Denken Sie darüber nach, den Prozess der Verwaltung Ihrer Verträge zu verbessern?
Verträge sind das Herzstück jeder Geschäftsbeziehung zwischen Kunden, Lieferanten oder Partnern und spielen eine wichtige Rolle im Leben eines Unternehmens. Ihr gutes Management stellt einen strategischen Hebel dar. Dennoch wurde 2019 laut einer Studie von Deloitte noch geschätzt, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen nicht über ein Instrument zur Verfolgung von Verträgen verfügte.
Um zu verhindern, dass diese ein Produktivitätshindernis darstellen, sollten Sie folgende vier Schritte unternehmen, um das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
Wie kann man sein Vertragsmanagement vereinfachen?
Wussten Sie schon? In großen Unternehmen gibt es durchschnittlich zwischen 20 000 und 40 000 Verträge. Von der Erstellung über die Unterzeichnung bis hin zur einfachen Einsichtnahme ist ihre Verwaltung daher eine entscheidende Aufgabe, um ihre Wirksamkeit und einen reibungslosen internen Ablauf zu gewährleisten.
Ein effektives Vertragsmanagement spart Zeit und hilft, die mit Verträgen verbundenen Risiken zu beherrschen. Fälligkeiten, Beträge, Schlüsseldaten, Lieferanten... Dutzende und Aberdutzende von unverzichtbaren und potenziell risikoreichen Daten sind in Verträgen enthalten.
So wirkt sich eine gute Verwaltung zwangsläufig auf die Gesundheit und die Rentabilität eines Unternehmens aus. Heute gibt es automatisierte Lösungen, die Fachleute bei der Verwaltung der Lebenszyklen von Verträgen unterstützen, um die Erstellung von Verträgen zu vereinfachen und eine optimale Überwachung in aller Sicherheit zu gewährleisten. Man nennt dies digitale Lösungen für das Vertragsmanagement.
1. Dokumentieren Sie Ihren aktuellen Prozess 📚.
Bevor Sie sich für eine Software zur Vertragsverwaltung entscheiden, ist es wichtig zu verstehen, was im Lebenszyklus der Verträge, die in Ihrem Unternehmen zirkulieren, derzeit funktioniert und was nicht. Wie geht man auf der Seite des Einkaufs vor? Wie sieht es bei den Juristen aus? Hat die Personalabteilung eine besondere Art der Dokumentenverwaltung?
Beginnen Sie damit, alle internen Vorgehensweisen durchzugehen. Diese Dokumentationsphase hilft Ihnen, die Bedürfnisse und Nutzungsweisen all Ihrer Teams zu verstehen.
Erst wenn die Gewohnheiten und Anforderungen Ihrer Mitarbeiter geprüft wurden, können Ziele festgelegt werden, um den CLM und die damit verbundenen Funktionen zu finden, der für alle Ihre Teams geeignet ist.
Die Einführung einer Vertragsmanagementsoftware bedeutet, die Vertragsmanagementprozesse in Ihrem Unternehmen zu vereinheitlichen und so den internen Prozess von Anfang bis Ende zu verbessern, unabhängig von der Abteilung. Dies erfordert einen Fahrplan, um den Übergang zu erleichtern.
Durch die Einführung einer Dokumentation helfen Sie Ihren Mitarbeitern, den aktuellen Stand eines Prozesses zu erkennen, den Fortschritt zu verfolgen, Ziele festzulegen und vor allem den Überblick zu behalten.
Im Falle einer neuen Vertragspolitik sorgt sie dafür, dass die Nutzer über die Änderung informiert werden und so Informationsasymmetrien vermieden werden.
📝 Laut einer Studie von Goldman Sachs kann die Einführung einer Vertragspolitik dazu beitragen, :
- Beschleunigung der Verhandlungszyklen um 50 %.
- Reduzieren Sie falsche Zahlungen um 75-90%.
- Senkung der mit der Vertragsverwaltung verbundenen Betriebs- und Bearbeitungskosten um 10-30%.
👀 Zum Lesen (und zum Lesen für Kollegen) : 7 Gründe für die Einführung von CLM-Software im SaaS-Modus 🐶.
