Im Zeitalter der Digitalisierung greifen Unternehmen immer häufiger auf die Digitalisierung zurück, um ihre verschiedenen Aktivitäten zu verwalten. Da dieser Schritt nicht immer leicht fällt, vor allem wenn er so sensible und unverzichtbare Punkte Ihres Geschäftslebens wie Ihre Rechtsdokumente betrifft, erklären wir Ihnen hier, wie Sie dabei vorgehen sollten.
Automatisierung von Prozessen, Entmaterialisierung von Dokumenten, Anschaffung neuer, leistungsfähigerer und geeigneterer Tools... Sie werden die rechtliche Verwaltung Ihres Unternehmens nicht mehr auf die gleiche Weise sehen!
Wie bereitet man seine Rechtsdokumente auf die Digitalisierung vor?
Sie haben es bereits verstanden, Ihre Rechtsdokumente zu digitalisieren bedeutet nicht einfach nur, Ihre verschiedenen Verträge, Vorlagen für juristische Dokumente - kurzum Ihre gesamte juristische Dokumentation - einzuscannen. Dieser Digitalisierungsprozess ist in erster Linie eine Teamarbeit, bei der es darum geht, die tatsächlichen Bedürfnisse und Prioritäten Ihrer Rechtsabteilung zu verstehen, um die Werkzeuge auszuwählen, die für Ihre verschiedenen Aktivitäten am besten geeignet sind.
Beziehen Sie Ihr Team mit ein, um einen reibungslosen und effektiven Übergang zu gewährleisten.
Sicherlich entsprechen Ihre Juristen nicht dem archaischen Bild eines Büroangestellten, der in einem Büro eingesperrt ist, völlig losgelöst von der Realität des Geschäftslebens und mit Stapeln langweiliger Dokumente. Einige ihrer Aufgaben sind jedoch streng geregelt und bedürfen besonderer Aufmerksamkeit. Ihnen neue Tools aufzuzwingen, ohne sie vorher zu konsultieren, kann Ihre gesamte digitale Umstellung zum Scheitern bringen.
Deshalb ist es wichtig, einen offenen Dialog mit Ihrem Team zu führen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich an der Digitalisierung der Rechtsdokumente, die sie täglich verwenden, zu beteiligen.
- Ermitteln Sie mit Ihrem Team ihre vorrangigen Bedürfnisse
Je nach Ihrer internen Organisation und den Beziehungen zwischen der Rechtsabteilung und den anderen Abteilungen Ihres Unternehmens kann es für Sie von Vorteil sein, die Digitalisierung von Verträgen zuerst zu verwalten, die Einführung der elektronische UnterschriftOder z. B. die Verwaltung und Verarbeitung von Daten. Sie können einen digitalen Projektmanager ernennen, der den Dialog mit Ihren Juristen und eventuell dem legaltech das Sie bei der Umstellung begleitet.
- die Vorteile der Digitalisierung eines Rechtsdokuments darlegen
Wie bei jedem größeren Projekt kann die Digitalisierung der juristischen Dokumentation Ihres Unternehmens für Außenstehende wie eine Mammutaufgabe erscheinen und ein wenig Angst machen. Um Ihr Team zu motivieren, ist es wichtig, die Vorteile darzustellen, die eine solche Umstellung im Alltag mit sich bringt: Zeitersparnis bei Aufgaben mit geringem Mehrwert, Verringerung des Fehlerrisikos usw. Die meisten Mitarbeiter sind jedoch nicht in der Lage, ihre Arbeit zu erledigen.
Mit der Digitalisierung Ihrer juristischen Dokumente gewinnen Sie Zeit und Effizienz. Außerdem können Sie mit der Digitalisierung Ihrer Rechtsdokumente, haben Ihre Mitarbeiter sicheren Zugriff auf sicher auf ihre Arbeitsdokumente, unabhängig davon, wo sie sich befinden, ob im Büro, bei einem Kunden oder im Homeoffice.
