Zu zeitaufwändig, nicht effizient genug - der Vertragsprozess ist für viele Unternehmen eine Quelle der Unzufriedenheit .
Dennoch bleibt sie für ihr reibungsloses Funktionieren notwendig. Wie können Sie also die Verwaltung Ihrer Verträge vereinfachen?
Das ist ganz einfach, indem Sie ein Legaltech auswählen, das Ihren Bedürfnissen entspricht.
Angesichts der vielen Startups, die Legaltech-Lösungen anbieten, ist es jedoch nicht so einfach, die richtige Wahl zu treffen. Glücklicherweise können Sie durch die Erstellung eines funktionalen und präzisen Lastenhefts die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Warum sollte man eine gute Spezifikation erstellen?
Arbeitsverträge, Kaufverträge, Partnerschaftsverträge... Diese Dokumente bestimmen den Rhythmus des Lebens von Unternehmen. Und dennoch sind 83 % von ihnen mit den eingerichteten vertraglichen Prozessen nicht zufrieden (Quelle : IACCM). Die Gründe dafür sind die Langsamkeit des Vertragsabschlusses, der Zeitmangel für die Rechtsüberwachung, die Schwierigkeiten bei der Überwachung von Fristen, die Archivierung (und insbesondere der Verlust) von Verträgen.
All diese Unzufriedenheiten behindern jedoch die Produktivität der Unternehmen.
Und mit der Gesundheitskrise wird die Arbeitsbelastung wahrscheinlich noch weiter steigen. Das glauben 62 % der Rechtsabteilungen (laut einer Studie von Day One). Und es wird nicht besser werden, solange sie die zeitraubende manuelle Verwaltung von Verträgenfortsetzen.
Glücklicherweise gibt es mit dem contract lifecycle management Lösungen. Und es sind gerade die Legaltechs, die Ihnen diese Automatisierungssoftware anbieten. Aber bevor Sie die für Sie passende finden, müssen Sie noch ein Lastenheft erstellen.
Die Aufgabenstellung für Legaltech
Das Lastenheft ist ein Vertragsdokument, mit dem die Umrisse eines Projekts festgelegt werden können. Es kann in allen Tätigkeitsbereichen Anwendung finden: beim Bau eines Hauses, bei der Produktion eines Films, bei der Erstellung einer Website und natürlich bei der Verwaltung von Verträgen.
In dieser Hinsicht ist das Lastenheft besonders nützlich, wenn ein Unternehmen ein Legaltech sucht, um seine juristische Tätigkeit zu automatisieren.
Legaltech, ein effektiver Weg, um Ihre täglichen Aufgaben zu automatisieren
Um Ihre Aufgaben zu automatisieren, gibt es die Legaltechs für Vertragsmanagement. Diese Startups nutzen die Vorteile der Technologie für Rechtsabteilungen. Zum Beispiel die Erstellung Ihrer Geschäftsverträge, elektronische Unterschriften zur Vereinfachung des Handels, Speicherung von Informationen, Herstellung von Kontakten zwischen Rechtsfachleuten (Anwaltskanzleien, Rechtsberater, ...) und Unternehmen usw.
Insgesamt gibt es über 200 Startups, die bereit sind, jede Ihrer Erwartungen zu erfüllen.
Aber wie wählt man bei einem solchen Volumen sein Legaltech aus?
Zuallererst geht es darum, die eigenen Bedürfnisse zu ermitteln. Zum Beispiel:
- Wenn Sie Informationen für Ihre Mitarbeiter (insbesondere Einkäufer oder Vertriebsmitarbeiter) leichter zugänglich machen möchten, gibt es Doctrine.
- Wenn Sie Ihre Verwaltungsformalitäten vereinfachen möchten, übernehmen Captain Contrat oder Legalstart diese Aufgabe für Sie.
- Wenn Sie die Erstellung Ihrer Verträge und Rechtsdokumente automatisieren möchten, bietet Ihnen Legal Place verschiedene Vorlagen.
- Wenn Sie die Hauptversammlungen Ihres Unternehmens digitalisieren möchten, gibt es EasyQuorum.
