Microsoft Word ist das am häufigsten verwendete Textverarbeitungsprogramm. von Juristen auf der ganzen Welt seit Jahren verwendet... Und man kann sie verstehen: Es gibt nichts Einfacheres, als einen Vertrag zu erstellen!
Wenn es aber darum geht, diesen Vertrag auszuhandeln, zu validieren, zu unterzeichnen, zu speichern und zu verfolgen, reicht das Werkzeug nicht mehr aus. Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine Lösung gibt, die vollständig für die Verwaltung aller Verträge in Unternehmen konzipiert ist und sich mit Word verbinden lässt?
In diesem Artikel verraten wir Ihnen alles darüber!
Hyperlex + Word, die Bearbeitungsfunktionen von Word und die Intelligenz von Hyperlex - ohne zusätzlichen Aufwand!
Microsoft Word und Verträge
Microsoft Word. Wahrscheinlich das meistgenutzte Textbearbeitungsprogramm der Welt. Und das aus gutem Grund: Es wird auf über einer Milliarde Geräten auf der Erde verwendet! In der Tat ist es so, dass Microsoft für alle Dokumente im Allgemeinen ein Monopol hat.
Und um seine Verträge zu verwalten, hat Word zugegebenermaßen mehrere Vorteile. Zunächst einmal ist das Tool extrem einfach zu bedienen, und das ist alles andere als unwichtig. Wer kennt es nicht, ein Dokument im PDF-Format zu exportieren? Welcher Empfänger auf der Welt versteht nicht, wie man einen Vertrag öffnet, wenn er ihn in seinem E-Mail-Postfach erhalten hat? Last but not least: Word ist vielseitig und bietet eine Vielzahl von gut gemachten Funktionen!
Die Website lawyerist.com (eine US-amerikanische Plattform, die kleine Anwaltskanzleien unterstützen und ausbauen soll) bringt es selbst auf den Punkt: "Microsoft Word ist wahrscheinlich das am häufigsten verwendete Werkzeug im Werkzeugkasten eines Anwalts. Ob es darum geht, Aussagen zu verfassen oder mit Teams außerhalb Ihrer Kanzlei zusammenzuarbeiten, es ist ein erstaunliches Werkzeug, das vor Funktionen nur so strotzt, die Ihnen bei der Führung Ihres Unternehmens helfen."
Aber dann fragen Sie sich sicher, was der Autor dieses Artikels gegen Word hat? Absolut nichts.
Er stellt jedoch fest, dass Word für die Verarbeitung von Text konzipiert wurde und nicht für die vollständige Verwaltung des Vertragszyklus. Um dies zu veranschaulichen, werden hier einige Feststellungen von Rechtsabteilungen aufgeführt, gefolgt von Erklärungen, die zeigen sollen, wie eine angepasste Vertragsmanagementlösung wie Hyperlex diese Mängel beheben kann.
🤔 Aber was ist eine Vertragsmanagementlösung?
Auch als CLM-Lösungen (Contract Lifecycle Management) oder einfach CLM bezeichnet, ermöglichen sie es Unternehmen, ihre Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten. Das bedeutet: von ihrer Gestaltung über die Verhandlung, Validierung, Erfüllung und Überwachung bis hin zum Ablauf. Dank der speziell auf Verträge und deren Verwaltung zugeschnittenen Funktionen können die Nutzer dieser Lösungen: viele Aufgaben mit geringer Wertschöpfung automatisieren (z. B. Informationen eingeben, an Fristen erinnern, Informationen suchen); leichter mit anderen Bereichen des Unternehmens zusammenarbeiten (Rechts- und Betriebsabteilungen / Personal- und Mitarbeiterabteilungen usw.); einen Überblick über ihre Vertragsaktivitäten erhalten (mit statistischen Dashboards).
👉 Um mehr zu erfahren, geht es hier entlang!
👀 Auch zu lesen: Interview Trace One: Den Austausch zwischen der Rechts- und der Finanzabteilung flüssiger gestalten.
