Schlüsselzahlen zum Contract Management 

Im Jahr 2022 erobert Vertragszyklus-Management immer mehr Unternehmen.

Diese Disziplin ist besser bekannt unter dem Namen Vertragsmanagement und umfasst die Verwaltung aller Verträge eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus, von den Verhandlungen im Vorfeld bis hin zur Unterzeichnung und Erfüllung.

Auf dieser Seite werden Ihnen alle Schlüsselzahlen zum Contract Management genannt. 

20 Schlüsselzahlen rund um das Contract Management, die Sie 2022 kennen sollten

Wenn man heute von Vertragsmanagement spricht, meint man in der Regel Softwarelösungen, die zur Optimierung des Vertragsmanagements vorgesehen sind; diese Lösungen werden von innovativen Unternehmen aus dem Rechtsbereich, den sogenannten Legaltechs, angeboten.

In einem Umfeld, in dem Unternehmen ein ständig wachsendes Vertragsvolumen verwalten müssen, werden Vertragsmanagement-Tools unverzichtbar und ersetzen nach und nach die manuellen Prozesse. 

Für Rechtsabteilungen

#1 - 78% der Rechtsabteilungen wollen ihre Vertragsprozesse automatisieren

Die Rechtsabteilungen sind die ersten, die von der Schwerfälligkeit der Vertragsprozesse betroffen sind. In Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten, ist diese Schwerfälligkeit noch stärker ausgeprägt. Die meisten dieser Aufgaben können automatisiert werden, um Zeit zu sparen, damit sich die Rechtsabteilungen auf die Aufgaben mit hohem Mehrwert konzentrieren können.

Quelle: EY-Studie - Observatorium der Rechtsabteilungen, 2019.

#2 - Für 73% der Juristen ist künstliche Intelligenz ein vorrangiges Thema

Technologische Innovationen werden von den Rechtsabteilungen dringend gewünscht. Unter allen verfügbaren Technologien gehört die künstliche Intelligenz zu den gefragtesten. Diese Innovation beschleunigt die Verarbeitung und Analyse von Vertragsdaten erheblich und verringert die Fehlerquote im Vergleich zu einem langwierigen und mühsamen manuellen Lesen. Künstliche Intelligenz kommt natürlich Juristen zugute, für die sie fast drei von vier als vorrangiges Thema ansehen; sie optimiert aber auch die Arbeit anderer Berufsgruppen.

Quelle: Studie "Digitalisierung der Rechtsabteilungen", durchgeführt von Day One, der Kanzlei CMS Francis Lefebvre Avocats und der Vereinigung von Rechtsdirektoren Cercle Montesquieu , Februar 2019.

 

 #3 - 29% der Rechtsabteilungen verfügen über ein spezielles Instrument für das Vertragsmanagement.

Im Vergleich zur manuellen Verwaltung bieten Vertragsmanagement-Tools den Rechtsabteilungen viele Vorteile: Sie automatisieren wiederkehrende Aufgaben, verbessern die Einhaltung von Verträgen, vereinfachen Arbeitsabläufe und zentralisieren alle Verträge in einer einzigen Datenbank, um den Zugang zu Informationen zu erleichtern. Dies erklärt die zunehmende Akzeptanz dieser Lösungen in den Unternehmen.

Quelle: Hyperlex x Day One Studie | Vertragsmanagement in Unternehmen: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit rund um den Vertrag im Jahr 2021?

 

#4 - 62% der Rechtsabteilungen glauben, dass ihre Arbeitsbelastung zunehmen wird 

Im Jahr 2020 befragte die Beratungsfirma Day One 50 Rechtsabteilungen großer Unternehmen, um die Auswirkungen der Gesundheitskrise auf ihre Zukunftsaussichten zu beurteilen.

