Handelsverträge, Einführung neuer Produkte, Einstellungen... Die Rechtsabteilung ist an allen wichtigen Entscheidungen eines Unternehmens beteiligt , und zwar unabhängig von der Branche, in der es tätig ist.
Die Bedeutung dieser Direktion erfordert, dass sie immer auf dem neuesten Stand ist, sowohl was die rechtlichen Kenntnisse als auch die Organisation betrifft. Im Zeitalter der Digitalisierung ist die Digitalisierung der Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Dennoch sehen sich nur 18 % der Rechtsabteilungen in einem fortgeschrittenen Stadium der Digitalisierung, während sich 50 % in einem eher geringen Stadium sehen. Wie kann man vor diesem Hintergrund seine Rechtsabteilung digitalisieren? Die Antworten finden Sie hier.
Was ist eine Rechtsabteilung?
Da die Rechtsabteilung die europäischen Richtlinien, Gesetze, Verordnungen und Erlasse perfekt beherrscht, unterstützt sie das Unternehmen bei der Entscheidungsfindung. So zeigen die Juristen, was zu tun ist, um die Vorschriften einzuhalten, aber auch um Risiken zu vermeiden.
In dieser Funktion ist die Rechtsabteilung in einer Vielzahl von Bereichen tätig:
- Arbeit: Ob es um die Einstellung eines neuen Mitarbeiters, seine Beförderung oder seine Kündigung geht, der Jurist ist an der Abfassung von Verträgen beteiligt, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter binden.
- Geschäftsentwicklung: Die Rechtsabteilung ist auch an Geschäftsverhandlungen beteiligt, um sicherzustellen, dass die Verträge den Vorschriften entsprechen.
- Kundenbeziehungen: Mit der DSGVO unterliegen Unternehmen zunehmend Verpflichtungen, die auf den Schutz von Daten abzielen. Juristen werden dann die Geschäftsabteilungen bei der Einhaltung der geltenden Regeln unterstützen.
- Organisation: Bei Fusionen, Spaltungen oder Übernahmen verlassen sich Unternehmen auf ihre Rechtsabteilung, um einen ordnungsgemäßen Übergang zu ermöglichen.
- Kerngeschäft: Alle Branchen haben ihre Besonderheiten und unterschiedlichen Regeln. Egal, ob das Unternehmen auf Lebensmittel, Pharmazeutika, Immobilien oder digitale Technologien spezialisiert ist, die Rechtsabteilung muss die für den Sektor geltenden Regeln genau kennen (Regeln zur Gesundheitssicherheit, geistiges Eigentum, ...).
Wie organisiert man eine Rechtsabteilung?
Die Organisation der Rechtsabteilung
Die Organisation einer Rechtsabteilung hängt von einer Vielzahl unternehmensspezifischer Faktoren ab, z. B. von der Branche, der Größe, der Kultur, den Werten, den Herausforderungen, den Risiken und dem Budget des Unternehmens.
Damit die Rechtsabteilung effizient arbeiten kann, muss sie sich vor allem an die Herausforderungen des Unternehmens und die von der Generaldirektion gewünschten Entwicklungen anpassen. Wenn Sie also Ihre Rechtsabteilung organisieren wollen, sollten Sie auf eine maßgeschneiderte Rechtsabteilung setzen und nicht auf Copy-and-Paste-Formate.
Doch auch wenn die Individualität überwiegen sollte, gibt es einige Aspekte, die sich in allen funktionierenden Rechtsabteilungen wiederfinden. Dazu gehören z. B. eine gute Kommunikation, die Rationalisierung von Aufgaben und seit einigen Jahren auch die Digitalisierung.
In Bezug auf den letzten Punkt befinden sich nicht alle Direktionen im selben Stadium. Wie kann man also seine Rechtsabteilung digitalisieren?
Die Schritte zur Digitalisierung der Rechtsabteilung
1 - Überzeugen Sie die Teams intern
Bevor Sie mit dem Digitalisierungsprozess beginnen, ist es von entscheidender Bedeutung, die Zustimmung der verschiedenen internen Teams einzuholen. Seien es die Juristen selbst, aber auch die Unternehmensleitung. Denn eine solche Veränderung in der Rechtsabteilung bedeutet eine digitale Transformation des gesamten Unternehmens.
