In den USA gibt es den Beruf des Legal Operation Officer bereits seit mehreren Jahren, in Frankreich ist er jedoch noch recht neu.
Der Legal Ops (oder CLOO) nimmt in einem Unternehmen eine Querschnittsposition ein. Er ist dem Rechtsteam angegliedert, ist aber kein Jurist im eigentlichen Sinne. Er ist auch kein ausgebildeter Jurist!
Er hilft dabei, die eingeführten Prozesse zu optimieren, d. h. sie zu vereinfachen und zu organisieren, innerhalb der Rechtsteams. Im Grunde genommen besteht seine Rolle darin, bei der Bewältigung des Wandels der Arbeitsmethoden und -mittel zu helfen und deren Nutzung zu modernisieren, indem er insbesondere auf den Einsatz von Software setzt.
In diesem Artikel wollen wir uns die fünf Eigenschaften eines guten Legal Ops Officers ansehen.
5 Eigenschaften eines guten Legal Ops Officers
Der Legal Ops nimmt eine wichtige Stellung im Unternehmen ein. Insgesamt besteht seine Rolle darin, die Rechtskultur im Unternehmen zu evangelisieren und das Thema einfach und für alle zugänglich zu machen.
Er ist verantwortlich für die Auswahl der Software, die am besten geeignet ist, rechtliche Vorgänge zu erleichtern, und er ist dafür zuständig, einen reibungslosen und effizienten Übergang zu gewährleisten und dabei das vorgegebene Budget einzuhalten.
Da sein Handlungsspielraum recht groß ist, ist es für ihn wichtig, dass er diese fünf Haupteigenschaften besitzt.
1. Gute Rechtskenntnisse haben ⚖️.
Legal Ops haben keine eigentliche rechtliche Verantwortung im Unternehmen. Viele von ihnen haben auch kein Jurastudium absolviert! Sie können sogar Wirtschaftsingenieure oder Finanzfachleute sein.
Eine sehr gute juristische Kultur ist jedoch unerlässlich. Um geeignete Methoden zu implementieren und eine Harmonisierung der Qualitätswerkzeuge zu gewährleisten, muss der CLOO verstehen, welche Herausforderungen die aus den Rechtsabteilungen stammenden Berufe zu bewältigen haben. Für jede Diagnose muss er eine Lösung anbieten.
Sich mit den Problemen des Rechts vertraut zu machen, ist auch im Kontakt mit anderen Teams von entscheidender Bedeutung: Der Legal Ops muss in der Lage sein, den operativen Teams bei seinen Voruntersuchungen die Prinzipien zu popularisieren, aber auch, um sie dazu zu bringen, die von ihm gewählten Werkzeuge zu übernehmen.
Schließlich wird vom CLOO verlangt, dass er bei der Einführung der von ihm gewählten Werkzeuge die mit der Einhaltung der Vorschriften verbundenen Herausforderungen beherrscht. Die DSGVO zum Beispiel sollte kein Geheimnis für ihn sein.
2. Strategisches Geschick zeigen und sich mit Zahlen auskennen 📐.
Die richtigen Software- und Organisationslösungen zu finden, ist eine geschickte Rechnung! Der CLOO muss dafür sorgen, dass die mit der Rechtsabteilung verbundenen Budgets optimiert werden.
Wenn es für diese Position häufig Finanzprofile gibt, liegt das daran, dass sie die Beherrschung der budgetären und wirtschaftlichen Aspekte des Unternehmens voraussetzt. Nach der Kartierung der Bedürfnisse des Unternehmens und dem Aufstellen von Benchmarks wird ein guter Legal Ops die effizientesten Lösungen auswählen und wissen, wie man intelligent verhandelt und ausgibt.
3. Haben Sie eine 360°-Sicht und zeigen Sie Gründlichkeit und Organisation 🔎.
Um die digitalen Lösungen zu implementieren, die am besten zu den Bedürfnissen seines Unternehmens passen, muss der Legal Ops daher eine 360°-Sicht haben. Er passt seine Recherchen an die Anforderungen seiner Mitarbeiter an, um das umfassendste Angebot zu finden.
Dies erfordert Genauigkeit und Organisationstalent, da der CLOO nie nur ein Projekt gleichzeitig betreut.
Eine gewisse Fähigkeit und Vorliebe für Projektmanagement und Führung ist daher für jeden guten Legal Ops unerlässlich.
