s’impose comme un outil essentiel dédié aux entreprises. Pour réussir sa transformation digitale, elle fait partie des solutions de base qui limitent efficacement les coûts, de même que l’impact écologique.

Légale, facile à utiliser, la signature électronique – d’autant plus quand elle est intégrée à un logiciel de gestion de contrat – est aujourd’hui incontournable !

Vous souhaitez tout savoir sur la signature électronique ?
Télécharger notre fiche pratique

A lire aussi :