A partir d’une certaine volumétrie de contrats, il devient difficile pour les entreprises d’assurer une gestion et un suivi efficaces de ces derniers. C’est pourquoi il existe des solutions de contract management, c’est-à-dire des outils digitaux qui simplifient et optimisent la gestion des contrats pendant tout leur cycle de vie.

Ces outils intègrent ce que l’on appelle des workflows de validation, c’est-à-dire des circuits qui centralisent le processus de validation des contrats. Ces procédures digitalisées permettent à tous les validateurs de consulter et modifier le document, avant d’arriver à l’étape finale de validation. Bien sûr, ces circuits ne sont pas figés ; les entreprises peuvent les paramétrer en fonction des particularités du contrat ou des processus internes. Dans cet article, on vous dit tout à leur sujet.

 

 

Pourquoi choisir l’approbation digitalisée pour vos contrats ?

Valider les contrats à distance

Depuis la crise sanitaire, les échanges à distance n’ont cessé d’augmenter. Aujourd’hui, il est crucial pour les entreprises de proposer des outils permettant de valider et signer des contrats à distance, en toute sécurité.

L’approbation digitalisée répond précisément à ce besoin ; en effet, elle permet à des interlocuteurs éloignés géographiquement de valider un même document, et de lui apporter des modifications si besoin. Centralisée sur une plateforme unique, la validation peut se faire de manière fluide, sans contraintes d’organisation.

 

Des échanges fluidifiés

En effet, l’autre avantage notable des workflows de validation, c’est la fluidification des échanges. Dans une gestion manuelle, la phase de validation d’un contrat implique des échanges souvent longs et complexes : allers-retours interminables entre les parties, relances par email, versions multiples du contrat qui peuvent se perdre ou se confondre… L’email comme seul moyen de communication montre rapidement ses limites !

Par rapport aux emails, les workflows de validation ont l’avantage de poser un cadre qui simplifie les échanges. Au sein d’un circuit d’approbation, les parties n’ont plus à courir les unes après les autres pour rassembler les validations ; l’outil s’occupe de tout ! La communication est donc facilitée entre le service juridique, les opérationnels, et les validateurs extérieurs à l’entreprise (clients ou fournisseurs).

 

Un gain de temps notable

Tous les allers-retours liés à la validation du contrat, sans parler des nombreuses modifications du document, sont des tâches chronophages. Les services juridiques sont souvent débordés ! 

Or, la plupart des étapes du processus de validation sont les mêmes d’un contrat à l’autre, et peuvent être automatisées pour gagner du temps ; c’est justement ce que permettent les workflows de validation, qui uniformisent à la fois les différentes validations, et le traitement du document.

Simples à prendre en main, ces outils permettent aux services juridiques et aux autres validateurs de gagner un temps non négligeable, qu’ils peuvent donc consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.

 

Une maîtrise accrue sur le processus de validation

Chronophages, les boucles de mails posent aussi un problème de fiabilité et de traçabilité

Tous les collaborateurs savent combien il est difficile de retrouver une information précise dans ces échanges multiples !

Avec l’approbation digitalisée, c’est un autre problème qui disparaît. En effet, les workflows de validation centralisent toute l’information sur une même plateforme, ce qui permet à tous les validateurs d’y accéder beaucoup plus facilement.

L’approbation digitalisée permet aussi de sécuriser les parties : en effet, on peut choisir un workflow ordonné, dans lequel la validation d’un interlocuteur est nécessaire pour obtenir la validation des suivants. Ce fonctionnement est un gage de fiabilité et de sécurité, qui renforce la conformité des documents.

 

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 L’avantage de la flexibilité

Sécurisée et sécurisante, l’approbation digitalisée n’en reste pas moins une technologie flexible

En effet, les objectifs de sa mise en place peuvent varier selon l’entreprise, et même généralement selon le type de contrat : dans certains cas, la sécurité et la conformité sont une priorité ; dans d’autres, c’est surtout la rapidité et la fluidité des échanges qui sont recherchées.

En fonction de ces priorités, et en fonction aussi des particularités de chaque contrat (objet, montant, validateurs…), les besoins relatifs au workflow sont donc différents. C’est pourquoi les circuits de validation sont paramétrables. 

L’utilisateur peut notamment choisir entre une validation séquentielle et une validation parallèle. Dans une validation séquentielle, l’ordre d’approbation des parties est important, et défini à l’avance : si le premier interlocuteur ne valide pas, le deuxième ne peut pas approuver, et ainsi de suite. Dans une validation parallèle au contraire, l’ordre importe peu, ce qui permet à toutes les parties de valider le document indépendamment. 

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Hyperlex vous permet d’approuver vos contrats de manière dématérialisée

Hyperlex est un outil en ligne de gestion des contrats, qui permet aux entreprises de simplifier le processus contractuel à toutes les étapes. En particulier, le logiciel Hyperlex comporte un module d’approbation digitalisée, qui simplifie, accélère et sécurise toute la phase de validation des contrats.

Ce module est flexible ; il permet notamment de choisir entre une validation séquentielle et une validation parallèle. Les étapes du circuit de validation sont entièrement définies par l’expert de l’entreprise. En fonction des besoins liés au contrat, la définition du circuit peut se faire :

  • Après l’importation du document (au format Word ou pdf).
  • En définissant le workflow à l’avance.

 

Dans tous les cas, l’outil simplifie les échanges entre les opérationnels et le service juridique. En effet, l’expert juridique n’a plus besoin d’envoyer de multiples mails aux opérationnels, pour surveiller l’application des règles relatives au contrat : celles-ci peuvent être intégrées directement dans le circuit de validation. 

Le workflow de validation Hyperlex est aussi beaucoup plus rapide qu’une validation manuelle, et permet aux validateurs de gagner en autonomie. 

💡 Bon à savoir : Dès que le contrat est importé et le circuit défini, une notification est automatiquement envoyée par mail à toutes les parties, pour que le processus puisse commencer. En un seul clic, chaque validateur peut consulter le document, et décider de l’approuver ou non. L’outil simplifie également la procédure en cas de refus : les validateurs peuvent laisser un commentaire pour expliquer le motif du refus.

 

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Aussi, la personne qui a initié la demande est notifiée en temps réel de toutes les réponses. Cela lui permet de suivre plus facilement la validation, et d’intervenir rapidement en cas de blocage. Une fois le contrat validé, la demande de signature électronique peut être lancée directement depuis l’outil.

 

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