Die Pandemie hat viele Veränderungen in unseren täglichen Gewohnheiten mit sich gebracht. Dazu gehört auch das Unterschreiben von Dokumenten.
Abgesehen davon, dass wir plötzlich keine Lust mehr hatten, einen Stift anzufassen, der uns nicht gehörte, hat die Verbreitung von Telearbeit und vollständig digitalem Handel die Verwendung von elektronischen Signaturen zur Bestätigung von Verträgen, Handel und Transaktionen demokratisiert.
Wie kann man also eine elektronische Signatur in einem PDF-Dokument oder gar in einer Word- oder Excel-Datei erstellen? Antworten finden Sie in diesem Artikel.
Wie kann ich eine elektronische Signatur auf einem Dokument haben?
Achtung! Um eine elektronische Signatur zu haben, reicht es nicht aus, sie einzuscannen und im JPEG-Format auf Ihren Dokumenten anzubringen. Diese Prozedur hat keinen rechtlichen Wert und wird im Übrigen als Kopie betrachtet.
Der Prozess der elektronischen Signatur ist ein Prozess, der auf nationaler und europäischer Ebene rechtlich und technisch eingerahmt ist. Er ermöglicht :
- den Unterzeichner zu identifizieren,
- die Zustimmung des Unterzeichners festzustellen,
- die Integrität sowohl des Unterzeichners als auch des Dokuments zu gewährleisten.
Alles in allem ist die digitale Signatur ein Verschlüsselungsmechanismus, mit dem die Integrität eines Dokuments gewährleistet und der Aussteller authentifiziert werden kann.
Man erkennt drei verschiedene Sicherheitsstufen, die in der folgenden Abbildung erläutert werden.
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Aus diesem Grund ist es nicht möglich, ein Bild Ihrer Unterschrift auf Ihren digitalen Dokumenten zu verwenden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Dokumente mit einer Unterschrift zu versehen, die auch handschriftlich aussehen kann, wenn es sein muss.
Wie signiert man ein PDF-Dokument digital?
PDF ist ein Standardformat, das unter Windows, Mac OS oder Linux gelesen werden kann. Es ermöglicht die sichere Präsentation und den Austausch von Dokumenten. Ein PDF kann mit der kostenlosen Software Acrobat Reader, aber auch online gelesen werden.
Man kann einer PDF Formularfelder, Links, Schaltflächen oder auch Felder, die für elektronische Signaturen reserviert sind, hinzufügen.
Wie funktionieren diese dann?
Eine Unterschrift lokal im Adobe Acrobat Reader anbringen
Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie unterschreiben möchten, mit der Software Adobe Acrobat Reader. Klicken Sie dann auf das Symbol "Unterschreiben" in der Symbolleiste oder wählen Sie "Ausfüllen und Unterschreiben" aus dem Dropdown-Menü "Tools".
Wenn das Fenster geöffnet ist, klicken Sie auf das Werkzeug "Ausfüllen und unterschreiben".
Die Formularfelder werden automatisch erkannt. Wählen Sie dasjenige aus, in das Sie schreiben möchten.
Wählen Sie im Symbol "Unterschreiben" in der Symbolleiste aus, ob Sie Ihre Unterschrift oder eher Ihre Initialen hinzufügen möchten.
Wenn Sie die Option schon früher verwendet haben, werden Ihre alten Unterschriften angezeigt.
Gegebenenfalls erscheint das Panel "Unterschrift" oder "Initialen".
Im ersten Panel stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- die Möglichkeit, Ihren Namen in ein Feld mit einer Auswahl an Stilschriftarten einzugeben,
- die Möglichkeit, Ihre Unterschrift nachzuverfolgen,
- die, eine digitalisierte Unterschrift einzufügen.
👉 Damit diese Unterschriften gültig sind, müssen sie von einer Zertifikatsanforderung begleitet werden, die direkt über die Software Adobe Acrobat Reader erfolgt.
Auf diese Weise wird Ihre elektronische Signatur authentifiziert und rechtlich geschützt.
Gehen Sie dazu auf "Bearbeiten", dann auf "Einstellungen", gefolgt von "Signaturen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Andere" unter "Genehmigte Identitäten und Zertifikate" und fügen Sie dann auf der Registerkarte "Digitale IDs" eine ID hinzu.
Wählen Sie die Option "Neue digitale ID jetzt erstellen", klicken Sie auf "Weiter" und lassen Sie sich dann weiterleiten.
⚠️ Ohne diese Manipulation ist Ihre Unterschrift nicht rechtsgültig.
Erstellen einer Online-Signatur in der Anwendung Adobe Acrobat Reader
Es ist auch möglich, dies online direkt auf der Adobe-Website zu tun.
Die Methode ist die gleiche. Laden Sie einfach das zu unterzeichnende Dokument auf die dafür vorgesehene Plattform hoch und loggen Sie sich dann in den Bereich ein, um das Unterschriftsformular rechtmäßig auszufüllen.
Sie können dann die signierte Version herunterladen oder erhalten einen Link, um Ihre PDF-Dateien online zu teilen.
Wie erstelle ich eine elektronische Signatur in Word und Excel?
Word ist das bevorzugte Textverarbeitungsprogramm vieler Unternehmen. Ein Dokument direkt in der Software unterschreiben zu können, ist ein großer Fortschritt, der viel Zeit in seinem Vertragsprozess sparen kann!