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4. Anderen zugewandt sein, Teamgeist haben 💬.
Der Legal Ops Officer hat ein bereichsübergreifendes Profil.
Er muss mit allen Teams in Kontakt stehen, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen und bei der Integration neuer Tools zu helfen. Dies erfordert ein hohes Maß an Beziehungsfähigkeit und Einfühlungsvermögen.
Der CLOO muss nicht nur die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter berücksichtigen, sondern auch die der Kunden kennen, denn auf diese richtet er alle seine Handlungen aus.
Schließlich muss ein guter Legal Ops seine Beziehungen nach außen pflegen, insbesondere zu den Lieferanten.
Dass man in dieser Position Wirtschaftsingenieure findet, liegt daran, dass die Position des CLOO sowohl kaufmännische und finanzielle Fähigkeiten als auch ein ausgeprägtes Verhandlungsgeschick erfordert.
5. Freude an neuen Technologien haben und sich mit den richtigen Werkzeugen ausstatten 💻.
Ein guter Legal Ops muss in der Lage sein, die Implementierung der richtigen Werkzeuge für das Unternehmen zu erkennen und zu steuern.
Um sich in dieser Position zu entfalten, ist es daher wichtig, Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich der Legaltechs, zu haben.
Zu den Softwareprogrammen, nach denen CLOOs suchen und die den Alltag der Rechtsabteilungen erleichtern, gehören: Software für elektronische Unterschriften, Software zur Digitalisierung von Hauptversammlungen, virtuelle Räume zur Zentralisierung von Dokumenten...
Warum ist ein CLM wie Hyperlex das beste Werkzeug, das man als Legal Ops einsetzen sollte?
Hyperlex ist eine SaaS-Lösung für die Verwaltung von Verträgen. Sie unterstützt Unternehmen von der Erstellung von Verträgen über die Speicherung bis hin zur Validierung. Es ist eine Komplettlösung, die entwickelt wurde, um alle Vertragsprozesse der Rechtsabteilungen, aber auch der operativen Teams zu erleichtern.
Wenn Sie sich als Legal Ops für eine Vertragsmanagement-Software wie Hyperlex entscheiden, können Sie unter anderem :
- Für eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams sorgen 🤝.
Alle Verträge sind papierlos und für alle Nutzer an jedem Ort, zu jeder Zeit und gleichzeitig zugänglich, da sie - sicher - in der Cloud gespeichert sind. Sie sparen also Zeit für Ihre Mitarbeiter, insbesondere für die Rechtsabteilungen! Schluss mit der stundenlangen Suche nach dem richtigen Vertrag in einem falschen Ordner.
Darüber hinaus erleichtert es die Arbeit zwischen den Teams. Die Arbeit ist flüssiger, Verträge werden einfach erstellt, ausgetauscht, geprüft und unterzeichnet, vor allem durch Tools wie den Rechtsklausurenkatalog, der alle unternehmensrelevanten Klauseln zusammenfasst, um Verträge einfacher zu generieren, oder Freigabe-Workflows, mit denen der Fortschritt eines Vertrags zwischen allen Parteien verfolgt werden kann.
- Risiken vermeiden 🛡️.
Mit Funktionen wie der Fälligkeitserinnerung oder der Risikoerkennung ist es unmöglich, ein Datum oder eine Norm zu übersehen, die sich geändert hat. Unsere künstliche Intelligenz erkennt Daten, Klauseln oder Beträge in Verträgen und benachrichtigt die Teams in Echtzeit.
- Daten schützen 🔒.
Hyperlex ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten in Sicherheit zu bringen. Wir haben die ISO 27001-Zertifizierung erhalten, die bestätigt, dass wir die höchsten Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen auf dem Markt erfüllen.
- Auf Interoperabilität setzen 💻.
Alle Abteilungen verwenden Software, die den Anforderungen ihres Geschäfts entspricht. Eine Software wie Hyperlex kann mit DMS, ERP, CRM, Lösungen für elektronische Signaturen und anderen unternehmenskritischen Anwendungen integriert werden und so die Arbeit aller Teams erleichtern.
Kurz gesagt, die transversalen Kompetenzen des Legal Operations Officer machen ihn zu einem Schlüsselelement für die Rechtsabteilungen und die Unternehmen. Er trägt dazu bei, die internen Abläufe zu vereinfachen und zu modernisieren.
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