Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie - nachdem Sie einen Vertrag ausgehandelt und bestätigt haben - am Freitagabend um 19.30 Uhr eine neue Korrekturaufforderung erhalten haben? Das ist normal: Diese Situation ist mehr als alltäglich. Aber es gibt sehr wirksame Lösungen, um Ihren Kunden klarzumachen, was sie unterschreiben.
Wir haben Romain Hazebroucq, Gründer von RHVisuels, einer Agentur für Legal Design und Legal Operations, und pädagogischer Leiter des EFB LAB, um seine besten Ratschläge gebeten, wie Sie dies erreichen können. Sie werden nicht enttäuscht sein.
Vertragsmanagement, Data Set und Document Word
Das Dekor 🎥.
Nach drei Monaten Verhandlungen und 16 Versionen mit Mark-ups haben Sie Ihrem (externen oder internen) Kunden endlich den Vertrag übergeben. Und schon klingelt das Telefon: "Was bedeutet diese Klausel?" " Die andere Partei wirft mir das vor... Was riskiere ich?", "Können wir den Preis doch noch ändern?"?
Sie dachten, der Vertrag sei klar genug und der Empfänger beherrsche ihn so gut, dass er selbstständig ist? Daneben!
In meiner heutigen Tätigkeit als Berater von Angehörigen der Rechtsberufe werde ich gebeten, ihre Verträge sowohl inhaltlich als auch formal zu verbessern, insbesondere um zu verhindern, dass sie nach dem Versand des Vertrags Zeit mit dem Kundendienst verlieren. Ihre Kunden müssen also verstehen, was sie unterschreiben. Mein erster Reflex, um ihnen zu helfen, ist also...
...eine Tabelle öffnen Excel...
Haben Sie keine Angst! Sie werden begeistert sein 😊.
Wir werden Ihren Vertrag in einem Excel-Dokument aufsetzen. Oder in einem Verwaltungstool wie Hyperlex. Kurz gesagt: Wir machen daraus einen Datensatz. Dieser Datensatz (unser Rohling) wird der Transmissionsriemen zwischen dem Word-Dokument (unser Schurke), das die Parteien unterzeichnen, und den Prozessen des Vertragsmanagement (unser "Guter"), die Ihr Kunde einrichten wird.
Lassen Sie uns daher einen Blick auf den Unterschied zwischen dem Guten, dem Schurken und dem Verbrecher werfen.
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Der Ganove (das Word-Dokument) 👺 👺.
Lassen Sie uns zunächst das Word-Dokument ausschließen, das unser Truand ist. Das Schreiben von Verträgen in Word führt nämlich zu einer Praxis, die ich persönlich für abwegig halte, nämlich Verträge mit Mark-up auszuhandeln. Sie wissen schon, wenn Sie das Feedback des Juristen des Vertragspartners erhalten und dieser Dutzende von Kommentaren und Mark-ups hinzugefügt hat, in denen sich unterschiedslos Korrekturen von Druckfehlern, Änderungen von Detailfragen und das Infragestellen wichtiger Verhandlungspunkte mischen.
Der richtige (das Vertragsmanagement) 😇.
Kommen wir zum Guten, das ist das Vertragsmanagement. Warum ist es der Gute in unserer Geschichte? Ich verweise Sie auf meinen vorherigen Artikel (" Ist das Vertragsmanagement dazu da, uns Zeit zu sparen?"), in dem ich die Vorteile des Contracting hervorgehoben habe.
Diese Praxis führt zu einer besseren Abfassung der Urkunde. In ihrem Buch Das Vertragsmanagement (Eyrolles, 2019) erklären die Autoren Alain Brunet und Franck César, dass man den Vertrag nicht in seinem juristischen Zweck einschließen darf.
Der Vertrag ist ein "Instrument zur Steuerung der Vertragsbeziehung zwischen den Parteien, die sich auf einen proaktiven Gebrauch berufen sollten". Man muss die Interessen seines Mandanten breit lesen: Einen Vertrag nur mit Blick auf das Risiko eines Rechtsstreits zu verfassen, schadet ihm letztlich.
In diesem Zusammenhang sollten Sie zum einen daran denken, dass sich der Vertrag an nicht weniger als fünf Nutzer richtet: den Kunden, den Vertragspartner, den Berater des Vertragspartners (seinen Juristen oder Anwalt), den Richter und schließlich den Anwalt Ihres Kunden, denjenigen, der die Streitigkeiten, die sich aus dem Vertrag ergeben, verwalten wird. Sie sollten keinen von ihnen vernachlässigen.
Und vergessen Sie andererseits auch nicht, dass jede Partei mehrere Bedürfnisse haben kann. Beispielsweise wird Ihr Kunde während der VerhandlungEr braucht einen klaren Vertrag, den er beherrscht.
Außerdem wurde nach der UnterzeichnungDies gilt insbesondere dann, wenn sich die Vorschriften, auf denen das Geschäft beruht, ändern oder wenn neue Rechtsprechung die Wirksamkeit bestimmter Klauseln in Frage stellt.
