70% des directions achats prévoient de maintenir ou d’accroître leurs investissements dans les outils digitaux*.
Alors qu’ils entamaient doucement leur mutation, la crise sanitaire est venue bouleverser les habitudes des acheteurs, qui recherchent aujourd’hui des solutions pour répondre à leurs besoins métier.
Dans un livre blanc, les experts de la digitalisation Hyperlex, HelloSign, Libeo, Spendesk et Freelance.com, vous donnent les clés pour opérer une transformation optimale, de la signature électronique à la dématérialisation des factures, en passant par un pilotage de l’activité.
Les achats : une fonction de l’entreprise en pleine mutation
En charge de la recherche de fournisseurs afin d’assurer l’approvisionnement de l’entreprise et lui permettre de fonctionner et de produire, la fonction achats contribue à la rentabilité et la compétitivité de l’entreprise (coûts, délais de production et de livraison…), et à la qualité des produits fournis tout en évitant les ruptures de stock.
Depuis plusieurs années, le mot d’ordre des achats n’est plus uniquement le prix. Certes, la recherche du prix le plus bas reste un critère important dans le choix des fournisseurs et des partenaires, mais d’autres critères ont peu à peu pris une importance accrue : la qualité, l’innovation et la RSE (la responsabilité sociale de l’entreprise).
Désormais, ce sont les 3 piliers du développement durable qui guident les directions des achats : économie, social et environnement.
La vision du métier a donc progressivement changé : plutôt que de suivre les anciens préceptes, les acheteurs sont désormais en recherche d’innovation et de nouvelles solutions pour répondre à leurs nouvelles problématiques.
- 42% – c’est le pourcentage des processus achats qui sont aujourd’hui digitalisés.
- + 39% – c’est la croissance attendue en 2022 du nombre d’utilisateurs des outils Procure-to-Pay et Source-to-Contract.
- 900 000 € – c’est le budget moyen estimé en 2022 pour l’achat d’outils digitaux.
Quand la crise Covid-19 s’en mêle
Alors que les directions achats entamaient doucement leur mutation, la crise sanitaire est venue mettre un coup de pied dans la fourmilière. Les entreprises ont dû revoir leurs priorités pour continuer à fonctionner malgré les confinements, les problèmes logistiques et les risques de paralysie des chaînes d’approvisionnement, le télétravail, etc.
Ainsi, la mise en place d’outils dématérialisés jusque là jugés non prioritaires (comme la signature électronique) est devenue indispensable à la survie des entreprises. Même avec leurs salariés confinés chez eux, les entreprises doivent pouvoir continuer à signer des contrats, assurer leurs échéances contractuelles, gérer les renouvellements des contrats, et le partage des informations aux personnes concernées, etc. afin d’assurer la continuité de la production de l’entreprise.
Cette réorganisation un peu forcée a permis aux directions achats de prendre une place de premier plan dans le fonctionnement de l’entreprise. Plus qu’un soutien à la continuité de l’activité, la fonction achats est devenue un moteur d’innovation et d’adaptabilité en recherche permanente d’outils digitaux encore plus poussés.
- réduction des coûts
- gestion des risques
- transformation digitale
La boite à outils idéale d’une direction des achats
Refusant de revenir aux anciennes pratiques, les achats surfent au contraire sur la vague de l’innovation que la crise sanitaire a rendue indispensable à la survie des entreprises. Les acheteurs l’ont compris, rien (ou presque) n’échappe à la dématérialisation : signature électronique, gestion des contrats et Contract Lifecycle Management (CLM), gestion des notes de frais, gestion du cycle d’achat, P2P (procure-to-pay).
De nombreuses tâches chronophages et à faible valeur ajoutée peuvent être digitalisées et automatisées. L’entreprise gagne ainsi en productivité.
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#1 – La signature électronique
En plus d’être simple, rapide et efficace, la signature électronique s’inscrit parfaitement de la RSE.
Fini le temps perdu à imprimer, envoyer et stocker une quantité astronomique de papier ! Sans avoir besoin de se rencontrer (crise Covid-19 oblige), la signature électronique a permis aux entreprises de poursuivre leur activité et de signer de nouveaux contrats (contrats fournisseurs et contrats clients).
#2 – La gestion digitalisée des contrats
Grâce à un outil de Contract Lifecycle Management adapté, vous pouvez simplifier la gestion de tous vos contrats, de leur rédaction à leur renouvellement en passant par leur négociation et leur suivi. À chaque étape, et où que vous soyez (au bureau, en télétravail ou en déplacement chez un client ou un fournisseur), vous avez accès à tous les documents dont vous avez besoin grâce à votre CLM.
#3 – Un outil de pilotage dédié à la fonction achats
Dans le cadre du développement et de la mise en place de logiciels de gestion intégrés (ERP), nombre de fonctions achats sont favorables à la création d’un outil de pilotage dédié. Suivi des performances, tableaux de bord automatisés, communications simplifiées avec les différents intervenants pour un suivi optimisé…
Un tel outil participerait sans aucun doute à gagner en productivité, en fluidité et en qualité.
#4 – La gestion de notes de frais
Il s’agit peut-être là de la tâche la plus chronophage, la plus sujette à l’erreur et la fraude tout en étant celle qui présente la plus faible valeur ajoutée possible. En dématérialisant la gestion des notes de frais (enregistrement, vérification, validation, stockage et archivage…), vous faites gagner un temps précieux à vos équipes.
#5 – La facturation électronique
Encore peu utilisée, la facturation électronique va elle aussi s’imposer comme un indispensable de la vie d’une entreprise, d’autant qu’elle devrait être obligatoire à partir de 2026. Autant s’équiper rapidement !
Digitaliser c’est bien, mais bien digitaliser c’est encore mieux !
Quel que soit le niveau de digitalisation dont votre entreprise a besoin, vous devez avant tout vous assurer de la sécurité de vos données et la bonne gestion des outils que vous allez mettre en place.
Notre conseil : entre le choix de la solution qui vous convient, son déploiement et la formation de vos collaborateurs pour une utilisation optimale, assurez-vous d’être accompagné par des professionnels de confiance.
Pour tout connaître sur la transformation digitale des directions achats, téléchargez le livre blanc :
* source : étude Digital Procurement, PwC, 2020
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