Word und Excel sind beide Teil der Microsoft 365 Office-Suite und funktionieren beim Anbringen einer digitalen Signatur auf die gleiche Weise.
Genau wie bei einer PDF-Datei müssen Sie die Signaturen, die Sie in die mit diesen Tools erstellten Dokumente einfügen, mit einer digitalen Zertifizierung versehen, damit sie den rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen.
Erhalten Sie ein digitales Zertifikat auf Microsoft
Um ein digitales Zertifikat auf Microsoft zu erhalten, müssen Sie sich an eine Zertifizierungsstelle wenden, die eine Einheit außerhalb der Software ist. Es gibt mehrere davon und diese können kostenpflichtig sein. Informieren Sie sich, bevor Sie eine dieser Stellen in Anspruch nehmen, um zu prüfen, ob es Sie Geld kostet.
Dieses digitale Zertifikat ist notwendig, um Ihre Dokumente mit einer rechtsgültigen elektronischen Signatur zu versehen.
Es ist möglich, ein digitales Zertifikat selbst zu erstellen, indem man den Anweisungen folgt, die Microsoft auf seiner Website gibt.
⚠️ Allerdings können andere Nutzer die Echtheit nicht überprüfen und wir halten dies nicht für eine zuverlässige, zu empfehlende Option.
Nach Erhalt des Zertifikats eine elektronische Signatur in Word und Excel einfügen
Nachdem Sie das Zertifikat erhalten haben, müssen Sie, um ein Dokument mit einer digitalen Signatur zu versehen, das hinzufügen, was Microsoft als "Signaturzeile" bezeichnet.
Hierbei handelt es sich um ein reserviertes Feld, in dem der Herausgeber auch angeben oder dem Empfänger mitteilen kann, ob Informationen benötigt werden.
Hier sind die Schritte, um diese Unterschriftszeile in Word oder Excel zu erstellen:
- Positionieren Sie zunächst Ihren Cursor an der Stelle, an der Sie den Platzhalter anbringen möchten,
- Wählen Sie auf der Registerkarte "Einfügen" in der Gruppe "Text" die Option "Signaturzeile" und dann "Microsoft Office-Signaturzeile",
- Füllen Sie die Informationen aus, die beim Öffnen des Dialogfensters "Signaturkonfiguration" benötigt werden,
- Wählen Sie die Optionen, die Ihnen angezeigt werden sollen,
- Klicken Sie dann auf "Signaturen anzeigen", um die Einrichtung abzuschließen.
Sie müssen nur noch Ihre Unterschrift in Buchstaben oder als Bild hinzufügen.
Wie kann man eine elektronische Signatur einfach erstellen?
Beide Lösungen, die wir gerade besprochen haben, bedeuten viel Arbeit im Vorfeld und eine gewisse Gründlichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente im Unternehmen den Vorschriften entsprechen.
Um sicherzustellen, dass all Ihre Dokumente ordnungsgemäß unterzeichnet werden, gibt es Tools für die elektronische Signatur, die interoperabel mit Ihrer Software wie Word und Excel arbeiten.
Dazu gehören (in zufälliger Reihenfolge) DocuSign, YouSign, HelloSign, UniverSign oder auch Signaturely, EverSign, Adobe Sign und eSignLive.
Diese Software funktioniert auf Abonnementbasis und ermöglicht es all Ihren Teams, den Prozess der elektronischen Signatur in all ihren wichtigen Dokumenten zu automatisieren.
Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit sie Ihnen mit einem Abonnement ersparen können!
Warum sollte man eine Software für elektronische Signaturen mit einer Lösung für Vertragsmanagement kombinieren?
Mit einer Vertragsmanagementlösung wie Hyperlex in Verbindung mit einer Software für elektronische Signaturen erhalten Sie ein All-in-One-Tool.
Dank ihrer Interoperabilität können Sie Verträge für das gesamte Unternehmen erstellen, validieren, unterzeichnen, verfolgen und analysieren- an einem einzigen Ort! Und zwar unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden.
Hyperlex arbeitet mit mehreren Partnern zusammen, zu denen in zufälliger Reihenfolge Yousign, HelloSign, Universign und DocuSign gehören.
Ein CLM, der mit einer Lösung für elektronische Signaturen gekoppelt ist, bietet vier bemerkenswerte Vorteile:
🛡️ Vollständige Sicherheit der Gegenparteien gewährleisten
Die Unterzeichner werden identifiziert, sodass die Integrität des Dokuments vollständig gewahrt bleibt. Die Nichtabstreitbarkeit der Signatur wird von den Anbietern elektronischer Signaturen gewährleistet.
Jede am Dokument angebrachte Signatur ist vollständig fälschungssicher.
🚀 Beschleunigen Sie den Vertragsabschluss
Mithilfe Ihres CLM können Sie interne Validierungsanfragen automatisieren. Durch die Integration eines Tools für die elektronische Signatur geht alles viel schneller!
👥 Erleichtern Sie die Zusammenarbeit & die Nachvollziehbarkeit.
Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich eine Internetverbindung, um auf die Verträge zuzugreifen.
🔎 Optimieren Sie die Nachverfolgung
Kontrollieren Sie ganz einfach den Status Ihrer Verträge, die gerade validiert und unterzeichnet werden.
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