3 Erkenntnisse über die Verwaltung Ihrer Verträge mit Microsoft Word
Erkenntnis #1: Verträge werden in Word erstellt, aber nicht von A bis Z
In Unternehmen, in denen viele Verträge verwaltet werden - z. B. mehr als 40 pro Monat - und wenn sie ziemlich standardisiert sind (z. B. NDAs, Einstellungsverträge usw.), erstellt man sie nicht einzeln und von A bis Z mit dem Texteditor von Word. Normalerweise kopiert man vorhandene Vorlagen und fügt sie ein.
Nur, wenn unsere Vorlagen in Word sind, wie können wir dann wissen, ob sie aktuell sind? In welchen Ordnern sind sie abgelegt? Und wenn es Änderungen gibt, weil die Vorlagen nicht mehr konform sind, wie können wir sie den operativen Mitarbeitern mitteilen und sicher sein, dass sie sie verwenden?
Die Vorteile einer CLM-Lösung, die sich mit Word verbindet
👉 Mit einem CLM sind alle Ihre Vertragsvorlagen in einer zentralen, sicheren Datenbank auf dem neuesten Stand (und nicht lokal auf Ihrem Computer gespeichert).
👉 Auf konforme Vertragsvorlagen, die von den Rechtsteams freigegeben wurden, können die operativen Teams zugreifen (denn jeder hat ein persönliches Konto und es genügt eine Internetverbindung, um auf diese Vertragsdatenbank).
👉 Avec eine CLM-Software wie Hyperlex, die mit künstlicher Intelligenz arbeitetkönnen Sie aktuelle Vertragsmodelle analysieren und mit abgeschlossenen Verträgen vergleichen. Das Ziel? Die häufigsten Positionen des Unternehmens zu identifizieren und auf Grundlage der Ergebnisse neue Standards zu entwickeln.
Erkenntnis #2: Verträge mit Word auszuhandeln ist gut, hat aber einige Grenzen
Wir werden es nicht leugnen: Verträge mit Word auszuhandeln hat Vorteile. Und vor allem einen: die Tatsache, dass das Tool es nicht ermöglicht, Änderungen in Echtzeit zu sehen, ähnlich wie bei Google Drive. Eine Partei nimmt ihre Änderungen vor und gibt sie erst dann an die andere Partei weiter, wenn diese dazu bereit ist. Andererseits passiert oft Folgendes
1) Die (mehrfachen) Änderungen, die verfolgt werden, sind schwer zu verfolgen und zu verwalten.
2) Nachgezogene Änderungen funktionieren nur, wenn sie mit einer bestimmten Version verknüpft sind.
3) Die Änderungen werden vergessen oder rückgängig gemacht.
4) Die verschiedenen Versionen von Verträgen sind schwer nachvollziehbar und zugänglich.
5) Die Anzahl der Versionen während der Verhandlungen wird vervielfacht. Und so geht der Austausch in endlosen E-Mail-Schleifen verloren.
6) Die Arbeit, die Änderungswünsche der verschiedenen Abteilungen intern abzugleichen, bevor die neue Version an den Vertragspartner geschickt wird, ist äußerst mühsam - mindestens so mühsam, wie dieser Satz lang ist.
7) Die Parteien vergessen, die nachverfolgten Änderungen zu aktivieren.
8) Schlimmer als alles andere: Wenn ein in Word erstellter Vertrag als PDF gespeichert wird, verschwinden alle Verhandlungsdaten. Für immer.
9) Die Teams verlieren kolossal viel Zeit, was für alle Beteiligten sehr frustrierend ist!
Wie können Sie diese Probleme lösen? Indem Sie alle Vertragsdaten zentralisieren!
Die Vorteile einer CLM-Lösung, die sich mit Word verbindet
👉 Sie behalten Ihre Gewohnheiten bei: Sie arbeiten weiter mit Word, Sie behalten Ihr Layout, Ihre Änderungen, und die verschiedenen Versionen werden synchronisiert und in der Lösung gespeichert!
👉 Mit unserer Contract Management-Lösung profitieren Sie von einem Modul zur Erstellung von Vertragsvorlagen direkt in Ihrer Word-Schnittstelle! Ihre Vorlagen sind in Hyperlex verfügbar und Sie müssen nur ein Formular ausfüllen, um Ihren Mustervertrag zu generieren (wenn Sie sehen möchten, wie das aussieht, schauen Sie sich das Video am Ende dieses Artikels an 👇).