Die Projektträger müssen dann die Vorteile der Digitalisierung aufzeigen: Zeitersparnis, geringere Kosten, schnellere Verhandlungen und Vertragsabschlüsse usw.
2 - Die richtigen Werkzeuge finden
Mehrere digitale Tools tragen zur Digitalisierung der Rechtsabteilung bei. Zum Beispiel:
-
- Dematerialisierung von Verträgen (diese wird im Bereich des Vertragsmanagements noch zu wenig genutzt) ;
- Die elektronische Signatur ;
- Verwaltung von Streitfällen;
- Die Verarbeitung von Daten.
Die Gesamtheit dieser Instrumente wird es den Juristen dann ermöglichen, weniger Zeit mit dem Verfassen von Verträgen und mehr Zeit mit der inhaltlichen Bearbeitung von Fällen oder der Beratung des Managements zu verbringen.
Achtung: Es ist entscheidend, eine Software zu wählen, die technisch leistungsfähig ist, aber auch in der Lage ist, sich an die Besonderheiten des Unternehmens anzupassen.
3 - Die Beherrschung der Werkzeuge
Um die digitale Transformation durch Juristen zu erleichtern, ist es wichtig, dass sie die verschiedenen eingesetzten Tools perfekt beherrschen.
Zu diesem Zweck müssen Sie mehrere Stunden für die Schulung einplanen. Die Schulungen können von einer internen Abteilung der IT-Abteilung oder von einem Team, das die Lösung entwickelt hat, durchgeführt werden. Ziel der Schulung ist es, die Teams dazu zu bringen, digitale Tools täglich zu nutzen und dabei frühere, zeitaufwändigere Praktiken aufzugeben.
Mit der Zeit werden nicht nur die Juristen, sondern auch der Rest des Unternehmens die Vorteile eines solchen Digitalisierungsschritts erkennen!
4 - Umgang mit den Auswirkungen der Transformation für die Rechtsabteilung
Wenn die Digitalisierung einmal eingeführt ist, hat sie viele Auswirkungen auf die Rechtsabteilung.
- Verträge: Ob es sich um Änderungen bei der Referenzierung von Verträgen oder bei deren Inhalt handelt, die Juristen müssen alle Dokumente auf ihre ordnungsgemäße Einhaltung hin überprüfen.
- Risiken: Neue Technologien bringen in der Regel neue Risiken für das Unternehmen mit sich (insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz). Es ist daher Aufgabe der Rechtsabteilung, diese für den reibungslosen Ablauf des Unternehmens zu antizipieren.
Welche Veränderungen auch immer vorgenommen werden, die rechtliche Leitung muss in der Lage sein, sie zu bewältigen, um ihre Aufgabe gegenüber dem Unternehmen erfolgreich zu erfüllen.
Wie kann man seine Rechtsabteilung mit Hyperlex modernisieren?
Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist die Modernisierung Ihrer Rechtsabteilung ein komplexer Prozess, der manchmal mit Hindernissen verbunden ist. Damit diese digitale Transformation gelingt, ist es also besser, sich begleiten zu lassen.
Genau in diesem Moment reagiert das gesamte Hyperlex-Team! Wir unterstützen Sie auf zwei Ebenen:
1) Die Einführung einer leistungsstarken Vertragsmanagement-Software, mit der Sie wertvolle Zeit sparen können. Die Software unterstützt Sie bei der Erstellung und Analyse Ihrer Verträge mit anpassbaren Dashboards und bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen mit automatischen Mahnungen. Das Hyperlex-Tool reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern erleichtert auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
2) Die Beratung: Da die digitale Transformation einer Rechtsabteilung oft mit Vorbehalten seitens der Mitarbeiter oder des Managements verbunden ist, begleiten die Teams von Hyperlex Sie durch den Veränderungsprozess.
Wenn Sie also die Digitalisierung Ihrer Rechtsabteilung erfolgreich umsetzen wollen, wenden Sie sich an Hyperlex!
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