Ihre Teams digital schulen
Die Vorbehalte Ihres Teams können mit der Angst vor dem Werkzeug zusammenhängen, das als zu kompliziert in der Bedienung, als ungeeignet oder auch als nicht individuell genug wahrgenommen wird. Um dem entgegenzuwirken, können Sie Schulungen organisieren, um Ihre Kollegen beim Umgang mit ihren neuen Arbeitsmitteln zu unterstützen.
Sie können auch einen oder mehrere Champions ernennen, die ihren Kollegen langfristig helfen. Als Spezialisten für ihre Tools können sie ihnen täglich verschiedene Fragen beantworten.
Best Practices für die Digitalisierung von Rechtsdokumenten
Wenn Sie Ihre Rechtsdokumente schon digitalisieren, sollten Sie es auch richtig machen! Da es sich hierbei um ein großes Projekt handelt, ist es ideal, sich von einem Experten des legaltech der Sie Schritt für Schritt begleiten kann.
Welche Dokumente digitalisieren?
Wenn Sie schon einmal die Schränke einer Rechtsabteilung geöffnet und deren Archive durchgesehen haben, wissen Sie, dass die Anzahl der verfügbaren Rechtsdokumente beträchtlich ist. Dennoch werden nicht mehr unbedingt alle davon verwendet. Einige sind vielleicht aufgrund einer Gesetzesänderung überholt, andere sind nicht mehr aktuell, weil sich das Gesetz geändert hat... Es gilt also, eine Auswahl zu treffen und festzulegen, welche Dokumente beiseitegelegt werden können und welche Dokumente aktualisiert werden müssen, bevor sie online gestellt werden können.
Nutzen Sie die Gelegenheit auch, um sicherzustellen, dass in Ihren Unterlagen keine rechtlichen Dokumente fehlen, wie z. B. eine Vorlage für eine Zusatzvereinbarung zum Übergang zur Vollzeit- oder Teilzeit-Telearbeit.
Antizipieren Sie die Automatisierung der Bearbeitung Ihrer juristischen Dokumente
Um die Nutzung Ihrer neuen Tools zu optimieren, sobald Ihr Rechtsdokument online ist, sollten Sie daran denken, es so zu gestalten, dass seine Optimierung einfach ist (Änderung des Briefkopfes, der Namen der beteiligten Parteien usw.). Je mehr diese Schritte zur Anpassung Ihrer Rechtsdokumente von Ihren Tools automatisch verarbeitet werden, desto geringer ist das Fehlerrisiko - ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie jedes Mal sparen, wenn Sie einen neuen Vertrag, eine neue Zusatzvereinbarung, einen neuen Brief... bearbeiten müssen!
Lassen Sie sich von online verfügbaren Vorlagen für Rechtsdokumente inspirieren.
Wenn Sie einen externen Dienstleister beauftragen, der sich auf den digitalen Übergang der Rechtsabteilungen von Unternehmen spezialisiert hat, verfügt dieser normalerweise über eine Bibliothek mit Vorlagen für juristische Dokumente zur Verfügung. Er kann also einfach die von Ihnen benötigten Vorlagen auswählen und für Sie anpassen.
Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Rechtsdokumente selbst verwalten, können Sie sich durchaus von online verfügbaren Vorlagen für Rechtsdokumente inspirieren lassen. Da ein Rechtsdokument per Definition strenge Normen erfüllen muss (Klauseln, Geschäfts- und Nutzungsbedingungen, geltende Gesetze usw.), wird Ihnen das Verfassen Ihrer Dokumente dadurch erleichtert. Aber Vorsicht: Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die Sie verwenden, aktuell und für Ihr Geschäft oder Ihre Situation geeignet sind.
Für einen erfolgreichen digitalen Übergang sollten Sie nicht zögern, sich an einen Fachmann zu wenden, der Ihnen hilft, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln und den Übergang Ihres Unternehmens ins digitale Zeitalter unter den besten Bedingungen zu vollziehen!
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