Fast zwei Drittel der Befragten erwarten, dass ihre Arbeitsbelastung in den kommenden Jahren steigen wird! Die Krise hat die Rechtsabteilungen wieder in eine zentrale Position innerhalb des Unternehmens gebracht: Angesichts der Umwälzungen im Geschäftsleben haben sie alle Bereiche begleitet und sich stärker in die Entscheidungsfindung eingemischt.

Quelle: DayOne, COVID-19 & JURISTICAL DIRECTIONS: Return of experience for the future, Bilans and perspectives for legal directions, July 2020.

 

#5 - 88% der Rechtsabteilungen glauben, dass die Krise einen starken Einfluss auf die Durchführung von Veränderungen hin zu mehr Digitalisierung haben wird.

Die Digitalisierung von Unternehmen ist kein neues Phänomen; die Gesundheitskrise hat diesen Wandel jedoch beschleunigt und sich auf alle Berufe, darunter auch die Rechtsabteilung, ausgewirkt. Insbesondere die Einschränkung von Reisen und die Verbreitung von Telearbeit haben neue Bedürfnisse entstehen lassen: Fernzugriff auf juristische Dokumente, Entmaterialisierung des Verfassens und Unterschreibens von Verträgen, flüssigerer Austausch... Aus diesem Grund glauben fast 9 von 10 Rechtsabteilungen, dass die Gesundheitskrise die Digitalisierung des Berufsstandes noch verstärken wird.

Quelle: DayOne, COVID-19 & JURISTICAL DIRECTIONS: Return of experience for the future, Bilans and perspectives for legal directions, July 2020.

 

#6 - Bis 2025 werden Rechtsabteilungen ihre Ausgaben für Rechtstechnologie verdreifachen

Um die steigende Arbeitsbelastung und die jüngsten Veränderungen in den Organisationen zu bewältigen, müssen sich die Rechtsabteilungen anpassen. Dies erklärt die Prognose, dass die Ausgaben für Legaltech bis 2025 um das Dreifache ansteigen werden. Dieser Anstieg ist notwendig, um die Produktivität der Rechtsabteilungen aufrechtzuerhalten, sich an die Telearbeit anzupassen und die Abhängigkeit von externen Rechtsberatern zu verringern.

Quelle: Gartner, State of the Legal Function 2020.

#7 - Bis 2024 werden Rechtsabteilungen 50% der juristischen Arbeit im Zusammenhang mit M&A-Transaktionen automatisiert haben.

In den nächsten Jahren wird die Zahl der Fusionen und Übernahmen weiter steigen, was mit den Folgen der Gesundheitskrise zusammenhängt. Diese Transaktionen stellen eine große Arbeitsbelastung für die Rechtsabteilungen dar; daher wird verstärkt auf Automatisierung zurückgegriffen. Für diese kritischen Aufgaben sind vor allem fortschrittliche Technologien wie Machine Learning und Natural Language Processing gefragt.

Quelle: Gartner, State of the Legal Function 2020.

#8 - 12% der Rechtsabteilungen haben künstliche Intelligenz in ihre Prozesse integriert

Dieser Anteil ist gering, wenn man bedenkt, welchen Beitrag die künstliche Intelligenz zu Rechtsdienstleistungen leistet.

Denn diese noch recht neue Technologie hat zwei große Vorteile: Sie reduziert die Risiken, die mit der Verwaltung von Verträgen einhergehen, erheblich; und sie befreit auch die Rechtsabteilungen von Papierkram und anderen sich wiederholenden Aufgaben.

Quelle: CLOC 2019 State of the industry survey.

 

#9 - 50% der Rechtsabteilungen nennen die Überwachung von Fälligkeiten als Hauptrisiko im Vertragsmanagement.

Danach folgen die Lagerung und Archivierung, die als Hauptrisiko eingestuft werden. Die Sicherung erfolgt über die Einrichtung eines Tools, für 1/4 über die Prozesse und die Annahme einer Vertragspolitik.

Quelle: Hyperlex x Day One Studie | Vertragsmanagement in Unternehmen: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit rund um den Vertrag im Jahr 2021?