2. Automatisieren Sie die Erstellung und Verfolgung von Verträgen ⚙️.
Die Beauftragung eines CLM bedeutet, den Weg des Vertrags von der Erstellung bis zur Unterzeichnung zu erleichtern, indem alle Prozesse automatisiert werden.
Die erste Funktion, die Ihnen dabei hilft, ist der sogenannte Rechtsklausurenkatalog. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, alle Musterklauseln, die in den Verträgen Ihres Unternehmens verwendet werden, an einem Ort zu sammeln, wie in einer sehr großen Datenbank.
Diese Musterklauseln erleichtern die Erstellung von Dokumenten und stellen sicher, dass sie den Vorschriften entsprechen. Sie sorgen dann für ein besseres Risikomanagement, außerdem schenken Sie den Rechtsabteilungen Zeit, damit sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Diese Automatisierung findet sich auch bei der Überprüfung und Änderung von Verträgen. Diese werden automatisch in einer Änderungshistorie gespeichert.
Auch die Verfolgung von Verträgen ist automatisiert und in eine Schleife eingebunden, die als Freigabe-Workflow bezeichnet wird. Durch diesen werden alle Beteiligten über den Weg des Vertrags informiert und benachrichtigt, wenn sie ihn überarbeiten und/oder unterzeichnen müssen.
3. Bauen Sie Ihre Vertragsdatenbank auf 🗂️.
Die Investition in einen CLM bedeutet auch, dass Sie sich eine Vertragsdatenbank aufbauen. Dabei handelt es sich um eine Bibliothek, in der alle Ihre Verträge gespeichert werden. Schluss mit dem Hin- und Herwechseln von einem Ordner zum anderen und mit verlorenen Verträgen!
Der Einsatz einer Vertragsdatenbank bringt sowohl Vorteile für das Dokumentenmanagement als auch für den Betrieb mit sich. Zu den Vorteilen gehören :
⏱️ Schnelle Prüfung und Bestätigung von Verträgen: alle Ihre Dokumente sind nur einen Klick entfernt.
🗃️ Eine zuverlässige und sichere Archivierung deiner Dokumente: Sie werden sicher in einer verschlüsselten Datenbank abgelegt.
📋 Eine Verwaltung der Versionen, Revisionen und Anmerkungen von Verträgen.
👥 Eine Verwaltung des Benutzerzugriffs: Sie haben die Kontrolle über die Benutzer der Lösung und ihre Berechtigungen.
🏝️ Zugriff auf Dokumente auch unterwegs oder im Homeoffice: Da alle Verträge in einer sicheren Bibliothek in der Cloud abgelegt sind, können Sie sie jederzeit und an jedem Ort abrufen. Sie müssen nicht im Büro sein.
👉 Für ein Unternehmen fördert das digitale Vertragsmanagement somit erheblich die Kontrolle über die vertraglichen Verpflichtungen und verbessert die Erträge der betrieblichen Effizienz.
4. Automatisieren Sie zeitraubende Aufgaben mithilfe von künstlicher Intelligenz 🤖.
Einige Vertragsmanagementlösungen wie Hyperlex sind mit künstlicher Intelligenz ausgestattet, die Ihnen hilft, zeitraubende und nicht wertschöpfende Aufgaben wie das Eingeben, Suchen oder auch das Einordnen von Informationen zu rationalisieren.
Mithilfe künstlicher Intelligenz werden relevante Informationen in Vertragsdokumenten direkt erkannt, z. B. Klauseln, Stichtage, Beträge, Laufzeiten usw., und Sie werden darüber benachrichtigt.
De facto entgeht Ihnen keine Information, die der guten Gesundheit Ihres Unternehmens und der ordnungsgemäßen Erfüllung eines Vertrags schaden könnte!
Durch KI entfällt folglich die langwierige Sucharbeit, die von Rechts- und Betriebsteams durchgeführt wird, zumal wir dank eines CLM immer wissen, wo sich unsere Dokumente befinden.
Ein gutes Vertragsmanagement sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Teams, gewährleistet die Einhaltung von Verträgen und schränkt menschliche Fehler und unnötiges Hin und Her erheblich ein. Die Automatisierung dieser Aufgaben bedeutet, dass Sie Risiken leichter kontrollieren und Ihre Leistung sofort steigern können.
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