Im Alltag haben Unternehmen jeder Größe mit großen Mengen an Dokumenten zu tun, was Fragen der Sicherheit und Produktivität aufwirft.
Um ihre Daten optimal zu verwalten, ist es für Unternehmen von Vorteil, einen Dokumentenbestand aufzubauen, der sowohl intelligent, sicher als auch zugänglich ist.
Aber worum geht es dann?
Dokumentbibliothek: Definition
Eine Dokumentbibliothek bezeichnet eine Sammlung von Dokumenten, die verschiedenen Medien entsprechen können: Papier- oder digitale Dokumente, Bücher, Zeitschriften und Archive, Tondokumente oder auch audiovisuelle Inhalte.
Der Dokumentenbestand eines Unternehmens oder einer Organisation wird von professionellen Archivierungsfachleuten zusammengestellt und entspricht einer kohärenten Strategie.
Denn das Ziel dieser Sammlungen ist es, die Informationsmacht der Unternehmen zu fördern. Die Ressourcen werden daher nach bestimmten, im Vorfeld festgelegten Kriterien ausgewählt und klassifiziert: Nutzungskriterien (das Dokument kann später verwendet werden) oder rechtlicher Wert (das Gesetz schreibt vor, dass diese oder jene Art von Ressource aufbewahrt werden muss).
Im Alltag senden und empfangen Unternehmen eine nicht unerhebliche Menge an Ressourcen, die nach und nach ihren Dokumentenbestand erweitern. Die Aktualisierung und Verwaltung des Dokumentenbestands ist daher eine eigenständige Aufgabe, die eine strenge Organisation erfordert: Jedes neue Dokument muss sorgfältig ausgewählt, klassifiziert und archiviert werden.
Die Bereitstellung eines umfassenden und optimalen Dokumentenbestands ist keineswegs nur eine Anekdote, sondern ein großer Vorteil für Unternehmen.
Warum sollte man eine Dokumentbibliothek nutzen?
Der Aufbau eines Dokumentenbestands dient drei Hauptzielen:
- Die Aufbewahrung von Dokumenten aus rechtlichen und regulatorischen Gründen
- Die Möglichkeit, eine archivierte Ressource bei Bedarf leicht wiederzufinden
- Eine Verbesserung des Informationsflusses zwischen den Teams
Die meisten Dokumente werden aus rechtlichen Gründen aufbewahrt, aber es gibt auch Dokumente, die von den Mitarbeitern eingesehen werden müssen: sei es einmalig oder regelmäßig.
Einige Ressourcen werden auch zu Beweiszwecken archiviert, um die Entwicklung des Unternehmens zu dokumentieren.
Was die Nutzung eines Dokumentenbestands für Unternehmen in jedem Fall so entscheidend macht, ist die Beherrschung der Informationen.
Es ist ein klarer Vorteil, dass die Mitarbeiter die verfügbaren Informationen kennen und beherrschen und leichter auf Ressourcen zugreifen können:
📈 In Bezug auf Produktivität und Effizienz: Denn ohne eine zentrale Dokumentensammlung kann die Zeit, die für das Auffinden eines wichtigen Dokuments aufgewendet werden muss, wertvolle Zeit der Mitarbeiter kosten.
♟️ In Bezug auf die Entscheidungsfindung: Wie das Sprichwort sagt, ist Wissen Macht! Je mehr relevante Informationen die Mitarbeiter besitzen und beherrschen, desto leichter fällt die Entscheidungsfindung.
🗨️ Auf der Ebene der Kommunikation: Denn die Zentralisierung und gute Verwaltung von Ressourcen ermöglicht einen flüssigeren Austausch, sei es intern oder mit Kunden und Partnern des Unternehmens.
🛡️ In Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit: Die sichere Archivierung kritischer und vertraulicher Ressourcen ist unerlässlich, um Informationsverluste und -lecks zu vermeiden, die finanziell, rechtlich und strategisch kostspielig sein können.
Alle Mitarbeiter sind vom Dokumentenmanagement betroffen: In der Tat müssen alle Teams schriftliche Aufzeichnungen aufbewahren oder bestimmte Ressourcen für strategische Zwecke nutzen. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter diesen Schlüsselaspekt der Unternehmensabläufe beherrschen.
Mit dem Aufkommen digitaler Technologien steigt das von Unternehmen verwaltete Dokumentenvolumen stetig an und erfordert eine verbesserte Verwaltungskapazität.
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Wie kann DiliTrust Ihnen bei der Verwaltung der Dokumentbibliothek Ihres Unternehmens helfen?
Eine optimale Unternehmensführung bedeutet daher auch eine optimale Verwaltung der Unternehmensdokumente. Dank digitaler Werkzeuge kann man viel weiter gehen als nur die Archivierung von Ressourcen.
Tatsächlich gibt es Lösungen wie das DiliTrust-Modul für Dokumentenbestände, mit denen Dokumente auf intelligente und absolut sichere Weise zentralisiert werden können.
DiliTrust ist eine SaaS-Lösung, was bedeutet, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Ferne auf die Dokumente zugreifen können, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen.
Sie bietet mehrere Vorteile:
✅ Sicherheit ist ein zentrales Element für DiliTrust. Es ist möglich, Zugriffsrechte sehr fein und individuell festzulegen.
Mithilfe von statistischen Berichten kann der Verwalter des Dokumentenbestands die Anzahl der Verbindungen, die von jedem Benutzer durchgeführten Aktionen und die am häufigsten aufgerufenen Dokumente überwachen.
✅ Die im DiliTrust-Tool gespeicherten Daten werden nicht in der Cloud geteilt, um optimale Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Der Dokumentenbestand kann daher verwendet werden, um kritische, ultravertrauliche Dokumente zu hosten, z. B. im Rahmen einer Kapitalbeschaffung oder einer M&A-Transaktion.
✅ Ohne Speicherbegrenzung kann der DiliTrust-Dokumentenbestand eine unbegrenzte Menge an Ressourcen unterstützen, die für eine leichtere Verwaltung in einer Baumstruktur geordnet sind.
✅ Die Baumstruktur und die ergonomische Benutzeroberfläche des Tools machen es einfach, die gewünschten Informationen zu finden und sie mit autorisierten Mitarbeitern zu teilen. Eine wertvolle Zeitersparnis und Effizienzsteigerung!
✅ Unabhängig vom Projekt ist die Richtlinie für Zugriffsrechte vollständig anpassbar, und die Beteiligten können in Echtzeit an den Dokumenten zusammenarbeiten.
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