Für Geschäftsleitungen

#10 - 3,4 Wochen: So lange dauert es im Durchschnitt, einen Vertrag aufzusetzen.

Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist nicht nur teuer, sondern auch zeitaufwendig: Im Durchschnitt dauert es 3,4 Wochen, einen einzigen Vertrag zu erstellen! Ein Zeitraum, der sich durchaus verbessern lässt, wenn man bedenkt, dass die meisten vertragsbezogenen Aufgaben automatisiert werden können.

Quelle: Forrester.

#11 - 55% der Vertriebsleiter sind der Meinung, dass die Vertragsphase den Verkaufsprozess verlangsamt.

Die Vertriebsabteilungen sind die ersten, die von den schwerfälligen Vertragsprozessen betroffen sind. Dies bleibt nicht ohne Auswirkungen auf den Umsatz!

Denn je langsamer und umständlicher der Vertragsabschluss ist, desto weniger können sich die Vertriebsmitarbeiter auf ihr Kerngeschäft konzentrieren: den Verkauf. Die Vertriebsabteilungen müssen daher den Vertragsprozess so weit wie möglich vereinfachen, damit er weniger Einfluss auf ihre Leistung hat.

Quelle: Forrester-Studie für Docusign, State of the Art of Agreement Systems, 2020.

 

#12 - Automatisiertes Vertragsmanagement beschleunigt Verhandlungen um 50%.

Dank der Automatisierung sichern sich Unternehmen mit einem Vertragsmanagement-Tool wertvolle Zeitersparnisse.

Diese Zeiteinsparungen werden in allen Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags erzielt, aber am deutlichsten sind sie bei den Verhandlungen zu erkennen. Denn bei einer manuellen Verwaltung ist die Verhandlung ein langwieriger Prozess, der oft komplexe Mailschleifen beinhaltet, in denen mehrere Versionen des Vertrags verloren gehen.

Mit CLM-Tools wird dieser endlose Austausch auf ein Minimum reduziert.

Quelle: Goldman Sachs, Time to manage those contracts! https://cmsd.nl/wp-content/uploads/2015/10/memba_pwc_contractmgmt.pdf

 

Für Einkaufsabteilungen

#13 - 80% der Einkäufer beherrschen die Bedingungen und die rechtliche Struktur ihrer Verträge nicht vollständig.

Bei den Käufern ist dieser Mangel an Beherrschung besonders ausgeprägt. Dies stellt nicht nur ein rechtliches, sondern auch ein finanzielles Problem dar. Der Vertrag ist ein Schlüsseldokument, das die Grundlage für die Beziehung zwischen Käufer und Lieferant bildet, und es ist daher notwendig, die Bedingungen zu verstehen, um Werte zu schaffen und Risiken zu begrenzen.

Quelle: 2015 IACCM Benchmarking Study, PWC.

#14 - 60% der Lieferantenverträge werden ohne Analyse verlängert

Diese Zahl aus einer Aberdeen-Studie zeigt einmal mehr die Risiken, die mit einem schlechten Vertragsmanagement einhergehen.

Ohne Kontrolle über die Informationen, insbesondere über die Verlängerungsdaten und -modalitäten, werden etwa 6 von 10 Lieferantenverträgen automatisch und ohne vorherige Analyse verlängert. Man kann sich vorstellen, welche finanziellen Kosten dies verursacht; vor allem, wenn man bedenkt, dass Unternehmen im Durchschnitt mehrere tausend Verträge verwalten.

Quelle: Aberdeen 

Für Unternehmen im Allgemeinen

#15 - Mehr als 50% der Unternehmen wissen nicht, wann sie ihre Verträge verlängern müssen

Diese Zahl erklärt sich durch die großen Vertragsvolumina, mit denen die meisten Unternehmen konfrontiert sind. Denn je mehr Verträge zu bearbeiten sind, desto komplexer wird ihre tägliche Verwaltung, was eine manuelle Überwachung der Fälligkeitstermine erschwert. Die Unkenntnis der Verlängerungsfristen stellt jedoch ein nicht zu unterschätzendes finanzielles und rechtliches Risiko für die Unternehmen dar.

