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Wenn Sie sich für eine digitale Vertragsdatenbank entscheiden, bieten Sie Ihren Teams einen vereinfachten Zugang zu Ihren Verträgen und anderen Rechtsdokumenten und sorgen so für mehr Gelassenheit und Effizienz im Alltag.

Haben Sie das Gefühl, dass Sie wertvolle Zeit damit verschwenden, Ihre Verträge zu suchen und zu organisieren?

Innerhalb eines Unternehmens kann die Verwaltung von Verträgen für die Rechtsabteilung sowie für andere Teams, die mit Verträgen umgehen, schnell zu einem Kopfzerbrechen führen.

Contrathèque: Definition

Eine digitale Vertragsbibliothek ist ein Online-Tool, mit dem alle Verträge eines Unternehmens zentralisiert und verwaltet werden können.

Es handelt sich um eine echte Vertragsdatenbank, die einer digitalen Bibliothek ähnelt. Ziel ist es, dass alle Teams von einer einzigen Vertragsmanagementplattform aus auf alle vom Unternehmen ausgestellten, empfangenen und unterzeichneten Dokumente zugreifen können. Verträge, Klauseln, Verhandlungsgeschichten: Alle Dokumente sind vollständig papierlos, auf dem neuesten Stand und über eine einfache Suche zugänglich.

Neben der Speicherung und dem Abruf von Verträgen bieten die meisten Lösungen, die digitale Vertragsbibliotheken integrieren, auch Funktionen, die es ermöglichen, Verträge online zu erstellen, zu verhandeln und zu unterzeichnen, und zwar auf eine völlig sichere Art und Weise.

💡 Wussten Sie schon? Laut PwC entfallen 12% der jährlichen Kosten eines Unternehmens auf den manuellen Teil des Vertragsmanagements.

Digitale Kontrakte: Warum, wie?

Warum sollte man sich für eine Softwarelösung zur Verwaltung seiner Verträge entscheiden? Im Vergleich zu einer klassischen Organisation mit Papierdokumenten bietet eine digitale Vertragsbibliothek viele Vorteile.

Zugang zu Informationen überall auf der Welt

Meistens handelt es sich bei einer digitalen Vertragsbibliothek um eine SaaS-Lösung, d. h. um einen Online-Dienst, auf den Sie von überall auf der Welt und zu jeder Tageszeit zugreifen können. Um Ihre Verträge einzusehen, ist die einzige Voraussetzung ein Internetzugang.

Der Hauptvorteil dieser Lösung ist, dass Sie den Papiervertrag nicht mehr in den Händen halten müssen, um nach Informationen zu suchen. Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten oder sogar international tätig ist, ist diese Zugänglichkeit ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Um Ihre Dokumente zu schützen, muss die Contrathèque natürlich strenge Sicherheits- und Authentifizierungseinstellungen einhalten.

Eine wertvolle Zeitersparnis bei der Informationssuche

In jedem Unternehmen kann die Anhäufung von Verträgen schnell zu einem zeitlichen und organisatorischen Problem werden. Natürlich für die Rechtsabteilung, aber auch für alle Personen, die im Rahmen ihres Berufs schnell auf eine in einem Vertrag enthaltene Information zugreifen müssen: Einkäufer, Vertriebsmitarbeiter, Finanzleute...

Je nach Art des gesuchten Rechtsdokuments oder der Information und der Größe des Unternehmens kann es mehrere Tage dauern, bis die verschiedenen Teams miteinander kommunizieren, um eine Information zu erhalten. Aus diesem Grund ermöglicht es eine verfügbare Kontraktbibliothek, bei der Suche nach Informationen flüssiger und reaktionsschneller zu sein, da dieses zahlreiche Hin und Her vermieden werden kann.

Da sich alle Ihre Rechtsdokumente auf einer einzigen Vertragsmanagementplattform befinden, können Sie mit wenigen Klicks auf die Informationen zugreifen, die Sie interessieren. Sie geben Ihre Suchanfrage in eine Suchmaschine ein, und das Tool präsentiert Ihnen die entsprechenden Ergebnisse in Ihrer Vertragsdatenbank: eine nicht zu unterschätzende Zeit- und Energieersparnis für alle Beteiligten!

...und über die Unterzeichnung von Verträgen

Die Vertragsdatenbank ist in erster Linie ein Speicherinstrument; Sie können sie aber auch nutzen, um die gesamte Verwaltung Ihrer Verträge zu entmaterialisieren und zu beschleunigen, von der internen Validierung bis hin zur Unterzeichnung.