- Wenn Sie die rechtlichen Risiken Ihres Unternehmens quantifizieren möchten, bietet Ihnen Case Law Analytics eine sehr genaue Analyse.
- Und um die Verwaltung Ihrer Verträge zu automatisieren, ist Hyperlex zur Stelle. Dieses 2017 gegründete Legaltech bietet Ihnen eine Saas-Lösung, die dem Vertragsmanagement gewidmet ist. Dank seiner künstlichen Intelligenz ermöglicht es Ihnen das Tool, große Mengen an Verträgen zu bearbeiten, ohne dass dies Ihr Geschäft beeinträchtigt.
Was auch immer Ihre Bedürfnisse sind, diese Legaltechs haben sich zum Ziel gesetzt,die zeitaufwändigsten Aufgaben zu automatisieren. Die Idee ist dann, Juristen und anderen Fachleuten zu helfen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren: Rechtsberatung, Verkauf, Projektmanagement usw.
Da jede jedoch spezialisiert ist, müssen Sie ein Lastenheft erstellen, um diejenige zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
👀 Lies auch: Reden wir über Legaltech mit Guillaume, CEO von Doctrine.
Best Practices für die Erstellung einer geeigneten Leistungsbeschreibung
Um die richtige Software zur Vertragsverwaltung zu finden, müssen Sie eine Leistungsbeschreibung erstellen. Hier sind die Schritte, die Sie dabei beachten sollten.
#1 - Eine Bestandsaufnahme machen
Hier geht es darum, eine Bestandsaufnahme der Organisation Ihrer Rechtsteams zu machen. Das heißt, welche Aufgaben erledigt werden, wie viel Zeit aufgewendet wird, wie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aussieht, wie sie mit anderen Abteilungen interagieren etc.
Nachdem Sie berichtet haben, wie Ihre Rechtsabteilung funktioniert, sollten Sie sich mit allen alltäglichen Schwierigkeiten beschäftigen. Zum Beispiel eine viel zu lange Schreibzeit, fehlende Digitalisierung, mangelnder Datenschutz etc.
#2 - Andere Teams integrieren
Da Ihre Rechtsabteilung nie allein handelt, ist es wichtig, dass das Legaltech für Vertragsmanagement die Bedürfnisse der anderen Teams (Vertrieb, Finanzen, aber auch Personal neben den Rechtsteams) berücksichtigt.
Zögern Sie in diesem Zusammenhang nicht, Treffen mit anderen Abteilungenzu organisieren, um deren Schwierigkeiten mit Verträgen zu erfahren.
#3 - Ein Pflichtenheft definieren
Sobald alle Ihre Bedürfnisse ermittelt sind, ist es an der Zeit, ein Lastenheft zu erstellen. Dazu müssen Sie Ihre Bedürfnisse in Funktionen umwandeln , die diese erfüllen können.
Sie möchten z. B. Verträge schnell und aus der Ferne erstellen. In diesem Fall müssen Sie eine Software zur Vertragserstellung finden.
Aber Vorsicht: Es geht nicht darum, ein beliebiges Legaltech auszuwählen. Diese muss alle Ihre Anforderungen erfüllen. Das heißt, Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Ziele. Und es muss sich auch an die Struktur und das Umfeld anpassen, in dem es sich bewegen soll.
#4 - Erstellen Sie einen Benchmark der bestehenden Lösungen
Nachdem Sie Ihre Aufgabenstellung ausgearbeitet haben, müssen Sie die vorhandenen Legaltech-Lösungen finden.
💡 Dazu verweisen wir Sie auf unseren Artikel mit einer Top-20-Liste der Legaltechs in Frankreich.
#5 - Sein Projekt verteidigen und seine Vorgesetzten einbeziehen
Als letzten und wichtigsten Schritt müssen Sie die Zustimmung Ihrer Vorgesetzten für die Umsetzung des Legaltech-Projekts einholen. Hier geht es vor allem darum, die Vorteile der Software zur Verbesserung des Vertragsprozesses aufzuzeigen .
Da Sie nun wissen, wie man eine Leistungsbeschreibung erstellt, müssen Sie nur noch das Legaltech für Vertragsmanagement finden, das Ihre Bedürfnisse erfüllen kann.
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