Das Vertragsmanagement (engl. contract management ) ist ein eigenständiger Beruf, der einen strategischen Platz in einem Unternehmen einnimmt. Diese relativ neue Funktion, die von einer speziellen Person (dem Contract Manager) übernommen werden kann, besteht darin, die Anwendung der Verträge eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu überwachen: Entwurf und Verhandlung, Validierung und Unterzeichnung, Ausführung und Überwachung, und nicht zu vergessen das Reporting.
Heutzutage nutzen immer mehr Unternehmen, die große Mengen an Verträgen verwalten, schlüsselfertige Lösungen für das Vertragsmanagement (oder CLM). Diese IT-Tools, die einen Großteil des Vertragsprozesses automatisieren, sind ein echter Segen für alle Berufsgruppen, insbesondere für Vertriebsmitarbeiter. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie und warum Sie Ihr CRM mit einem CLM verbinden können.
Mit Hyperlex verwalten Sie alle Ihre Verträge von Ihrem CRM aus.
Ein gutes Vertragsmanagement ist eine zentrale Herausforderung für die Vertriebsleitung. Ein effizienter Austausch und effiziente Verhandlungen sorgen für ein reibungsloses Kundenerlebnis und beschleunigen den Abschluss. Im Gegensatz dazu erhöhen langsame und umständliche Vertragsprozesse die Wahrscheinlichkeit, den Kunden vor dem Abschluss des Vertrags zu verlieren oder Upselling-Möglichkeiten zu verpassen.
Beschleunigen Sie das Closing und reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand mit einem Vertragsmanagement-Tool
Laut Aberdeen verwalten 85 % der Unternehmen ihre Handelsverträge immer noch manuell. Diese manuelle Verwaltung bringt eine Reihe von Problemen mit sich, angefangen bei der Länge der Verkaufszyklen.
Außerdem verbringen Vertriebsleiter viel Zeit mit administrativen Aufgaben. Dies hat Auswirkungen auf die Anzahl der abgeschlossenen Verträge und der verpassten Chancen. Je länger es dauert, einen Vertrag abzuschließen, desto schwieriger ist es für Vertriebsmitarbeiter, ihre tägliche, wöchentliche und monatliche Vertragsverwaltung zu steigern. Laut Forrester dauert es im Durchschnitt mehr als drei Wochen, um einen einzigen Vertrag aufzusetzen!
Auf der Kundenseite bleibt diese Problematik ebenfalls nicht ohne Folgen. Lange und komplexe Prozesse können Interessenten abschrecken, was sich langfristig auf die Anzahl der Unterschriften auswirkt.
Im digitalen Zeitalter sind Schnelligkeit und reibungsloser Ablauf entscheidende Faktoren für Kundenzufriedenheit. Es geht nicht nur um Logistik und Produktivität, sondern auch darum das Wachstum eines Unternehmens zu steigern.
Im Jahr 2020 hat das Beratungsunternehmen Forrester eine Studie durchgeführt, die zunehmende Nutzung von CLM (Contract Lifecycle Management) für alle Berufszweige aufzeigt. Laut dieser Umfrage nutzten 52% der Unternehmen ein CLM-Tool, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten selbstständig Verträge abzuschließen.
- ✅Die Verhandlungszyklen um 50% zu beschleunigen
- ✅ Fehlerhafte Zahlungen um 75 bis 90% zu reduzieren
- ✅ Die Betriebskosten für das Vertragsmanagement um 10-30% zu senken
Ein großer Pluspunkt für Geschäftsleitungen!
Vor der Unterschrift: Erstellen Sie Ihre Verträge mit wenigen Klicks
Das CLM-Tool Hyperlex vereinfacht den Alltag von Vertriebsabteilungen und hilft ihnen effizienter zu werden. Das Tool lässt sich bequem in Ihr CRM integrieren, um alle Vertragsprozesse zu vereinfachen.