Auch hier gilt: Wenn Sie eine Softwarelösung zur Verwaltung Ihrer Verträge wählen, geht es viel schneller: Schluss mit Briefen, Fotokopien, dem lästigen Austausch von Papierdokumenten... Dank der Online-Validierung und der elektronischen Unterschrift wird die Zeit bis zur Unterzeichnung eines Vertrags erheblich verkürzt. Das ist nicht nur intern ein großer Vorteil, sondern auch für alle Ihre Kunden.

Eine umfassende und sichere Datenbank

Wenn Sie Ihre Dokumente in einer Vertragsdatenbank speichern, können Sie jederzeit auf alle Verträge zugreifen. Das Problem bei Papierverträgen ist, dass sie durch alle Hände gehen können, mit dem Risiko, dass man nicht mehr weiß, wo sie sich befinden, oder dass es Tage dauert, bis man sie wiederfindet.

Mit der digitalen Vertragsbibliothek stellt sich diese Frage nicht mehr: Sie wissen jederzeit genau, wo sich Ihr Vertrag befindet, welchen Inhalt er hat, wer ihn wann unterschrieben hat... Es ist eine Technologie, die allen Abteilungen in Ihrem Unternehmen Sicherheit gibt, insbesondere der Rechtsabteilung und der Geschäftsleitung.

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Hyperlex, mehr als eine intelligente Kontrathek

Jeder Jurist hat im Laufe seiner Karriere Büros mit Schränken voller Papierverträge erlebt, die vorsichtig gehandhabt und ebenso gewissenhaft abgelegt werden mussten...

Um ihre Wirkung und die des Unternehmens zu verbessern, müssen die juristischen Funktionen innovativ, agil und echte Geschäftspartner der verschiedenen Bereiche innerhalb des Unternehmens sein, insbesondere beim Management des Lebenszyklus von Verträgen.

Der Vertrag ist nämlich ein bereichsübergreifendes Dokument, das von allen im Unternehmen (Generaldirektion, Finanzabteilung, Geschäftsentwicklung usw.) verwendet wird und eine gemeinschaftliche Arbeit innerhalb eines Bezugsrahmens ermöglichen soll.

Innerhalb der IDEA-Gruppe ermöglicht uns Hyperlex, alle unsere Verträge auf sichere Weise zu zentralisieren und dank der integrierten elektronischen Signatur einen Vertragsprozess einzurichten, der schrittweise auf die Papierlosigkeit hinarbeitet. Eine digitale Vertragsbibliothek, auf die jederzeit und von jedem Ort aus zugegriffen werden kann, ermöglicht einen flüssigeren Austausch innerhalb des Unternehmens, und jeder hat letztendlich den Überblick über seinen dedizierten Vertragsbereich. Vielen Dank an unseren Partner Hyperlex!

Rozenn Gaudineau-Peltier, Steuerjuristin, IDEA-Gruppe

Um Ihre tägliche Vertragsverwaltung zu vereinfachen, bietet Ihnen Hyperlex eine flexible und intelligente Vertragsbibliothek, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Unsere digitale Vertragsbibliothek basiert auf künstlicher Intelligenz, einer Technologie, die von den besten Suchmaschinen verwendet wird. KI ermöglicht es, die Schlüsselelemente Ihrer Verträge (Klauseln, Beträge, Parteien ...) zu identifizieren und Ihnen diese mit maximaler Relevanz wiederzugeben.

👀 Lies auch: Unser Interview Hyperlex, die große böse Kontrahentin von Naf Naf

Da natürlich jedes Unternehmen seine eigenen Einschränkungen und Bedürfnisse hat, ist das Tool so konzipiert, dass es flexibel ist. Sie können es so einstellen, dass Sie die Vorschläge, die es macht, und die Informationen, die vorrangig verfolgt werden sollen, ändern können. Diese Einstellung ist einfach zu implementieren und kann jederzeit korrigiert werden, wenn sich Ihr Bedarf ändert.

Neben der Speicherung Ihrer Verträge und dem intelligenten Suchmodul ermöglicht Ihnen die digitale Vertragsdatenbank von Hyperlex auch die Verwaltung Ihrer Verträge von A bis Z, bis hin zur Unterschrift. Das Tool zentralisiert und beschleunigt alle Schritte der Vertragsvalidierung, insbesondere dank einer Lösung für elektronische Signaturen.

Hyperlex ist eine jederzeit verfügbare Bibliothek von Verträgen, deren Informationen von allen am Vertrag beteiligten Parteien genutzt werden können, unabhängig davon, welcher Unternehmensabteilung sie angehören.

Vincent Lemaine, Leiter der Finanzabteilung Frankreich, Trace One

Schließlich ist Ihre Kontrathek dank künstlicher Intelligenz einfach zu erlernen, anpassungsfähig und autonom. Selbstverständlich begleiten wir Sie bei allen Schritten der Einrichtung, um Sie so schnell wie möglich selbstständig zu machen.

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