Jede (Geschäfts-) Beziehung beginnt mit einem Vertrag.
Aber zwischen dem Geschäftsvorschlag und der Vertragsunterzeichnung kann viel Zeit vergehen ... Und das aus gutem Grund, denn es sind zahlreiche Handlungen von verschiedenen Beteiligten erforderlich. Vom Vertriebsmitarbeiter über den Einkaufsleiter bis hin zum Juristen geht der Vertrag durch viele Hände. Wenn es keine klaren, festgelegten Prozesse und keine geeignete Software gibt, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit verlängert.
In diesem Artikel werden Ihnen 7 Gründe für die Einführung von CLM-Software im SaaS-Modus genannt.
CLM-Software als SaaS: ein effektiver Weg zur Rationalisierung und Beschleunigung Ihrer Rechtsprozesse
Die Software zur Vertragsverwaltung bietet zahlreiche Funktionen. Darunter das Übersichtsblatt, das einen schnellen Zugriff auf alle Schlüsselelemente von Verträgen ermöglicht. Und genau diese Art von Funktionalität beschleunigt rechtliche Prozesse. Hier sind alle Vorteile eines CLM im SaaS-Modus.
1) Eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Teams 🗣️.
Eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens ist einer der Hauptvorteile von SaaS. Bei der Unterzeichnung eines Vertrags sind viele Parteien involviert. Da ist natürlich die Rechtsabteilung, die alle Fäden des Vertragsabschlusses in der Hand hält. Aber auch der Vertrieb, die Finanzabteilung, die Einkäufer, die Personalabteilung und viele andere.
Mit einem SaaS-basierten CLM haben die Teams Zugriff auf alle relevanten Informationen im selben System. Sie müssen keine Zeit mit der Suche nach aktuellen Informationen verschwenden, da sich alles an einem Ort befindet.
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2) Automatisierte Aufgaben ⏰.
Mit einem SaaS-basierten CLM werden die wichtigsten vertragsbezogenen Prozesse automatisiert, um die Produktivität zu steigern. Dies wird durch Funktionen wie Fälligkeitserinnerungen, Formulare zum Erstellen von Verträgen, Risikoerkennung, Clausier, Versionierung oder die berühmten Freigabe-Workflows erreicht, von denen wir weiter unten ebenfalls sprechen.
Diese Lösungen bieten auch anpassbare statistische Dashboards. Dadurch können Sie die Aktivitäten in Echtzeit verfolgen! 🔢
3) Eine Wartung, die von A bis Z verwaltet wird, aber nicht von Ihnen! 🧘
SaaS-Software wird schlüsselfertig geliefert und die Wartung wird vom Anbieter verwaltet, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen. Ziemlich praktisch, oder?
4) Eine schnelle Einführung effizienter interner Prozesse 🚀.
Für jeden Vertrag sind interne Freigaben erforderlich. Doch je mehr Verträge es gibt und je mehr Beteiligte daran beteiligt sind, desto länger wird der Vertragsabschluss! Dennoch müssen die Verträge von beiden beteiligten Parteien genehmigt werden.
Es ist zum Beispiel möglich, einen sequenziellen Freigabeprozess vorzusehen. In diesem Fall muss je nach der festgelegten Reihenfolge der Validierung der erste Beteiligte zustimmen, bevor der zweite Beteiligte zustimmen kann usw. Bei einer Ablehnung können die anderen nicht zustimmen.
Umgekehrt können Sie eine parallele Validierung (d. h. ohne Genehmigungsreihenfolge) einrichten. In diesem Fall kann jede Partei unabhängig von den anderen validieren. Die Idee dahinter ist, interne oder externe Genehmigungen durch Digitalisierung zu erleichtern.
5) Zentralisierte Daten in einer sicheren Lösung 🔒.
Mit der SaaS-Software zur Vertragsverwaltung sind alle vertraglichen Informationen (Historie der Vertragsbeziehungen, Klauseln, Vertragsvorlagen, Vertragsdaten usw.) an einem Ort zusammengefasst! Dies hat viele Vorteile:
- Es ist eine effizientere Art, rechtliche Vereinbarungen zu speichern. Und es ist vor allem sicherer als die gemeinsame Nutzung von lokal auf Computern gespeicherten Ordnern.
- Eine Bibliothek mit Standardklauseln standardisiert die Rechtssprache und verkürzt die Phasen des Schreibens, Verhandelns und Genehmigens. Mit einem kürzeren Verkaufszyklus kann das Unternehmen so seine Chancen vergrößern!
6) Nahtlose Integration mit der Branchensoftware aller Teams! ✒️
Jede Abteilung verwendet spezielle Software, um den Anforderungen ihres Geschäfts gerecht zu werden. Eine SaaS-basierte CLM-Software wie Hyperlex kann mit DMS, ERP, CRM, Lösungen für elektronische Signaturen und anderen unternehmenskritischen Anwendungen integriert werden. Die Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter werden also nicht durcheinander gebracht, da sich unsere Lösung nahtlos in ihren Arbeitsalltag einfügt.
Dies ermöglicht auch :
- Verträge direkt aus dem CRM heraus erstellen: Die für die Erstellung eines Vertrags erforderlichen Kundeninformationen werden migriert, um Verträge zu erstellen. Diese Automatisierung führt zu einer erheblichen Zeitersparnis für die operativen Teams.
- Dokumente jederzeit aktualisieren: So sind die Verträge für alle immer auf dem neuesten Stand, und es entfällt das Hin- und Hermailen zwischen den verschiedenen Teams, um den Vertragsfortschritt zu verfolgen.
7) Zugriff von überall und Unterstützung von Fernarbeit 🌎🌎.
Heutzutage wird Telearbeit immer mehr zur Norm. In diesem Zusammenhang ist es mehr als notwendig, eine Software im SaaS-Modus zu haben.
Und das aus gutem Grund: Sie brauchen nur eine Internetverbindung, um auf Vereinbarungen oder die Vertragshistorie zuzugreifen, Kommentare hinzuzufügen oder Änderungen zu genehmigen. So können die Mitarbeiter von zu Hause aus weiterarbeiten, ohne dass ihnen Informationen oder Werkzeuge fehlen.
Darüber hinaus ermöglicht die CLM-Software eine Feinabstimmung der Benutzerverwaltung. Auf diese Weise können Unternehmen festlegen, wer was sieht, je nach Rolle des Einzelnen.
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Sicherheit ist wichtig, deshalb bieten wir Ihnen auch :
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