👉 Mit Hyperlex können Sie in Ihrem Word-Vertrag angeben, welche Felder welchen Attributen entsprechen: Daten, Beträge, Laufzeiten, SIRET-Nummer etc. Um dann diese Informationen in der Lösung leicht wiederzufinden.
Hyperlex ist eine Lösung, die Unternehmen anbietet, ihre Verträge zu analysieren und deren Inhalt - Beträge, Daten, Klauseln usw. - zu extrahieren. Nach einer semantischen Analyse speichert die Lösung die Verträge und erlaubt die Suche, Änderung, Validierung und Unterzeichnung. Und was ist noch besser? Dank seiner proprietären künstlichen Intelligenz schlägt Hyperlex Ihnen vor, welche Felder welchen Attributen entsprechen, damit Sie (immer mehr) Zeit sparen.
👉 Mit einer Vertragsmanagementlösung wie Hyperlex lassen sich Freigabepfade (auch Workflows genannt) nach festgelegten Kriterien zu erstellen, sodass Verträge immer von den zuständigen Personen (die Sie im Vorfeld bestimmt haben) freigegeben werden. Wenn ein neuer Vertrag erstellt wird, der die Kriterien erfüllt, werden die Workflows automatisch ausgelöst und die richtigen Ansprechpartner per E-Mail benachrichtigt.
👉 Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung der Validierungsprozesse den Austausch über Verträge in Unternehmen beschleunigt, vereinfacht und sicherer macht!
Warum haben wir uns für Hyperlex entschieden? Das große Kriterium war die Möglichkeit, in den Verträgen zu lesen, der Aspekt der intelligenten Datenbank. Für uns in der Rechtsabteilung ist das enorm wichtig.
Domitille de Caslou, General Counsel & Privacy Officer, PrestaShop. Lesen Sie ihr vollständiges Interview.
Erkenntnis #3: Verträge in Word zu unterschreiben ist möglich, aber es geht noch besser
Man kann seine Verträge mit Word unterschreiben. Auch wenn diese Funktion eher grundlegend ist, ist es möglich, dies zu tun.
Wie geht das? Wir definieren den Signaturbereich, gehen auf die Registerkarte Einfügen und klicken auf "Text" und "Microsoft-Signaturzeile". Aber was passiert dann?
Das ganze Problem liegt hier. Es kann "nichts" passieren, da der unterzeichnete Vertrag eine PDF-Datei ohne Metadaten ist. Eine Verfolgung nach der Unterzeichnung ist daher nicht möglich.
Die Vorteile einer CLM-Lösung, die sich mit Word verbindet
👉 Sie können die Nachbereitung nach der Unterzeichnung übernehmen. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre vertraglichen Verpflichtungen mit der Einrichtung automatischer Mahnungen einfach zu verfolgen. Damit Sie nie wieder unter einer stillschweigenden Verlängerung leiden müssen...
👉 Mit einer Vertragsmanagement-Software wie Hyperlex haben Sie Zugang zu einem Modul für die elektronische Signatur, einem Verhandlungsmodul und einem Speichermodul. Das nennt man All-in-One!
👀 Auch zu lesen: Warum elektronische Signatur und Vertragsmanagement-Software kombinieren?
Der Hyperlex - Word Connector: das Beste aus beiden Welten
Unsere Lösung verbindet sich mit Word und hilft Ihnen bei der Zentralisierung Ihrer Vertragsdaten in Hyperlex bereits in der Entwurfs- und Verhandlungsphase, ohne Ihre Gewohnheiten zu ändern. Sie profitieren dann sowohl von den Bearbeitungsfunktionen von Word als auch von der Intelligenz von Hyperlex - ohne zusätzlichen Aufwand!
Aber weil ein Video mehr als tausend Worte sagt, gibt es hier eine Demonstration unseres Hyperlex Connectors - Word in Aktion!
Sie wünschen eine persönliche Demonstration unserer Lösung 👀 ?
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