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Der Rohling (das Datenset) 🤬🤬.
Das Data Set ist eine Tabelle, in der Sie den Inhalt des Vertrags (und noch viel mehr) verfassen werden. Wenn wir dies in Form einer Excel-Tabelle tun, stellt sie Ihre Gewohnheiten auf den Kopf, sie erschreckt mit ihren Zeilen und Spalten und ist gnadenlos gegenüber Ungenauigkeiten in unserer Redaktion.
Das Data Set ist definitiv unser Rüpel! Aber ein unverzichtbarer Rüpel
Sie werden in Ihrer Tabelle nämlich eine Redaktionsmatrix verwenden. Diese Matrix ist für jeden Juristen einzigartig. Im Idealfall impliziert jede Vertragssituation eine eigene Matrix. Ich stelle Ihnen eine vor, die eine gute Ausgangsbasis ist: die IDPES-Matrix.
Wie materialisiert sich die IDPES-Matrix in Ihrem Data Set? Sie werden 5 Spalten mit den Titeln :
- "Absicht der Parteien",
- "Auslöser",
- "Rechtliche Klarstellungen",
- " Aufnahme "
- und "Sanktion".
Für jeden Punkt in Ihrem Vertrag (wir sprechen von Punkten, nicht von Artikeln, ein Punkt sollte kurz und ein Thema sein) füllen Sie jede dieser Spalten aus oder überlegen sich zumindest, ob Sie etwas genauer erläutern müssen.
Sie exportieren das Ganze in eine Word-Datei mit einem Layout, das unter Anwendung der Techniken des Legal Designs aufgebaut wurde (danke für die Funktion "Postwurfsendung"!), und schon haben Sie den Vertrag, der von den Parteien unterschriftsreif ist.
Aber gehen wir noch einen Schritt weiter. In der data set können Sie zusätzlich zu den IDPES-Spalten für jeden Punkt in weiteren Spalten Kommentare hinzufügen, die nur für Ihren Kunden bestimmt sind.
So werden Sie eine echte Strategie mit den Prozessen oder Modellen planen, die während der Vertragsbeziehung verwendet werden sollen.
Was ist mit Ihnen in der Geschichte? 🤠
Nicht überzeugt? Wirklich nicht? Was würden Sie sagen, wenn ich Ihnen zeigen würde, dass das Data Set nicht nur Ihre Schreibmethode sicherer macht, sondern auch Ihr Zeitmanagement vereinfacht?
Das Schreiben mithilfe einer Matrix hilft Ihnen, Ihren Tag besser zu organisieren. Es gibt nämlich zwei Arten von Aufgaben. Die "Rätsel"-Aufgaben, die von Ihnen Geistesblitze und Kreativität verlangen, und die "analytischen" Aufgaben, die nur Konzentration erfordern.
Ich würde gerne wissen: Sind Sie eher ein Morgen- oder ein Abendmensch? Wenn Sie ein Morgenmensch sind, belegt eine Studie aus dem Jahr 2011 (1), dass Sie bei Rätselaufgaben am Ende des Tages produktiver sind. Paradoxerweise steigert Müdigkeit die Kreativität.
Umgekehrt sollten Abendmenschen die Rätselaufgaben am Morgen erledigen, wenn sie noch nicht ganz wach sind. In diesem Zusammenhang ein kleiner Tipp: Nicht mehr als drei Rätselaufgaben pro Tag!
Wenn Sie Ihren Vertrag in einer Matrix aufsetzen, die Punkte ordnen und die Spalte "Absicht der Parteien" ausfüllen, ist dies eine Rätselaufgabe. Füllen Sie die anderen Spalten aus, ist dies eine analytische Aufgabe, die Sie später erledigen oder delegieren können.
Wenn Sie meine Videos über Legal Design verfolgen, werden Sie wissen, dass dies keine kreative, sondern eine analytische Aufgabe ist: Es gibt keine gute oder schlechte Tageszeit, um sie zu erledigen! Denn jedes Element der Matrix wird seine eigene Formatierung haben, um das Auge des Zielbenutzers zu fesseln: fett, kursiv, Farbflächen, Umrandungen etc.
Letztendlich ist dieses Word-Dokument nur das Schaufenster Ihrer Arbeit.
Epilog 🎞️
Heutzutage ist es für jeden Juristen möglich, eine Vertragsvorlage zu verwenden. Doch mit dem Aufkommen der Legaltechist es für Juristen unerlässlich, darüber hinauszugehen und ihren Mandanten einen echten Mehrwert zu bieten.
Dazu muss er auf den Guten zielen, sich auf den Rohling verlassen und den Ganoven in seine Schranken weisen.
" Auswirkungen der Tageszeit auf die Problemlösung: Wenn das Nicht-Optimale optimal ist"., Mareike B. Weith und Rose T. Zack (2011)
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