Die Gesundheitskrise hat den Bedarf an digitalen Lösungen für Unternehmen beschleunigt und das Arbeiten aus der Ferne demokratisiert. Vor allem für Personalverantwortliche, die eine Art der Personalbeschaffung neu erfinden müssen, ohne den Bewerber zu treffen - und das sogar für die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags!
Laut einer von der Usine Digitale und Sopra HR durchgeführten Studie stellen im Jahr 2021 fast 60 % der Personalverantwortlichen fest, dass die Einstellung neuer Mitarbeiter aus der Ferne zu den Entwicklungen in ihrem Beruf gehört, die eng mit Covid-19 verbunden sind.
HRIS-Tools sind zwar wertvolle Ressourcen für Unternehmen, decken aber nicht unbedingt den gesamten Bedarf der Personalverantwortlichen ab.
Wie organisiert man sich also als Personalvermittler bei der Verwaltung seiner Arbeitsverträge und anschließend bei der Unterzeichnung von Fernarbeitsverträgen?
Einen Arbeitsvertrag aus der Ferne generieren und unterzeichnen
Ein Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Sobald er unterzeichnet ist, legt er die rechtlichen Verpflichtungen fest, durch die sie während der gesamten Laufzeit gebunden sind.
Die meiste Zeit sind die Personalabteilungen für die Ausarbeitung dieser Verträge zuständig.
Ihr Inhalt ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Sie müssen jedoch die im Arbeitsgesetzbuch vorgesehenen Angaben enthalten, aber auch die Funktion des Arbeitnehmers, sein Gehalt, seine Arbeitszeiten, seinen Arbeitsort usw. Bestimmte Klauseln (Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbot usw.) können ebenfalls hinzugefügt werden.
Der Austausch dieses Arbeitsvertrags zur Unterzeichnung zwischen einem Unternehmen und einem zukünftigen Mitarbeiter ist ein Schlüsselmoment! Er unterliegt strengen Regeln und muss daher innerhalb kurzer Zeit ordnungsgemäß abgeschlossen werden.
Die Verwendung eines CLM mit elektronischer Signatur kann Ihnen dabei helfen, diese Arbeitsverträge schnell und effizient zu erstellen und zu unterzeichnen, sodass Sie Zeit sparen - und produktiver werden!
Verwalten Sie Ihre Arbeitsverträge in einem CLM
Schluss mit Arbeitsverträgen, die in Ordnern mit Trennblättern gehortet werden, und der Zeitverschwendung, die mit der Suche nach dem richtigen Dokument verbunden ist!
Heute ist es eher wahrscheinlich, dass Sie Ihre Arbeitsverträge in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, sie verschicken und digital und sicher speichern (hoffentlich 😱).
Aber wussten Sie, dass es noch einfacher geht? Mit einer SaaS-Lösung für das Vertragsmanagement wie Hyperlex können Sie Ihre Verträge speichern, generieren, validieren und unterschreiben lassen - überall und sicher.
Alle Ihre Daten und die Ihrer Bewerber sind geschützt. 🔐
Die Vorteile eines CLM bei der Verwaltung seiner Arbeitsverträge
Unser Hyperlex CLM ist ein kollaboratives Tool, das darauf ausgelegt ist, alle Vertragsprozesse in einem Unternehmen zu optimieren.
Es unterstützt insbesondere die Personalabteilungen im gesamten Lebenszyklus ihrer Verträge, damit Sie Zeit und Produktivität sparen und sich auf Ihre wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren können.
Zu den Vorteilen eines CLM als Hyperlex in der HR-Branche gehören :
⚙️ Die automatisierte Vertragsgenerierung.
Passen Sie Ihre Arbeitsverträge auf der Grundlage von vordefinierten Vorlagen selbst an! Sie sparen nicht nur Zeit bei der Vertragserstellung, sondern auch bei den Vertragsverhandlungen. Dank des Rechtsklaus werden Ihre Klauseln vorab gespeichert und Sie müssen nur noch diejenige auswählen, die Sie benötigen.
📝 Interoperabilität mit Word oder Gsuite
Es ist schön, wenn man das Schreiben von Verträgen automatisieren kann, aber noch besser ist es, wenn man die Werkzeuge behalten kann, mit denen man gewohnt ist zu arbeiten! Mit einem CLM wie Hyperlex können Sie unsere Lösung mit Ihren bevorzugten Textverarbeitungsprogrammen verbinden.
