Innerhalb eines Unternehmens sind die Leitungsinstanzen mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert: Vertraulichkeit und Sicherheit des Datenaustauschs, Organisation der Arbeit auf Distanz, Optimierung der Entscheidungsfindung...
Um all diese Elemente zu rationalisieren und zu vereinfachen, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, die Instanzen mithilfe geeigneter Tools zu digitalisieren.
Hier sind fünf Gründe, warum Sie Ihre Instanzen mit SaaS-Software digitalisieren sollten.
Was ist die Digitalisierung von Instanzen? Definition
Die Digitalisierung der Gremien bezeichnet die Einführung digitaler Werkzeuge, um die Arbeit der Führungsgremien eines Unternehmens zu erleichtern: d. h. des Verwaltungsrats, des Vorstands oder auch der Aufsichtsgremien.
In der Tat arbeiten diese Instanzen mit sensiblen Daten. Sie müssen daher leistungsfähige und gleichzeitig hochsichere Prozesse für die Unternehmenssteuerung einrichten. Daher ist die Optimierung ihrer Arbeit mithilfe digitaler Tools eine Lösung erster Wahl.
Dank der digitalen Technologie können Leitungsgremien wertvolle Zeit bei der Organisation von Sitzungen, der Verwaltung von Fernarbeit, der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten oder der Datenanalyse sparen. Die Digitalisierung der Gremien hat auch den Vorteil, dass oftmals sensible Daten zentralisiert und gesichert werden können.
Heute gibt es SaaS-Lösungen wie DiliTrust, die es ermöglichen, alle Aspekte der Digitalisierung der Instanzen eines Unternehmens auf einer einzigen Plattform zu verwalten.
Digitalisieren Sie Ihre Instanzen mit einer SaaS-Software wie DiliTrust: ein sicherer Weg, um Ihren sensiblen Austausch zu verfolgen
Die DiliTrust Governance Suite besteht aus einer Reihe von Softwareprogrammen, die die rechtlichen Aktivitäten und die Governance von Unternehmen erleichtern. Ihr Modul, das der Digitalisierung der Instanzen gewidmet ist, ermöglicht es, die Arbeit der Governance-Instanzen zu sichern und zu optimieren.
#1 Zentralisierte Daten in einer sicheren Lösung 🔐.
Sicherheit ist ein zentrales Thema bei der Arbeit von Vorständen und anderen Gremien. Diese Gremien tauschen regelmäßig kritische und wertvolle Daten aus, die durch zuverlässige Tools geschützt werden müssen, z. B. finanzielle und strategische Informationen, deren Durchsickern oder Verlust das Funktionieren des Unternehmens stark beeinträchtigen kann.
Um Ihre Daten zu schützen, hält DiliTrust die höchsten derzeit geltenden Sicherheitsstandards ein und ist insbesondere nach ISO 27001 zertifiziert. Der Zugriff wird genau definiert, und die Verbindung zur Plattform ist durch eine doppelte Authentifizierung gesichert.
#2 Eine bessere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Interessengruppen 💬.
Der Vorteil eines SaaS-Tools besteht darin, dass es den Austausch zwischen den Parteien fließender gestaltet und die Zusammenarbeit erleichtert. Auf einer einzigen Online-Plattform können die Mitglieder der Governance-Gremien die Sitzungen im Vorfeld vorbereiten, die Einladungen verwalten, Dokumente gemeinsam nutzen und aus der Ferne an einem Dokument zusammenarbeiten.
Diese papierlose Arbeitsweise macht es einfacher, gemeinsam an einem vollständig gesicherten Tool zu arbeiten. Schwerfällige Prozesse und endlose Mailschleifen gehören der Vergangenheit an!
Die Effizienz der Gremien wird dadurch erheblich gesteigert: Dank dieser Verbesserungen wird der Alltag der Beteiligten vereinfacht, Fehler werden reduziert und die Entscheidungsfindung optimiert.
#3 Persönliche Betreuung rund um die Uhr 💻💻.
Die Digitalisierung der Instanzen ist ein weitreichender Prozess, der von allen Beteiligten verlangt, sich an neue Werkzeuge und Funktionsweisen anzupassen. Um Sie bei diesem Prozess bestmöglich zu unterstützen, begleitet DiliTrust die Unternehmen sowohl bei der Installation des Tools, der Einarbeitung in die verschiedenen Funktionen als auch bei der täglichen Verwaltung.
Diese Begleitung ist 24 Stunden am Tag verfügbar und bietet unbegrenzte Schulungsmöglichkeiten. Denn der Erfolg der Digitalisierung von Instanzen hängt von einer optimalen Beherrschung der Software ab.
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#4 Ein umfassender Überblick über die KPIs 📊.
Indem sie papierbasierte oder nicht zentralisierte Daten durch eine einzige Software ersetzen, können die Leitungsgremien auch die Bewertung ihrer Arbeit zentralisieren. Durch die Zentralisierung der Daten sowie die Möglichkeit, Umfragen durchzuführen, sind alle KPIs des Vorstandes und anderer Gremien auf einen Blick sichtbar und werden automatisch aktualisiert.
Sie erhalten also einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen der Unternehmensführung, und zwar auf personalisierten und intuitiven Dashboards. Die KPIs und Dashboards sind über das Tool konfigurierbar, sodass sie bei Bedarf schnell geändert werden können.
#5 Vereinfachte Arbeit aus der Ferne 🌍.
Die Verwaltung von Telearbeit ist ein immer wiederkehrendes Problem für Leitungsgremien. Diese Frage gewinnt mit der Verbreitung von Telearbeit und für Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, an Bedeutung.
Saas bietet eine relevante Antwort auf die Probleme, die durch das Arbeiten an entfernten Standorten entstehen, da es den Mitarbeitern :
- Von jedem Ort aus in Echtzeit auf Dokumente zuzugreifen, wobei die einzige Voraussetzung eine Internetverbindung ist (und der Besitz des Zugangs!).
- kollaborativ an Dokumenten aus der Ferne zu arbeiten (Bearbeitung, Anmerkungen)
- Digitalisierung der Verwaltung von Meetings durch ein System von Benachrichtigungen und vor- und nachgeschalteten Nachverfolgungen
- die Plattform auf allen Arten von Medien (Computer, Tablet oder Smartphone) zu nutzen
Die Optimierung der Telearbeit spart sowohl Zeit als auch erleichtert die Kommunikation zwischen den Beteiligten.
Möchten Sie mehr über die Digitalisierung Ihrer Instanzen erfahren?
Kontaktieren Sie unser Team!
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