Quelle: Studie "Legal Direction and Digitalization", Deloitte Taj, 2019.

 

#16 - 63% der französischen Unternehmen haben eine Delegation von Verträgen an das operative Personal für die Ausarbeitung bestimmter Verträge eingeführt.

Von den Unternehmen, die Verträge delegieren, delegieren 85 % mindestens 10 % ihres jährlichen Vertragsvolumens an das operative Personal. Die Delegierung von Verträgen an das operative Personal ist eine Praxis, die sich immer mehr durchsetzt und zufriedenstellende Ergebnisse liefert, die Aufteilung hingegen muss noch geklärt werden: Wer genau macht was zwischen dem juristischen und dem operativen Bereich?

Quelle: Hyperlex x Day One Studie | Vertragsmanagement in Unternehmen: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit rund um den Vertrag im Jahr 2021?

#17 - 29% der französischen Unternehmen haben die Vertragserstellung digitalisiert

Bei der Erstellung von Verträgen ist die Digitalisierung noch zögerlich. Die Phase der Vertragserstellung ist jedoch ein Schlüsselmoment für die Digitalisierung der Vertragsbeziehung: Sie ist der erste Schritt, um die Geschäftsbeziehung, die sich im Laufe der ersten Gespräche entwickelt hat, offiziell zu machen.

Quelle: Hyperlex x Day One Studie | Vertragsmanagement in Unternehmen: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit rund um den Vertrag im Jahr 2021?

#18 - 48% der operativen Mitarbeiter haben keine rechtliche Schulung zu den wichtigsten Vertragsklauseln erhalten.

Fast jeder zweite Mitarbeiter im operativen Geschäft ist nicht mit den Klauseln der Verträge, an denen er arbeitet, vertraut. In den Unternehmen ist diese Kompetenz häufig noch auf die Rechtsabteilung beschränkt. Dies ist nicht ohne Risiko, da die Unkenntnis einer Klausel zu Verzögerungen, Streitigkeiten und sogar finanziellen Verlusten führen kann. Außerdem führt dieser Mangel an Autonomie zu einem häufigen Hin und Her zwischen den operativen Mitarbeitern und der Rechtsabteilung, was die Verwaltung der Verträge erschwert

Quelle: Studie "Legal Directorate and Digitalization", Deloitte Taj, 2019.

 

#19 - Ein unkontrolliertes Vertragsmanagement kann zu einem Umsatzrückgang von 10% führen.

Die Optimierung des Vertragsmanagements ist nicht nur ein rechtliches Problem. Tatsächlich hat eine Studie gezeigt, dass ein schlechtes Vertragsmanagement in einem Unternehmen den Umsatz um bis zu 10 % senken kann. Dies lässt sich durch mehrere Mechanismen erklären: langsame und komplexe manuelle Prozesse, verpasste Upselling-Möglichkeiten, fehlende Übersicht über laufende Verträge...viele Faktoren, die für eine bessere Vertragskontrolle sprechen!

Quelle: Automation Transforming Contracts and Commercial Management, IACCM, 2017.

#20 - 55% der Unternehmen haben es bereits geschafft, alle ihre Verträge in einem einzigen Tool zu speichern.

Die Speicherung von Verträgen ist eine scheinbar einfache Aufgabe (Protokollierung von .pdf-Dateien), die sich als komplexer erweist, wenn man die Bedeutung ihres Inhalts bedenkt: den Kern der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Tools mit einer Schicht künstlicher Intelligenz haben hier einen Vorsprung, da sie nützliche Informationen aufspüren können, die bei der Einrichtung des Tools nicht vorgesehen waren.

Quelle: Hyperlex x Day One Studie | Vertragsmanagement in Unternehmen: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit rund um den Vertrag im Jahr 2021?

