Que peut-on attendre d’un logiciel de gestion de contrats ?

17 février 2022


Vos contrats sont indispensables au développement et au succès d’une entreprise. Leur gestion ne peut et ne doit pas être négligée.

Et pour cela, les directions juridiques doivent avoir une parfaite connaissance des engagements contractuels. 

Seulement voilà : à mesure que l’entreprise grandit, tout comme les partenariats et la clientèle, les besoins en gestion de contrats augmentent. Au-delà d’une quarantaine de contrats à gérer par mois, il est probablement temps d’adopter un logiciel de gestion de contrats.

La gestion de contrats manuelle est chronophage

Alors que 62% des directions juridiques estiment que leur charge de travail va augmenter, et que 50% d’entre elles estiment que le suivi des échéances constitue le risque principal en termes de gestion contractuelle, seulement 12% ont intégré l’intelligence artificielle sous forme d’une solution de contract lifecycle management à leurs processus (source : Contract Management, les chiffres clés).

Pourtant, le cycle de vie d’un contrat est long :

  • création et rédaction ;
  • négociation et modifications ;
  • validation et signature ;
  • stockage et suivi.

Ces tâches doivent être réalisées avec soin. L’erreur étant humaine, la gestion de contrats manuelle peut, en plus de prendre beaucoup de temps à vos collaborateurs, rencontrer différents problèmes : le non-respect d’une échéance faute de rappel, l’oubli de renouvellement, etc. 

La majorité de ces tâches quotidiennes peuvent être très facilement automatisées grâce à un logiciel de gestion de contrats. 

De plus, en permettant à vos équipes juridiques de gagner du temps dans la gestion de contrat au quotidien, vous pouvez augmenter votre efficacité et votre productivité. En effet, soulagée d’une partie du suivi grâce à l’automatisation des tâches, votre équipe de juristes peut se concentrer sur leur coeur de métier. En réduisant les échanges et les interventions manuelles au minimum à chaque étape de vie du contrat, l’automatisation de la gestion de contrats accélère vos négociations de 50% (source :Contract Management, les chiffres clés).

Ces solution de contract management vous permettent également de faciliter les échanges et le suivi entre vos différentes équipes : direction juridique, direction commerciale, direction des achats, etc. Vous ne risquez plus de perdre un contrat (en moyenne 10% des contrats d’une entreprise sont encore égarés) ou d’en renouveler un par défaut sans l’avoir renégocié avant l’échéance contractuelle. 

Les logiciels de gestion de contrats : un moyen efficace pour automatiser vos tâches quotidiennes

Que ce soit au pôle juridique, financier, commercial, aux achats ou encore aux ressources humaines, vos contrats passent entre les mains de différents intervenants pour être modifiés, stockés, suivis et analysés.

Afin de ne perdre aucune information et de n’oublier aucune échéance, un outil de gestion de contrats vous permet d’automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée, mais pourtant essentielles :

  • Recherche et saisie d’informations : quel que soit le nombre d’intervenants, vous conservez un historique de votre contrat et pouvez suivre les mises à jour en toute simplicité.
  • Processus d’approbation de contrat : gardez le contrôle sur vos contrats en toutes circonstances.
  • Besoins de conformité avec le clausier partagé et les modèles de contrats.
  • Rappels des échéances contractuelles : n’oubliez plus une seule date sans même avoir à y penser.
📄 Bon à savoir : Grâce à une solution de contract lifecycle management (CLM), vous pouvez même créer votre propre contrathèque numérique qui permettra à tous vos collaborateurs d’accéder aux contrats et documents juridiques dont ils peuvent avoir besoin, où qu’ils se trouvent et de façon entièrement sécurisée.

Hyperlex répond à tous vos besoins de gestion de contrats

Quels que soient les logiciels utilisés quotidiennement par vos équipes juridiques, commerciales, etc., Hyperlex s’adapte à tous vos habitudes.

Notre solution de gestion de contrats se synchronise avec Word, votre outil de gestion de la relation client (CRM type Salesforce ou Hubspot), ou encore votre outil de signature électronique comme DocuSign, Hellosign, Universign et Yousign. 👉 Voir tous nos partenaires

Hyperlex s’intègre à vos outils pour une gestion de vos contrats fluide, simple et optimisée :

 

  • ⏰ Les rappels automatiques qui vous permettent de réaliser des économies sur les échéances, les reconductions tacites, les clauses abusives ou les montants extraordinaires.
  • ✒️ La signature électronique intégrée via nos partenaires spécialisés.
  • 📃 La gestion simplifiée d’un grand volume de contrats.
  • 🔢 Des tableaux de bord statistiques disponibles en un clic pour analyser votre activité d’un coup d’œil.
  • 🗣️ Une communication simplifiée et sûre entre vos différents services. Plus d’informations ici.
  • 🔒 Un suivi et un historique conservé et entièrement sécurisé, de la création à la signature du contrat (sans oublier ses modifications et son renouvellement).
  • 🚀 Une migration de vos données contractuelles rapide, simple et sûre. Plus d’informations ici.
  • 📦 Un stockage de vos contrats centralisé et parfaitement sécurisé. Pour nous la sécurité est tellement importante qu’on y consacre une rubrique dans le blog.

En centralisant vos informations juridiques grâce à Hyperlex, vous vous permettez d’accélérer l’activité de votre entreprise tout en simplifiant la gestion de vos contrats au quotidien pour vos équipes.

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