Zunächst wird die Erstellung des Vertrags vereinfacht. Dieser Schritt erfolgt direkt im CRM. Die Vertriebsmitarbeiter müssen die Kundendaten lediglich in das CRM eingeben, um mit einem Klick einen Vertrag zu erstellen. Das lästige Hin und Her gehört somit der Vergangenheit an! Mit diesem System wird die Rechtsabteilung automatisch benachrichtigt, um den Vertrag noch einmal zu überprüfen.
Erstellung Ihrer Verträge
Hyperlex vereinfacht außerdem den gesamten Verhandlungsprozess , der normalerweise zeitraubend und komplex ist. Ohne Vertragsmanagement-Software belasten Verhandlungen den Vertragsprozess erheblich, mit endlosen Wortwechseln zwischen dem Vertriebsmitarbeiter, der Rechtsabteilung und dem Kunden.
Beispiel für Versionierung
Download : Sales & Legal Teams angleichen, um den Vertragsabschluss zu beschleunigen und zu sichern
Nach der Unterzeichnung den letzten Schritt beschleunigen
Die Automatisierung des Vertragsmanagements bietet viele Vorteile, nicht nur im Vorfeld der Unterzeichnung.
Denn auch nach der Unterzeichnung eines Vertrags müssen die Vertriebsmitarbeiter noch eine Reihe von Verwaltungsaufgaben erledigen. Verträge werden mehrfach und zeitaufwändig ausgetauscht, was zu Verzögerungen, Versäumnissen und Missverständnissen führen kann. Diese letzte Phase belastet nicht nur den Arbeitsalltag des Vertriebsmitarbeiters, sondern kann auch die Kundenbeziehung beeinträchtigen. Die Software Hyperlex automatisiert einen Großteil der administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Verträgen. Die Vertriebsleitung wird von Papierkram befreit und kann so seine Zeit dem Geschäft widmen!
Das Vertragsmanagement ermöglicht zusätzlich mehr Upselling-Möglichkeiten zu nutzen. Die Hyperlex-Software bietet nämlich ein automatisches Erinnerungssystem , das Sie benachrichtigt, sobald eine vertragliche Verpflichtung ausläuft. Diese Funktion bietet den Teams mehr Autonomie und ermöglicht es ihnen, alle betroffenen Kunden zu kontaktieren - ohne sich darüber den Kopf zu zerbrechen. Eine wertvolle Zeitersparnis und Effizienzsteigerung!
Beispiel für eine automatische Erinnerung
Ein weiterer großer Vorteil von Hyperlex ist schließlich, dass alle Verträge in einer einzigen Datenbank zentralisiert werden, die mit Ihrem CRM synchronisiert wird.
Diese umfassende Datenbank vereinfacht den Zugang zu Kundeninformationen. Sie müssen nicht mehr den gesamten Vertrag durchsuchen, um eine Schlüsselinformation zu finden!
Ob es sich um einen Betrag, ein Unterzeichnungs- oder Fälligkeitsdatum, eine Gültigkeitsdauer oder eine bestimmte Klausel handelt: Dank der intelligenten Suchfunktion und der Übersichtsblätter sind diese Informationen mit einem einzigen Klick zugänglich.
Die intelligente Suchfunktion spürt Schlüsselelemente auf
Hyperlex spart wertvolle Zeit und eröffnet neue Verkaufschancen in allen Phasen des Vertragslebenszyklus. Dank einer Lösung, die sich mit mehreren digitalen Anwendungen verbinden lässt, wird die Produktivität der Vertriebsteams deutlich gesteigert!
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"Nicht mehr mehrfach intern Informationen austauschen zu müssen, um den Status des Vertrags zu erfahren, spart uns Zeit. Die elektronische Signatur, die direkt in Hyperlex integriert ist, spart uns Zeit. Der Produktivitätsgewinn ist da. Es ist fast ein halber Tag, der pro Vertrag eingespart wird."
Florent Dafour, Sales Operations Manager, PrestaShop
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