#21 - 71% der Unternehmen können mindestens 10% ihrer Verträge nicht lokalisieren

Es gibt viel mehr Unternehmen, die Verträge verlegen, als man denkt; und diese Problematik ist alles andere als harmlos!

Denn wer einen Vertrag verlegt, geht das Risiko ein, eine Verpflichtung nicht einzuhalten, eine Klausel unwissentlich zu missachten oder eine Frist zu verpassen. Die finanziellen und rechtlichen Risiken sind groß - es kann sogar so weit gehen, dass der Ruf des Unternehmens gefährdet wird.

Diese Schwierigkeit, Verträge zu lokalisieren, zeigt einen dringenden Bedarf an einer Zentralisierung in einer geeigneten Lösung, um den Zugang zu Informationen zu erleichtern.

Quelle: Journal of Contract Management https://www.entrepreneur.com/article/195046 

#22 - Unternehmen verlieren durchschnittlich 15% ihrer Verträge

Eine Aberdeen-Studie ergab, dass der Anteil der verlorenen Verträge in Unternehmen bei etwa 15 % liegt. Auch hier ergeben sich erhebliche Probleme bei der Risikokontrolle und der Überwachung der Vertragserfüllung.

Quelle: Aberdeen https://www.contractworks.com/blog/3-tips-for-successful-enterprise-contract-management 

#23 - 83% der Berufstätigen sind mit dem Vertragsprozess in ihrem Unternehmen unzufrieden

Diese Unzufriedenheit hängt mit langsamen manuellen Prozessen, aber auch mit mangelnder Kontrolle über Informationen und Daten zusammen. In den letzten Jahren hat sie viele Unternehmen dazu veranlasst, nach Lösungen zur Vereinfachung des Vertragsabschlusses zu suchen. Lösungen, die sich in erster Linie auf die Rechts- und Vertriebsabteilungen auswirken, aber auch den Alltag und die Leistung anderer Abteilungen verbessern.

Quelle: IACCM, 2016 https://blog.iaccm.com/commitment-matters-tim-cummins-blog/what-does-good-like

#24 - 9 von 10 Unternehmen haben in Frankreich ein Projekt zur elektronischen Signatur eingesetzt

Da die elektronische Signatur praktisch und einfach zu verwenden ist, hat sie sich schneller als die künstliche Intelligenz in den Sprachgebrauch eingefügt.

Neben den Rechtsabteilungen wird diese Technologie auch von Vertriebs-, Einkaufs- und Personalabteilungen sowie von allen Abteilungen, die regelmäßig Verträge unterschreiben lassen müssen, sehr geschätzt. Zeitersparnis und die Vereinfachung des Vertragsprozesses sind die Hauptargumente für die elektronische Signatur. Mit der zunehmenden Entmaterialisierung der rechtlichen Schritte wird ihr Einsatz weiter zunehmen.

Quelle: Hyperlex x Day One Studie | Vertragsmanagement in Unternehmen: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit rund um den Vertrag im Jahr 2021?

Bonus 🎁. 

#25 - Durch die Vermeidung von Unklarheiten und Nichteinhaltung von Vorschriften kann Contract Management bis zu 2% der jährlichen Kosten eines Unternehmens senken.

Neben den langsamen Prozessen ist eines der Hauptprobleme bei der manuellen Verwaltung von Verträgen das Fehlerrisiko. Ab einem bestimmten Vertragsvolumen können Ungenauigkeiten und nicht konforme Dokumente teuer werden!

Vertragsmanagement-Tools vermeiden diese Problematik, was der Rechtsabteilung Zeit spart und bis zu 2 % der jährlichen Ausgaben des Unternehmens einsparen kann.

Quelle: PriceWaterhouseCoopers, 2019 https://blog.iaccm.com/commitment-matters-tim-cummins-blog/2010/10/04/lies-statistics-contract-management 

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