💻Die Zentralisierung all Ihrer Daten.
Alle Ihre Verträge werden in einer sicheren Datenbank auf dem neuesten Stand gehalten, die Sie jederzeit und von jedem Ort aus einsehen können. Alle Versionen Ihrer Verträge werden am selben Ort gespeichert, so dass Sie immer den Überblick über die Änderungen behalten.
🔔 Das Warn- und Benachrichtigungssystem
Dank eines CLM wie Hyperlex und insbesondere der künstlichen Intelligenz, mit der er arbeitet, werden Sie in Echtzeit benachrichtigt, damit Sie keine Frist verpassen, z. B. das Ende der Probezeit oder die Deadline für die Bewerbung auf ein Stellenangebot.
📊 Die anpassbaren Dashboards
Es ist möglich, statistische Daten in Dashboards zu isolieren, um sich in Echtzeit einen Überblick über die vertraglichen Aktivitäten Ihrer Abteilung zu verschaffen. Ein praktisches Werkzeug für eigene Prüfungen und zur Berichterstattung an Ihre Vorgesetzten!
🎁 Zum Herunterladen: 6 HR-Tools, um Zeit zu sparen und Ihren Mitarbeitern ein optimales Erlebnis zu bieten.
Einen Arbeitsvertrag aus der Ferne mithilfe eines CLM unterzeichnen
Dank eines CLM wie Hyperlex ist es auch möglich, alle seine Arbeitsverträge aus der Ferne unterschreiben zu lassen! Und das in völliger Sicherheit.
Elektronische Signaturwerkzeuge sind heute für alle Berufstätigen, die Verträge unterzeichnen müssen, unumgänglich geworden. Sie sind echte Trümpfe, um effizienter und schneller zu werden, da sie es ermöglichen, den Unterschriftenprozess auf legale Weise zu entmaterialisieren.
Denn die Tools für elektronische Signaturen entsprechen alle der von der EU festgelegten europäischen eIDAS-Verordnung.
Unsere Lösung ist mit einem Großteil der auf dem Markt erhältlichen Akteure für elektronische Signaturen verbunden, und zwar nahtlos! Das heißt, die Verbindung wird automatisch hergestellt.
Auf diese Weise war es noch nie so einfach, einen Arbeitsvertrag aus der Ferne zu unterzeichnen.
🤔 Wie funktioniert das?
Sobald der Vertrag in Hyperlex fertiggestellt ist, genügt es, dem Bewerber - und zukünftigen Mitarbeiter - eine Anfrage zur elektronischen Unterschrift zu schicken. Kein Ausdrucken, kein Versenden oder offizielle, aber immer etwas eilige Termine mehr, da er sofort per E-Mail informiert wird. So kann er den Vertrag in seinem eigenen Tempo lesen und gleich unterschreiben.
Dank eines CLM, der mit einer Software für elektronische Unterschriften gekoppelt ist, kann ein Arbeitsvertrag in nur wenigen Minuten unterzeichnet werden! So heißen Sie Ihre neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich willkommen.
"Ich war angenehm überrascht, wie schnell und einfach der Unterschriftenprozess von Hyperlex während meiner Anstellung war.
Ich erinnere mich, dass ich meinen Arbeitsvertrag per E-Mail erhalten habe, bereit zur Unterzeichnung über DocuSign, innerhalb von Minuten nach meiner Antwort! Ich unterschrieb meinen Vertrag noch am selben Tag und konnte sehr schnell mit meiner Kündigungsfrist bei der Firma, bei der ich damals angestellt war, beginnen.
An einem Wendepunkt in meinem Berufsleben, der sowohl aufregend als auch angstbesetzt ist, hat mir dieser innovative Prozess viel Sicherheit gegeben."
Stéphanie, Head of Marketing
🤩 Bonus :
Der Weg endet nicht beim Arbeitsvertrag mit Ihren neuen Mitarbeitern.
Mit Hyperlex können Sie sie auch alle Dokumente unterschreiben lassen, die mit ihrem Onboarding zusammenhängen, wie z. B. Dokumente zur Übergabe von Materialien.
Wie effektiv!
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